Allacciate le cinture, perché stiamo per entrare sulle montagne russe dei benefici dell'automazione dell'inserimento dati! Dite addio ai grattacapi manuali e date il benvenuto a efficienza, precisione e un pizzico di magia. Immaginate che le vostre attività sui dati si trasformino in una danza ben coreografata: questo è il potere dell'automazione, che rende realtà i sogni dei big data!
Cos'è l'automazione dell'inserimento dati?
L'automazione dell'inserimento dati, nota anche come acquisizione automatizzata dei dati, è il processo di raccolta automatica dei dati. Serve per automatizzare le attività ripetitive e aumentare la produttività. I dipendenti spesso sono costretti a svolgere l'inserimento dati manuale, con conseguenti ore di lavoro prolungate. Soluzioni intelligenti che automatizzano l'inserimento dei dati permettono di risparmiare tempo e denaro, aumentando la produttività.
L'automazione dell'inserimento dati può essere utilizzata per gestire tanti tipi diversi di dati e applicazioni: informazioni su clienti, dipendenti, prodotti, transazioni finanziarie, solo per citarne alcuni.
Gary Boomer, esperto nella tecnologia contabile, crede che presto l'intervento umano per la maggior parte dell'inserimento dati sarà minimo o nullo.
Il processo di automazione dell'inserimento dati
Prima di entrare nel dettaglio di come funziona l'automazione dell'inserimento dati, vediamo le diverse tipologie di inserimento dati. L'automazione può avere forme diverse: documenti, moduli o web.
Documenti
Si tratta di raccogliere dati da documenti o email di qualsiasi tipo. Esempi sono le fatture PDF per uno store e-commerce o la ricezione di email di Google Alerts. Parseur e Nanonets sono esempi di software per l'automazione dell'inserimento dati da documenti.
Moduli
Questi dati vengono di solito raccolti per condurre ricerche o sondaggi e raccogliere informazioni sugli utenti. L'analisi dei dati può essere fatta con Moduli Google, Microsoft Forms o molte delle soluzioni Form Builder disponibili.
Automazione del browser
Riguarda l'automazione delle operazioni e delle attività del browser web senza alcun intervento manuale. Esempi includono l'estrazione di dati web, la verifica automatica dei link rotti o il test web. Phantombuster e Puppeteer sono ottimi strumenti per l'automazione del browser web.
Integrazione delle API delle applicazioni
Un altro tipo di automazione dell'inserimento dati consiste nell'esportazione automatica dei dati tra applicazioni diverse. Ad esempio, l'acquisizione dei contatti da una piattaforma immobiliare e il loro invio automatico a un CRM immobiliare. Strumenti utilizzabili sono Zapier e UiPath.
Il processo di automazione dell'inserimento dati per i documenti si può riassumere in cinque semplici passaggi:
- Caricamento dei documenti: I documenti (PDF, immagini, file scannerizzati) vengono ricevuti come dati grezzi (non strutturati) in diversi formati. Il primo step è l'importazione di tali documenti nel software di automazione dell'inserimento dati.
- Pre-elaborazione: In questa fase, il documento viene convertito in un formato leggibile dalla macchina. Alcuni strumenti come IA (Intelligenza Artificiale) o NLP (Natural Language Processing) vengono utilizzati per leggere i documenti. I dati vengono poi classificati o categorizzati.
"Le soluzioni automatizzate di IA sostituiranno i processi manuali di inserimento dati ed elimineranno gli errori." - Deep Cognition, aprile 2022
- Estrazione/Analisi dei dati: A seconda del tipo di documento ricevuto, viene elaborato tramite diversi metodi di estrazione dati come OCR (riconoscimento ottico dei caratteri), estrazione del testo o annotazione automatica delle immagini. Il tool di estrazione dati può essere addestrato per estrarre informazioni specifiche da questi documenti.
- Convalida dei dati: Questo è uno step opzionale, pensato per permettere alle organizzazioni di verificare l'accuratezza e la validazione dei dati prima che vengano esportati verso altre applicazioni. Uno strumento di inserimento dati automatizzato può facilmente rilevare se i dati sono stati alterati o se ci sono duplicati.
- Esportazione dei dati estratti: I dati vengono quindi scaricati o inviati a qualsiasi applicazione come Fogli Google, ERP o strumenti CRM. I dati di output sono chiamati dati strutturati e sono nel formato CSV, XML e JSON.
Scopri di più sulle differenze tra dati non strutturati, semi-strutturati e strutturati.
I migliori software di automazione dell'inserimento dati nel 2026
Esistono numerosi strumenti e applicazioni per l'inserimento dati che possono aiutare a ottimizzare l'organizzazione e aumentare la produttività dei dipendenti. I software di automazione dell'inserimento dati di solito sfruttano funzionalità dinamiche come RPA (robotic process automation), IA, OCR e ML per eliminare gli errori di inserimento manuale dei dati.
"Il mercato globale del software per l'acquisizione dati crescerà di 3,6 miliardi di dollari tra il 2021 e il 2025." - Research and Markets, luglio 2021
Ecco alcune tipologie di software di automazione dell'inserimento dati da prendere in considerazione:
Parseur
Parseur è un potente software di automazione dell'inserimento dati e tool di parsing IA che aiuta a eliminare i processi manuali di inserimento dati.
"L'inserimento dati è più veloce (istantaneo!) e molto più affidabile. Ci ha aiutato a coordinare informazioni provenienti da diverse fonti email in un unico foglio di calcolo senza alcun inserimento manuale da parte nostra." - Sean D., Cawdor Cars
Parseur è una soluzione point-and-click che non richiede conoscenze di programmazione.
Nanonets
Nanonets è uno strumento avanzato di automazione dati con capacità di IA e ML (machine learning). Il motore principale di Nanonets è l'OCR e offre prodotti specifici per diversi casi d'uso come OCR per fatture, passaporti o documenti d'identità.
Phantombuster
Phantombuster è una piattaforma di web scraping tutto-in-uno che automatizza l'estrazione di dati da piattaforme social. Puoi realizzare automazioni semplici ma utili, come lo scraping di dati dai profili LinkedIn.
Puppeteer
Puppeteer è una libreria Node che funziona in modalità headless e fornisce un’API di alto livello per ottimizzare lo sviluppo frontend. Con questo strumento puoi testare estensioni su Chrome o estrarre dati da pagine web ogni volta che qualcuno clicca sulla tua pagina.
Zapier
Zapier è uno strumento di automazione no-code che ti consente di inviare dati da un'applicazione all'altra in modo istantaneo. Il tool si integra con oltre 4000 applicazioni e offre workflow semplici.
UiPath
UiPath è una soluzione globale per l'inserimento dati sviluppata per costruire e distribuire automazione in aziende di ogni settore. Come software RPA, UiPath offre molte funzionalità utili a realizzare robot per automatizzare i processi. Tuttavia può essere costoso e richiede conoscenze di base su programmazione per essere usato efficacemente.
Casi d'uso dell'automazione dell'inserimento dati
Che tu lavori nel settore immobiliare, assicurativo o in un altro settore, l'automazione dell'inserimento dati è fondamentale per il tuo successo. Ecco alcuni esempi di come l'inserimento dati automatizzato sta già aiutando le aziende.
Immobiliare
Come agenzia immobiliare, ricevi una quantità enorme di lead da diverse piattaforme. I contatti vengono generati dal sito web, da portali come Trulia o Zillow, o da siti di terzi. Le informazioni ricevute sono preziose, ma arrivano in formati diversi e possono richiedere molto tempo per essere elaborate.
Il mercato immobiliare è in forte espansione e i clienti vogliono risposte rapide dagli agenti.
Gestire manualmente le informazioni dei clienti e inserirle in un CRM immobiliare non è un'opzione in ambienti così frenetici. Un workflow di automazione dell'inserimento dati fa risparmiare tempo e accelera la chiusura delle trattative.
"L'automazione può far risparmiare a una società immobiliare commerciale da 6.000 a 1 milione di dollari all'anno." - Forbes, giugno 2020
Chiudete più affari immobiliari più rapidamente con Parseur.
Polizza di carico
Se lavori nella logistica, sicuramente conosci quanto sia noioso gestire manualmente i documenti di spedizione. Dal momento che la bill of lading digitale sta diventando fondamentale, avere un software di automazione dell'inserimento dati aiuterà a semplificare i processi B/L.
Scopri di più su come Parseur può aiutare ad automatizzare i tuoi flussi di lavoro BoL.
Contabilità
L'inserimento manuale dei dati delle fatture richiede tempo e fatica, e gli errori possono aumentare soprattutto nei periodi intensi come le revisioni. I problemi di qualità possono essere risolti automatizzando il processo di inserimento dei dati delle fatture. Questo migliora l'affidabilità e consente di offrire servizi contabili più efficienti ai clienti. Inoltre, riconciliazione e reportistica finanziaria risultano più veloci e semplici.
Vantaggi dell'automazione dell'inserimento dati
È innegabile che integrare un software automatizzato di inserimento dati nella propria azienda porti vantaggi. Vediamo più da vicino in che modo può essere utile. Secondo l'indagine Deloitte Global RPA del 2018, le aziende hanno visto un aumento del 90% dell’accuratezza e del 92% in termini di conformità grazie all'automazione dell'inserimento dati.
Precisione
Uno dei benefici principali dell'automazione dell'inserimento dati è la precisione. L'automazione richiede meno intervento umano sul sistema; di conseguenza, il rischio di errori nel caricamento dei dati diminuisce. Inoltre, la precisione è più elevata poiché le incongruenze e le discrepanze nei dati vengono facilmente individuate.
"L'utilizzo di metodi di apprendimento automatico può migliorare notevolmente la precisione e la velocità dell'inserimento dati." - Sage, luglio 2020
Risparmio di tempo
L'automazione dell'inserimento dati fa anche risparmiare tempo, riducendo il tempo necessario per terminare le attività. Il personale può così dedicarsi a compiti più importanti e ad attività di valore invece di passare ore a inserire dati manualmente.
Maggiore efficienza
L'automazione permette di gestire grandi quantità di dati, cosa che con i metodi manuali non sarebbe possibile perché richiederebbe troppo tempo e comporterebbe imprecisioni. Con l'automazione, le aziende possono invece elaborare grandi volumi in modo efficace, ottenendo una migliore comprensione delle esigenze dei propri clienti.
Riduzione dei costi operativi
L'automazione dell'inserimento dati abbatte i costi eliminando la necessità di inserimento manuale, risparmiando così tempo e denaro. Consente inoltre di assumere meno personale e di utilizzare le risorse in modo più efficace. Si tratta di una vera automazione end-to-end che in passato era un'attività costosa da realizzare.
Sicurezza
Tutti i software di automazione dell'inserimento dati sono cloud-based, il che significa che i vostri dati sono consolidati in un ambiente sicuro. Inoltre, è possibile scegliere quali dipendenti avranno accesso a dati specifici. L'inserimento dati su fogli Excel o computer desktop comporta il rischio che i dati vengano manipolati in modo non sicuro. Grazie alla migrazione su tecnologia cloud, i dati sono sempre al sicuro, protetti e con backup automatici, senza accessi non autorizzati.
Il futuro dell'automazione dell'inserimento dati
I dati sono il cuore di ogni azienda, e le aziende fanno grande affidamento su di essi per comprendere il comportamento dei consumatori e prendere decisioni strategiche. A questo punto, registrare dati errati potrebbe provocare una cattiva analisi dei dati.
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