シートベルトを締めて、データ入力自動化による多彩なメリットのジェットコースターに飛び乗りましょう！煩雑な手作業とはお別れし、効率性・正確性、そして少しの“魔法”を感じてください。データ処理業務が、舞台裏で緻密に振り付けられたダンスのようにスムーズに進む様子を想像してみてください。それが自動化の力であり、ビッグデータ時代の夢を実現します！
データ入力自動化とは？
データ入力自動化（自動データキャプチャとも呼ばれます）とは、データ収集のプロセスを自動で行う仕組みです。繰り返し発生する作業を自動化し、生産性を大きく向上させます。従業員が手動でデータ入力を強いられると、長時間労働につながりやすいですが、自動化されたスマートな仕組みを導入することで時間とコストを大幅に削減でき、同時に生産性も向上します。
データ入力自動化は、顧客・従業員・商品・財務取引などさまざまなデータや用途で利用できます。
会計テクノロジー分野のオピニオンリーダーであるGary Boomer氏は、ほとんどのデータ入力において間もなく人手がほぼ不要になるだろうと述べています。
データ入力自動化のプロセスとは？
データ入力自動化がどのように機能するかを説明する前に、まずデータ入力の種類を押さえておきましょう。データ入力自動化は「書類」「フォーム」「ウェブ操作自動化」のように、さまざまな形で実現できます。
書類
これはPDFや画像、電子メールなど、あらゆる書類やメールからデータを収集することを指します。たとえば、eコマースのPDF請求書やGoogleアラートのメールの受信データなどが該当します。ParseurやNanonetsのようなデータ入力ソフトウェアは、書類からのデータ抽出プロセスを自動化できます。
フォーム
これらのデータは、主に調査やアンケートの目的でユーザー情報を取得するために収集されます。収集データはGoogle FormsやMicrosoft Forms、またさまざまなフォームビルダーソフトウェアで分析することができます。
ブラウザー自動化
これは、ウェブブラウザー上での操作や作業を完全自動で実施する仕組みです。例としてはウェブデータの抽出、リンク切れの自動検証、ウェブサイトのテスト自動化などがあります。Phantombuster や Puppeteer はブラウザー自動化で優れた成果を上げています。
アプリケーションAPI連携
もうひとつの自動化方法は、異なるアプリケーション間でデータを自動転送することです。たとえば、不動産プラットフォームで獲得したリード情報を不動産CRMに自動送信するなど。ZapierやUiPathのような自動化ツールがよく使われます。
書類を使ったデータ入力自動化の流れは、以下の5ステップでまとめられます。
- 書類のアップロード： PDFや画像、スキャンデータなど、さまざまなフォーマットの非構造化データを、最初にデータ入力自動化ソフトウェアへ取り込みます。
- 前処理: このステップでは、書類を機械が読み取れるフォーマットへ変換します。AI（人工知能）やNLP（自然言語処理）などのツールを使って文書を解析し、データを分類・整理します。
AI自動化ソリューションが手作業によるデータ入力に代わり、エラーを排除します。" - Deep Cognition, April 2022
- データ抽出／データパース: 書類の種類に応じて、異なるデータ抽出手法（OCR（光学式文字認識）、テキスト抽出、自動画像アノテーションなど）を駆使します。抽出ツールは、必要な情報を柔軟に抽出できるようトレーニングできます。
- データ検証: これはオプションの工程で、データの正確性をチェックし他アプリケーションへのエクスポート前にデータ検証を行います。自動データ入力ツールが改ざんや重複などを容易に検出します。
- 抽出データのエクスポート: 最終的なデータはGoogle SheetsやERP、CRMツールなどに送信・ダウンロードできます。出力データは構造化データとなり、CSV、XML、JSONなどの形式です。
非構造化データ、半構造化データ、構造化データの違いについて詳しくはこちら。
2026年おすすめのデータ入力自動化ソフトウェア
データ入力業務を効率化し生産性を高めるためのツールやアプリケーションは数多く存在します。これらの自動化ツールは通常、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）、AI、OCR、MLなどダイナミックな技術を活用し、手作業によるデータ入力ミスを排除します。
"世界のデータキャプチャソフトウェア市場は2021年から2025年で36億ドル成長が見込まれています。" - Research and Markets, July 2021
ここでは特に注目したいデータ入力自動化ソフトウェアの種類を紹介します。
Parseur
Parseurは手動データ入力業務を排除し効率化を実現するデータ入力自動化ソフトウェアかつAIパースツールです。
"データ入力は即座で、しかもとても信頼できます。手作業ゼロでさまざまなメール情報を一つのスプレッドシートにまとめることができ、とても助かっています。" - Sean D., Cawdor Cars
Parseurはノーコードで使用できるポイント＆クリック型ソリューションです。
Nanonets
NanonetsはAIと機械学習（ML）技術を備えた高度なデータ入力自動化ツールです。中核となるエンジンはOCRで、請求書OCR・パスポートOCR・ID OCRなど、用途に応じた製品ラインナップがあります。
Phantombuster
PhantombusterはSNSなどのウェブプラットフォームからのデータ抽出作業を自動化するオールインワンのウェブスクレイピングプラットフォームです。LinkedInプロフィールなどからのデータ抽出といったシンプルかつ有用な自動化にも活用できます。
Puppeteer
PuppeteerはNodeライブラリで、ヘッドレスブラウザー上で動作しフロントエンド開発を効率化する高機能APIを提供します。このツールを使って、Chrome拡張機能のテストや、誰かがウェブページをクリックした際のデータ抽出なども自動化できます。
Zapier
Zapierはノーコード自動化ツールで、あるアプリから別のアプリへデータを即座に転送・連携できます。4000以上のアプリと統合されており、シンプルなワークフローが構築できます。
UiPath
UiPathは世界的に使われているデータ入力ソリューションで、さまざまなビジネスの自動化を構築・展開できます。RPAソフトとして豊富な機能を持ち、ロボットによる自動化をシームレスに実現します。ただし導入コストや、最低限のプログラミング知識が必要です。
データ入力自動化のユースケース
あなたの業種が不動産や保険などどんな分野でも、データ入力自動化は成功への鍵となります。ここでは自動データ入力のビジネス活用例を紹介します。
不動産
不動産会社では、さまざまなプラットフォームから大量のリードを受け取ります。リードは自社サイト、Trulia や Zillow のような不動産プラットフォーム、あるいはサードパーティサイトを経由して生成されます。受け取る情報は非常に価値がありますが、形式がバラバラで処理に手間がかかります。
不動産市場は好況が続き、購入希望者は迅速な対応を求めています。
膨大な顧客データを人手で確認し、不動産CRMソリューションに転記するのは、スピードが求められる現場では現実的ではありません。データ入力自動化ワークフローによって、大幅な時短と成約までの迅速化が可能になります。
"自動化により商業用不動産会社は年間6,000ドルから100万ドルのコスト削減が可能です。" - Forbes, Jun 2020
船荷証券（B/L）
物流業務に従事されている方であれば、船積み書類の手入力がどれほど大変かご存じでしょう。ペーパーレス船荷証券は業界のゲームチェンジャーになりつつあり、データ入力ソフトウェアによってB/L業務を効率化できます。
ParseurがBoLワークフロー自動化に役立つ詳細はこちら。
会計
請求書データの手入力には時間と労力がかかり、監査シーズンなど繁忙期にはミスの増加も懸念されます。請求書データ入力プロセスを自動化することで信頼性が向上し、より高品質な会計サービスの提供が可能となります。また、請求書照合や財務レポート作成も迅速に行えます。
データ入力自動化の主なメリット
間違いなく、自動化ソフトウェアを導入することでビジネスに有益な効果がもたらされます。ここで具体的なメリットを見ていきましょう。2018年のDeloitte Global RPA調査によれば、自動化導入企業は正確性90％、コンプライアンス92％向上の成果が報告されています。
正確性
データ入力自動化の最大のメリットの一つが「正確性」です。人間による介入が減ることで、入力ミスやエラーの発生リスクが大幅に軽減されます。さらに、データの誤りや不整合も自動で簡単に検出できます。
"機械学習法を用いるとデータ入力の正確性や迅速性が大きく向上します。" - Sage, July 2020
時間短縮
データ入力にかかる作業時間を圧倒的に削減し、スタッフはより重要な業務や本質的な仕事に集中できるようになります。
業務効率化
大量のデータでも効率よく処理できるようになり、従来の手入力では不可能だった規模の業務をスムーズかつ高精度でこなせます。顧客ニーズの把握や洞察にも役立ちます。
運用コスト削減
手入力を排除することで、時間とコストを両方削減できます。人員数を減らし、限られたリソースを最大限活用できます。従来は高コストだった完全自動化にも容易に踏み出せます。
セキュリティ
データ入力自動化ツールはすべてクラウドベースで動作するため、データは安全な環境に一元的に保護されます。さらに、従業員ごとにアクセス権を細かく設定できます。ExcelなどのローカルPC管理ではデータ操作のリスクがありますが、クラウド移行により常にデータのバックアップが取られ、不正アクセスからも守られ安全性が飛躍的に向上します。
データ入力自動化のこれから
データはあらゆるビジネス活動の中核を担い、企業は消費者行動やマーケットの理解、高度な意思決定のためにデータに大きく依存しています。この段階で誤ったデータ記録がなされると、分析精度が損なわれてしまうリスクがあります。
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