Schnallen Sie sich an, denn wir begeben uns auf die Achterbahn der Vorteile der Automatisierung der Dateneingabe! Verabschieden Sie sich von manuellen Kopfschmerzen und begrüßen Sie Effizienz, Genauigkeit und eine Prise Magie. Stellen Sie sich vor, Ihre Datenaufgaben verwandeln sich in einen gut choreografierten Tanz – das ist die Macht der Automatisierung, die Big-Data-Träume wahr werden lässt!
Was ist Automatisierung der Dateneingabe?
Die Automatisierung der Dateneingabe, auch als automatisierte Datenerfassung bekannt, ist der Prozess des automatischen Sammelns von Daten. Sie wird eingesetzt, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und die Produktivität zu erhöhen. Mitarbeitende sind oft gezwungen, manuelle Dateneingaben durchzuführen, was zu längeren Arbeitszeiten führt. Intelligente Lösungen, die den Dateneingabeprozess automatisieren, sparen Zeit und Geld und steigern gleichzeitig die Produktivität.
Die Automatisierung der Dateneingabe kann verwendet werden, um viele verschiedene Arten von Daten und Anwendungen zu verarbeiten. Sie kann verwendet werden, um Informationen über Kunden, Mitarbeitende, Produkte und Finanztransaktionen einzugeben, neben anderen Dingen.
Gary Boomer, ein Vordenker im Bereich der Buchhaltungstechnologie, glaubt, dass bald für die meisten Dateneingaben kaum noch menschliche Eingaben erforderlich sein werden.
Wie funktioniert die Automatisierung der Dateneingabe?
Bevor wir darauf eingehen, wie die Automatisierung der Dateneingabe funktioniert, werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Arten der Dateneingabe. Automatisierung der Dateneingabe kann verschiedene Formen annehmen, z. B. Dokumente, Formulare oder das Web.
Dokumente
Dies bezieht sich auf die Erfassung von Daten aus beliebigen Dokumenten oder E-Mails. Beispiele sind PDF-Rechnungen eines E-Commerce-Shops oder der Erhalt von Google Alerts E-Mails. Parseur und Nanonets sind Beispiele für Dateneingabesoftware, die den Dateneingabeprozess bei Dokumenten automatisieren können.
Formulare
Diese Arten von Daten werden meist für Recherchen oder Umfragen zur Erfassung von Benutzerinformationen gesammelt. Die Daten können über Google Forms, Microsoft Forms oder viele der verfügbaren Form-Builder-Softwares analysiert werden.
Browser-Automatisierung
Hierbei geht es um die Automatisierung von Webbrowser-Operationen und -Aktivitäten ohne manuellen Eingriff. Beispiele sind Webdatenextraktion, automatische Überprüfung von defekten Links oder Webtests. Phantombuster und Puppeteer leisten hervorragende Arbeit bei der Automatisierung von Webbrowsern.
Integration von Anwendungs-APIs
Eine weitere Art der Dateneingabe-Automatisierung ist der automatische Export von Daten zwischen verschiedenen Anwendungen. Zum Beispiel, wenn Leads von einer Immobilienplattform erfasst und an ein Immobilien-CRM gesendet werden. Dateneingabe-Automatisierungstools, die hier verwendet werden können, sind Zapier und UiPath.
Der Prozess der Dateneingabe-Automatisierung bei Dokumenten lässt sich in fünf einfachen Schritten zusammenfassen.
- Hochladen der Dokumente: Dokumente (PDFs, Bilder, gescannte Dateien) werden als Rohdaten (unstrukturierte Daten) und in verschiedenen Formaten empfangen. Der erste Schritt ist das Importieren dieser Dokumente in die Automatisierungssoftware für Dateneingabe.
- Vorverarbeitung: In diesem Schritt wird das Dokument in ein maschinenlesbares Format umgewandelt. Verschiedene Tools wie KI (Künstliche Intelligenz) oder NLP (Natural Language Processing) werden verwendet, um diese Dokumente zu lesen. Die Daten werden anschließend entsprechend klassifiziert oder kategorisiert.
"KI-automatisierte Lösungen werden manuelle Dateneingabeprozesse ersetzen und Fehler eliminieren." - Deep Cognition, April 2022
- Datenextraktion oder Datenparsing: Je nach Art des empfangenen Dokuments wird es durch verschiedene Datenextraktionsmethoden wie Zonale OCR (optische Zeichenerkennung), Textextraktion oder automatische Bildannotation verarbeitet. Das Datenextraktionstool kann darauf trainiert werden, bestimmte Informationen gezielt aus diesen Dokumenten zu extrahieren.
- Datenvalidierung: Dies ist ein optionaler Schritt für Unternehmen, um die Genauigkeit der Daten zu überprüfen und sie zu validieren, bevor die Daten an andere Anwendungen exportiert werden. Ein automatisiertes Dateneingabetool kann leicht erkennen, ob Daten verändert wurden oder Duplikate vorliegen.
- Export der extrahierten Daten: Die Daten können anschließend heruntergeladen oder an beliebige Anwendungen wie Google Sheets, ERP oder CRM-Tools gesendet werden. Die Ergebnisdaten werden als strukturierte Daten bezeichnet und liegen im Format CSV, XML oder JSON vor.
Erfahren Sie mehr über die Unterschiede zwischen unstrukturierten Daten, semi-strukturierten Daten und strukturierten Daten.
Die beste Software zur Automatisierung der Dateneingabe im Jahr 2026
Es gibt zahlreiche Dateneingabetools und -anwendungen, die Ihnen helfen können, Ihr Unternehmen zu rationalisieren und die Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern. Tools zur Automatisierung der Dateneingabe nutzen in der Regel dynamische Funktionen wie RPA (Robotic Process Automation), KI, Zonale OCR und ML, um Fehler durch manuelle Dateneingabe zu vermeiden.
"Der globale Markt für Datenerfassungssoftware wird von 2021 bis 2025 voraussichtlich um 3,6 Milliarden Dollar wachsen." - Research and Markets, Juli 2021
Hier sind einige Arten von Software zur Automatisierung der Dateneingabe, die Sie sich ansehen sollten:
Parseur
Parseur ist eine leistungsstarke Software zur Automatisierung der Dateneingabe und ein KI-Parsing-Tool, das hilft, manuelle Dateneingabeprozesse zu eliminieren.
"Die Dateneingabe ist schneller (sofort!) und viel zuverlässiger. Es hat uns geholfen, Informationen aus verschiedenen E-Mail-Quellen in einer Tabellenkalkulation zu koordinieren, ohne dass wir manuell eingreifen mussten." - Sean D., Cawdor Cars
Parseur ist eine Point-and-Click-Lösung, für die keine Programmierkenntnisse erforderlich sind.
Nanonets
Nanonets ist ein fortschrittliches Tool zur Automatisierung der Dateneingabe mit KI- und ML-Funktionen (Machine Learning). Die Haupttechnik hinter Nanonets ist Zonale OCR, und es gibt verschiedene Produkte, die für bestimmte Anwendungsfälle wie Rechnungs-OCR, Reisepass-OCR oder ID-OCR angepasst sind.
Phantombuster
Phantombuster ist eine All-in-One-Web-Scraping-Plattform, die die Datenextraktion aus Social-Media-Plattformen automatisiert. Sie können einfache, aber hilfreiche Automatisierungen durchführen, z. B. das Scraping von Daten aus LinkedIn-Profilen.
Puppeteer
Puppeteer ist eine Node-Bibliothek, die headless läuft und eine High-Level-API bereitstellt, um die Frontend-Entwicklung zu optimieren. Mit diesem Dateneingabetool können Sie Erweiterungen in Chrome testen oder Daten von Webseiten scrapen, wenn jemand auf Ihre Webseite klickt.
Zapier
Zapier ist ein No-Code-Automatisierungstool, mit dem Sie Daten von einer Anwendung sofort an eine oder mehrere andere senden können. Das Tool ist in über 4000 Anwendungen integriert und bietet einfache Workflows.
UiPath
UiPath ist eine globale Dateneingabelösung, die entwickelt wurde, um Automatisierung in verschiedenen Unternehmen zu erstellen und bereitzustellen. UiPath bietet unzählige Funktionen als RPA-Software, mit denen Sie problemlos einen Roboter zur Prozessautomatisierung bauen können. Allerdings kann das Tool teuer sein, und Sie müssen ein Grundverständnis für Programmierung haben, um es effektiv zu nutzen.
Anwendungsfälle der Dateneingabe-Automatisierung
Egal ob Sie in der Immobilienbranche, im Versicherungswesen oder in einer anderen Branche tätig sind: Die Automatisierung der Dateneingabe ist entscheidend für Ihren Erfolg. Hier sind einige Beispiele, wie automatisierte Dateneingabe Unternehmen schon heute unterstützt.
Immobilien
Als Immobilienmakler erhalten Sie unzählige Immobilien-Leads von verschiedenen Plattformen. Die Leads werden über die Website, Immobilienplattformen wie Trulia oder Zillow, oder Websites Dritter generiert. Die Informationen, die Sie erhalten, sind wertvoll, kommen aber in unterschiedlichen Formaten und können zeitaufwändig sein.
Der Immobilienmarkt boomt und Käufer wünschen sich von Maklern eine schnelle Reaktion auf ihre Anfragen.
Die manuelle Durchsicht von Käuferinformationen und deren Eingabe in eine Immobilien-CRM-Lösung ist in einem so schnelllebigen Umfeld keine Option. Ein Workflow zur Automatisierung der Dateneingabe spart Zeit und beschleunigt den Abschluss von Immobiliengeschäften.
"Automatisierung kann einem gewerblichen Immobilienunternehmen jährlich von 6.000 bis zu 1 Million Dollar einsparen." - Forbes, Juni 2020
Schließen Sie schneller mehr Immobiliengeschäfte ab mit Parseur.
Frachtbrief
Wenn Sie in der Logistik arbeiten, wissen Sie sicher, wie mühsam es ist, Versanddokumente manuell zu pflegen. Da der papierlose Frachtbrief zum Gamechanger wird, hilft eine Dateneingabesoftware dabei, die B/L-Prozesse zu rationalisieren.
Lesen Sie mehr darüber, wie Parseur Sie unterstützen kann, Ihre Frachtbrief-Workflows zu automatisieren.
Buchhaltung
Die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten erfordert Zeit und Mühe – und Fehler können vor allem in arbeitsintensiven Zeiten wie der Prüfung auftreten. Qualitätsprobleme lassen sich durch die Automatisierung des Rechnungseingabeprozesses beheben. Das verbessert die Zuverlässigkeit und hilft Ihnen, bessere Buchhaltungsdienstleistungen für Ihre Kunden zu bieten. Zudem können Rechnungsabgleich und Finanzberichterstattung schneller und einfacher erfolgen.
Was sind die Vorteile der Dateneingabe-Automatisierung?
Es steht außer Frage, dass die Integration einer automatisierten Dateneingabe-Software für Ihr Unternehmen vorteilhaft ist. Werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie das nützlich sein kann. Laut der Deloitte Global RPA-Umfrage 2018 verzeichneten Unternehmen nach der Einführung der Automatisierung der Dateneingabe eine Steigerung der Genauigkeit um 90 % und eine Verbesserung der Compliance um 92 %.
Genauigkeit
Einer der wichtigsten Vorteile der Dateneingabe-Automatisierung ist die Genauigkeit. Automatisierung erfordert weniger menschliche Interaktion mit dem System, wodurch das Risiko von Fehleingaben abnimmt. Außerdem ist das Niveau an Genauigkeit höher, da Abweichungen und Unstimmigkeiten in den Daten leichter erkannt werden können.
"Der Einsatz maschineller Lernmethoden kann die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Dateneingabe erheblich verbessern." - Sage, Juli 2020
Zeitersparnis
Die Automatisierung der Dateneingabe spart auch Zeit, da sie den Zeitaufwand für die Erledigung von Dateneingabeaufgaben reduziert. Das bedeutet, dass die Mitarbeitenden sich auf wichtigere Aufgaben und sinnvollere Arbeit konzentrieren können, anstatt stundenlang Daten manuell einzugeben.
Effizienzsteigerung
Die Automatisierung der Dateneingabe erhöht auch die Effizienz und ermöglicht es Unternehmen, große Datenmengen zu bewältigen. Mit manuellen Methoden wäre das nicht möglich, da es zu lange dauern würde und zu Ungenauigkeiten käme. Automatisierung erlaubt es Firmen, große Mengen an Daten schnell zu verarbeiten und ihre Kunden besser zu verstehen.
Reduzierung der Betriebskosten
Die Automatisierung der Dateneingabe reduziert Kosten, indem sie die manuelle Dateneingabe überflüssig macht und damit sowohl Zeit als auch Geld spart. Zudem können Unternehmen mit weniger Personal auskommen und ihre Ressourcen effektiver nutzen. Das ist echte End-to-End-Automatisierung, die früher eine aufwändige Aufgabe war.
Sicherheit
Alle Tools zur Automatisierung der Dateneingabe sind Cloud-basiert – das bedeutet, Ihre Daten werden in einer sicheren Umgebung gebündelt. Außerdem legen Sie fest, welche Mitarbeitenden Zugriff auf welche Daten haben. Die Dateneingabe in Excel-Tabellen oder auf einem Desktop-Computer bedeutet, dass Daten in einer weniger sicheren Umgebung manipuliert werden könnten. Die Migration zu Cloud-Technologien stellt sicher, dass Ihre Daten gesichert sind und kein unbefugter Zugriff möglich ist.
Die Zukunft der Dateneingabe-Automatisierung
Daten stehen im Zentrum jedes Unternehmens, und Firmen sind stark darauf angewiesen, um das Verhalten ihrer Kundschaft besser zu verstehen und strategische Entscheidungen zu treffen. An diesem Punkt kann eine fehlerhafte Datenerfassung zu einer mangelhaften Analyse führen.
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