Attachez vos ceintures, car nous entrons dans les montagnes russes des avantages de l'automatisation de la saisie de données ! Dites adieu aux maux de tête manuels et bonjour à l'efficacité, à la précision, et à une pincée de magie. Imaginez que vos corvées de données deviennent une danse parfaitement chorégraphiée : c'est le pouvoir de l'automatisation, qui réalise les rêves du Big Data !
Qu'est-ce que l'automatisation de la saisie de données ?
L'automatisation de la saisie de données, également appelée capture automatisée de données, est le processus de collecte automatique de données. Elle est utilisée pour automatiser les tâches répétitives et stimuler la productivité. Les employés sont souvent contraints d'effectuer une saisie manuelle des données, ce qui entraîne des heures de travail prolongées. Les solutions intelligentes qui automatisent le processus de saisie de données permettent d'économiser du temps et de l'argent tout en augmentant la productivité.
L'automatisation de la saisie de données peut être utilisée pour gérer de nombreux types de données et d'applications différents. Elle peut servir à enregistrer des informations sur les clients, les employés, les produits et les transactions financières, entre autres.
Gary Boomer, un leader d'opinion dans le domaine des technologies comptables, estime que bientôt il y aura peu ou pas d'intervention humaine requise pour la plupart des saisies de données.
Quel est le processus d'automatisation de la saisie de données ?
Avant d'aborder le fonctionnement de l'automatisation de la saisie de données, examinons les différents types de saisie de données. L'automatisation de la saisie de données peut prendre différentes formes, telles que les documents, les formulaires, ou le web.
Documents
Cela fait référence à la collecte de données à partir de tout type de document ou d’email. Les exemples incluent des factures PDF pour une boutique e-commerce ou la réception d'emails d'alertes Google. Parseur et Nanonets sont des exemples de logiciels de saisie de données qui peuvent aider à automatiser le processus de saisie de données à partir de documents.
Formulaires
Ce type de données est généralement collecté dans le but de mener une étude ou une enquête pour recueillir des informations sur les utilisateurs. Les données peuvent être analysées via Google Forms, Microsoft Forms ou les nombreux logiciels de création de formulaires disponibles.
Automatisation du navigateur
Il s'agit d'automatiser les opérations et activités dans le navigateur web sans aucune intervention manuelle. Exemples : extraction de données web, vérification automatique des liens cassés ou tests web. Phantombuster et Puppeteer sont particulièrement efficaces en automatisation du navigateur web.
Intégration des API d'applications
Un autre type d'automatisation de la saisie de données consiste à exporter automatiquement des données entre différentes applications. Par exemple, capturer les détails de prospects depuis une plateforme immobilière et les envoyer vers un CRM immobilier. Les outils d'automatisation de la saisie de données qui peuvent être utilisés ici sont Zapier et UiPath.
Le processus d’automatisation de la saisie de données pour les documents peut être résumé en cinq étapes simples.
- Téléchargement des documents : Les documents (PDF, images, fichiers numérisés) sont reçus sous forme de données brutes (données non structurées) et dans différents formats. La première étape consiste à importer ces documents dans le logiciel d'automatisation de la saisie de données.
- Prétraitement : À cette étape, le document est converti dans un format lisible par machine. Plusieurs outils tels que l'IA (Intelligence Artificielle) ou le TAL (Traitement Automatique du Langage Naturel) sont utilisés pour lire ces documents. Les données sont ensuite classées ou catégorisées en conséquence.
« Les solutions automatisées d'IA remplaceront les processus manuels de saisie de données et élimineront les erreurs. » - Deep Cognition, avril 2022
- Extraction de données ou parsing de données : Selon le type de document reçu, il est traité par le biais de différentes méthodes d'extraction de données telles que l'OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), l'extraction de texte ou l'annotation automatique d'images. L'outil d'extraction de données peut être entraîné à extraire des informations spécifiques de ces documents.
- Validation des données : Il s'agit d'une étape optionnelle pour les organisations afin de vérifier la précision des données et de les valider avant qu’elles ne soient exportées vers d’autres applications. Un outil automatisé de saisie de données permet de détecter facilement si les données ont été modifiées ou en cas de doublons.
- Exporter les données extraites : Les données peuvent ensuite être téléchargées ou envoyées vers n’importe quelle application comme Google Sheets, ERP ou CRM. Les données de sortie sont appelées données structurées et sont disponibles aux formats CSV, XML et JSON.
En savoir plus sur les différences entre les données non structurées, semi-structurées et structurées.
Meilleurs logiciels d'automatisation de la saisie de données en 2026
Il existe de nombreux outils et applications de saisie de données qui peuvent vous aider à rationaliser votre organisation et à augmenter la productivité de vos employés. Les outils d'automatisation de la saisie de données utilisent généralement des capacités dynamiques telles que la RPA (automatisation robotisée des processus), l'IA, l'OCR et le ML pour éliminer les erreurs de saisie manuelle de données.
« Le marché mondial des logiciels de capture de données devrait croître de 3,6 milliards de dollars entre 2021 et 2025. » - Research and Markets, juillet 2021
Voici quelques types de logiciels d’automatisation de la saisie de données à envisager :
Parseur
Parseur est un logiciel d'automatisation de la saisie de données puissant et un outil de parsing IA qui aide à éliminer les processus manuels de saisie de données.
« La saisie de données est plus rapide (instantanée !) et beaucoup plus fiable. Cela nous a aidés à coordonner les informations en provenance de différentes sources d’emails dans une seule feuille de calcul, avec zéro saisie manuelle de notre part. » - Sean D., Cawdor Cars
Parseur est une solution pointer-cliquer qui ne nécessite aucune connaissance en codage.
Nanonets
Nanonets est un outil avancé d’automatisation de la saisie de données, basé sur l’IA et le ML (apprentissage automatique). Le moteur principal derrière Nanonets est l'OCR, et il dispose de divers produits adaptés à des cas d’utilisation spécifiques tels que l’OCR de factures, l’OCR de passeports ou l’OCR de pièces d’identité.
Phantombuster
Phantombuster est une plateforme tout-en-un de web scraping qui automatise l’extraction de données à partir de plateformes de réseaux sociaux. Vous pouvez effectuer des automatisations simples mais utiles comme extraire des données des profils LinkedIn.
Puppeteer
Puppeteer est une bibliothèque Node qui s’exécute en mode headless et fournit une API de haut niveau pour rationaliser le développement frontend. Avec cet outil de saisie de données, vous pouvez tester des extensions sur Chrome ou scraper des données de pages web à chaque clic sur votre site.
Zapier
Zapier est un outil d’automatisation sans code avec lequel vous pouvez envoyer des données d’une application à une ou plusieurs autres instantanément. L’outil est intégré à plus de 4000 applications et propose des workflows simples.
UiPath
UiPath est une solution globale d’automatisation de la saisie de données développée pour créer et déployer l’automatisation dans différentes entreprises. UiPath offre d’innombrables fonctionnalités en tant que logiciel RPA pour construire facilement un robot et automatiser les processus. Cependant, l’outil peut être onéreux et nécessite une compréhension de base de la programmation pour l’utiliser efficacement.
Cas d’utilisation de l’automatisation de la saisie de données
Que vous travailliez dans l’immobilier, l’assurance ou tout autre secteur, l’automatisation de la saisie de données est essentielle à votre réussite. Voici quelques exemples concrets de la manière dont la saisie automatisée de données soutient actuellement les entreprises.
Immobilier
En tant qu’agence immobilière, vous recevez d’innombrables leads immobiliers depuis différentes plateformes. Ces leads sont générés via le site web, des plateformes immobilières comme Trulia ou Zillow, ou encore des sites tiers. L’information reçue est précieuse, mais arrive dans des formats variés, ce qui demande du temps à traiter.
Le marché est en plein essor, et les acheteurs attendent des réponses rapides de la part des agents.
Parcourir manuellement les informations et les entrer dans une solution CRM immobilière n’est pas une option dans un environnement aussi dynamique. Un workflow d’automatisation de la saisie de données vous fait gagner du temps et accélère la conclusion des transactions.
« L’automatisation peut faire économiser à une société immobilière commerciale entre 6 000 et 1 million de dollars par an. » - Forbes, juin 2020
Concluez plus rapidement des transactions immobilières avec Parseur.
Connaissement
Si vous travaillez dans la logistique, vous savez combien il est fastidieux de gérer manuellement les documents d’expédition. Depuis que le connaissement sans papier fait figure de révolution, disposer d’un logiciel de saisie de données permet de rationaliser tous les processus liés au B/L.
Découvrez comment Parseur peut vous aider à automatiser vos workflows B/L.
Comptabilité
La saisie manuelle des données de facturation nécessite du temps et des efforts, et des erreurs peuvent survenir, surtout lors des périodes chargées telles que les audits. Les problèmes de qualité peuvent être réglés via l’automatisation du processus de saisie de données de facturation. Cela améliore la fiabilité et vous aide à offrir de meilleurs services comptables à vos clients. De plus, le rapprochement des factures et les rapports financiers sont facilités.
Quels sont les avantages de l’automatisation de la saisie de données ?
Intégrer un logiciel de saisie de données automatisé dans votre entreprise ne peut être que bénéfique. Examinons plus en détail ses atouts. Selon l’enquête Deloitte Global RPA de 2018, les entreprises ont constaté une augmentation de 90 % de la précision et de 92 % de la conformité après avoir mis en place l’automatisation de la saisie de données.
Précision
L’un des avantages majeurs de l’automatisation de la saisie de données est la précision. Moins le système dépend de l’humain, moins il y a de risques d’erreurs lors de la saisie. De plus, l’automatisation offre un niveau de précision supérieur, car les incohérences ou inexactitudes peuvent être rapidement identifiées.
« L’utilisation de méthodes d’apprentissage automatique peut grandement améliorer la précision et la vitesse de la saisie de données. » - Sage, juillet 2020
Gain de temps
L'automatisation de la saisie de données permet également de gagner du temps en réduisant le temps nécessaire pour compléter les tâches de saisie. Cela permet aux membres du personnel de se concentrer sur des missions plus importantes et à plus forte valeur ajoutée au lieu de passer des heures à saisir des données.
Efficacité accrue
L’automatisation de la saisie de données améliore aussi l’efficacité en permettant aux entreprises de gérer de grandes quantités de données. Les méthodes de saisie manuelle rendent cela laborieux, long et source d’erreurs. L’automatisation ouvre la porte au traitement efficace de grands volumes de données, favorisant une meilleure compréhension des besoins de vos clients.
Réduction des coûts opérationnels
L'automatisation de la saisie de données réduit les coûts en éliminant le besoin de saisie manuelle, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent. Les entreprises peuvent ainsi embaucher moins de personnel et exploiter au mieux leurs ressources. Il s’agit d’une automatisation de bout en bout qui, auparavant, coûtait très cher à mettre en place.
Sécurité
Tous les outils d’automatisation de la saisie de données sont hébergés dans le cloud, ce qui signifie que vos données sont regroupées dans un environnement sécurisé. Vous pouvez également choisir quels employés auront accès à quelles informations. Faire la saisie sur Excel ou sur un poste local expose vos données à des manipulations peu sûres. Passer au cloud garantit la sauvegarde et la protection de vos données contre tout accès non autorisé.
L’avenir de l’automatisation de la saisie de données
Les données sont au cœur de toute entreprise et les sociétés y ont recours massivement pour mieux appréhender le comportement de leurs clients et prendre des décisions stratégiques. À ce stade, enregistrer des données incorrectes pourrait entraîner une mauvaise analyse des données.
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