¡Abróchate el cinturón, porque nos subimos a la montaña rusa de beneficios con la automatización de la entrada de datos! Dile adiós a los dolores de cabeza manuales y hola a la eficiencia, la precisión y una pizca de magia. Imagina que tus tareas de datos se convierten en una danza bien coreografiada: ese es el poder de la automatización, haciendo realidad los sueños del big data.
¿Qué es la automatización de la entrada de datos?
La automatización de la entrada de datos, también conocida como captura automatizada de datos, es el proceso de recopilar datos automáticamente. Se utiliza para automatizar tareas repetitivas y aumentar la productividad. Los empleados a menudo se ven forzados a realizar la entrada de datos manualmente, lo que resulta en horas de trabajo extendidas. Las soluciones inteligentes que automatizan el proceso de entrada de datos ahorran tiempo y dinero mientras incrementan la productividad.
La automatización de la entrada de datos puede usarse para manejar muchos tipos diferentes de datos y aplicaciones. Puede usarse para ingresar información de clientes, empleados, productos, y transacciones financieras, entre otras cosas.
Gary Boomer, un líder de opinión en el campo de la tecnología contable, cree que pronto habrá poca o ninguna intervención humana requerida para la mayor parte de la entrada de datos
¿Cuál es el proceso de automatización de la entrada de datos?
Antes de ver cómo funciona la automatización de la entrada de datos, echemos un vistazo a los diferentes tipos de entrada de datos. La automatización de entrada de datos puede adoptar diferentes formas como documentos, formularios o la web.
Documentos
Esto se refiere a la recopilación de datos de cualquier documento o correo electrónico. Algunos ejemplos podrían incluir facturas en PDF para una tienda de comercio electrónico o la recepción de correos electrónicos de alertas de Google. Parseur y Nanonets son ejemplos de software de entrada de datos que pueden ayudar a automatizar el proceso de entrada de datos a partir de documentos.
Formularios
Estos tipos de datos suelen recopilarse con el propósito de realizar una investigación o encuesta para captar información del usuario. Los datos se pueden analizar a través de Formularios de Google, Formularios de Microsoft, o muchos de los software de creación de formularios que existen.
Automatización del navegador
Se trata de automatizar operaciones y actividades del navegador web sin ninguna intervención manual. Algunos ejemplos incluyen la extracción de datos web, la verificación automática de enlaces rotos o pruebas web. Phantombuster y Puppeteer hacen un gran trabajo en automatización de navegador web.
Integración de las API de aplicaciones
Otro tipo de automatización de la entrada de datos es exportar datos automáticamente entre diferentes aplicaciones. Por ejemplo, capturar datos de leads de una plataforma inmobiliaria y enviarlos a un CRM inmobiliario. Las herramientas de automatización de la entrada de datos que se pueden usar aquí son Zapier y UiPath.
El proceso de automatización de entrada de datos para documentos puede resumirse en cinco pasos sencillos.
- Carga de los documentos: Los documentos (PDF, imágenes, archivos escaneados) se reciben como datos en bruto (datos no estructurados) y en diferentes formatos. El primer paso es importar esos documentos al software de automatización de la entrada de datos.
- Preprocesamiento: Durante este paso, el documento se convierte a un formato legible por máquina. Se utilizan varias herramientas como IA (Inteligencia Artificial) o PNL (Procesamiento de Lenguaje Natural) para leer esos documentos. Los datos se clasifican o categorizan en consecuencia.
"Las soluciones automatizadas de IA reemplazarán los procesos manuales de ingreso de datos y eliminarán los errores". - Deep Cognition, abril de 2022
- Extracción de datos o análisis de datos: Dependiendo del tipo de documento recibido, este se procesa mediante diferentes métodos de extracción de datos como OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), extracción de texto o anotación automática de imágenes. La herramienta de extracción de datos se puede entrenar para extraer información específica de estos documentos.
- Validación de datos: Este paso es opcional para las organizaciones, que pueden comprobar la precisión y validar los datos antes de exportarlos a otras aplicaciones. Una herramienta automatizada de entrada de datos puede detectar fácilmente si los datos han sido alterados o si hay duplicados.
- Exportar datos extraídos: Los datos se pueden descargar o enviar a cualquier aplicación, como Hojas de cálculo de Google, ERP o herramientas CRM. Los datos de salida se denominan datos estructurados y tienen formato CSV, XML y JSON.
Conoce más sobre las diferencias entre datos no estructurados, semiestructurados y estructurados.
Mejor software de automatización de la entrada de datos en 2026
Existen numerosas herramientas y aplicaciones de entrada de datos que pueden ayudarte a optimizar tu organización y aumentar la productividad de tus empleados. Las herramientas de automatización de la entrada de datos suelen hacer uso de capacidades dinámicas como RPA (Automatización Robótica de Procesos), IA, OCR y ML para eliminar los errores manuales de entrada de datos.
"Se prevé que el mercado mundial de software de captura de datos crezca en 3.600 millones de dólares entre 2021 y 2025". - Research and Markets, julio de 2021
A continuación, algunos tipos de software de automatización de la entrada de datos que podrías revisar:
Parseur
Parseur es un potente software de automatización de la entrada de datos y una herramienta de análisis de IA que ayuda a eliminar los procesos manuales de entrada de datos.
"La entrada de datos es más rápida (¡instantánea!) y mucho más confiable. Nos ha ayudado a coordinar la información de diferentes fuentes de correo electrónico en una hoja de cálculo sin ninguna entrada manual de nuestra parte". - Sean D., Cawdor Cars
Parseur es una solución de apuntar y hacer clic sin necesidad de conocimientos de codificación.
Nanonets
Nanonets es una herramienta avanzada de automatización de la entrada de datos con capacidades de IA y ML (aprendizaje automático). El motor principal de Nanonets es el OCR y tiene diferentes productos adaptados para casos de uso específicos como OCR de facturas, OCR de pasaportes o OCR de identificaciones.
Phantombuster
Phantombuster es una plataforma de web scraping todo en uno que automatiza la extracción de datos de plataformas de redes sociales. Puedes realizar una automatización sencilla pero útil, como extraer datos de perfiles de LinkedIn.
Puppeteer
Puppeteer es una biblioteca de Node que se ejecuta en modo headless y proporciona una API de alto nivel para optimizar el desarrollo frontend. Con esta herramienta de entrada de datos, puedes probar extensiones en Chrome o extraer datos de páginas web cuando alguien hace clic en tu página.
Zapier
Zapier es una herramienta de automatización sin código con la que puedes enviar datos de una aplicación a otra (o a más de una) instantáneamente. La herramienta está integrada con más de 4000 aplicaciones y ofrece flujos de trabajo sencillos.
UiPath
UiPath es una solución global de entrada de datos desarrollada para crear e implementar automatizaciones en diferentes empresas. UiPath ofrece incontables funciones como software RPA que ayudan a construir robots para automatizar procesos de manera fluida. Sin embargo, la herramienta puede ser costosa y requerir conocimientos básicos de programación para su uso eficaz.
Casos de uso de la automatización de la entrada de datos
Tanto si trabajas en bienes raíces, seguros o cualquier otra industria, la automatización de la entrada de datos es fundamental para tu éxito. Aquí tienes algunos ejemplos de cómo la entrada de datos automatizada está ayudando actualmente a las empresas.
Bienes raíces
Como agencia inmobiliaria, recibes incontables leads inmobiliarios de distintas plataformas. Los leads se generan a través del sitio web, plataformas inmobiliarias como Trulia o Zillow, o webs de terceros. La información recibida es valiosa, pero llega en diferentes formatos, lo que puede llevar mucho tiempo revisar.
El mercado inmobiliario está en auge y los compradores esperan respuestas rápidas de los agentes.
Revisar manualmente la información del comprador e introducirla en un CRM inmobiliario no es una opción en un entorno tan acelerado. Un flujo de trabajo de automatización de la entrada de datos ahorra tiempo y agiliza el cierre de contratos.
"La automatización puede ahorrarle a una empresa inmobiliaria comercial entre 6.000 y 1 millón de dólares por año." - Forbes, jun 2020
Cierra más acuerdos inmobiliarios más rápido con Parseur.
Conocimiento de embarque
Si trabajas en logística, seguro sabes lo tedioso que resulta mantener documentos de envío manualmente. Dado que el conocimiento de embarque sin papel está revolucionando el sector, contar con un software de entrada de datos ayudará a agilizar los procesos relacionados.
Lee más sobre cómo Parseur puede ayudarte a automatizar tus flujos de trabajo de conocimiento de embarque.
Contabilidad
La entrada manual de datos de facturas requiere tiempo y esfuerzo, y es fácil cometer errores, especialmente en temporadas ajetreadas como la auditoría. Los problemas de calidad pueden resolverse automatizando el proceso de entrada de datos de facturas. Así se mejora la fiabilidad y se pueden ofrecer mejores servicios contables a tus clientes. Además, la conciliación de facturas y la elaboración de informes financieros serán más rápidas y sencillas.
¿Cuáles son los beneficios de la automatización de la entrada de datos?
Sin lugar a dudas, integrar un software automatizado de entrada de datos en tu negocio será ventajoso. Veamos más de cerca sus beneficios. Según la encuesta global de RPA de Deloitte en 2018, las compañías han visto un aumento del 90 % en precisión y un 92 % en cumplimiento tras implementar la automatización de la entrada de datos.
Precisión
Uno de los beneficios más importantes de la automatización de la entrada de datos es la precisión. La automatización reduce la intervención humana con el sistema, por lo que hay menos riesgos de errores en los datos que se ingresan. También hay un nivel de precisión más alto con automatización porque las inexactitudes y discrepancias pueden detectarse fácilmente.
"El uso de métodos de aprendizaje automático puede mejorar enormemente la precisión y la velocidad de la entrada de datos". - Sage, julio de 2020
Ahorro de tiempo
La automatización de la entrada de datos también ahorra tiempo al reducir la cantidad de tiempo necesaria para completar este tipo de tareas. Esto significa que los empleados pueden centrarse en trabajos más importantes y significativos, en vez de introducir datos manualmente durante horas seguidas.
Mayor eficiencia
La automatización de la entrada de datos también mejora la eficiencia, permitiendo que las empresas gestionen grandes cantidades de datos. Con métodos manuales esto no sería posible, ya que lleva demasiado tiempo y provocaría inexactitudes. La automatización permite procesar enormes volúmenes de datos de manera eficaz, lo que permite comprender mejor las necesidades de los clientes.
Reducción de costes operativos
La automatización de la entrada de datos reduce costes al eliminar la necesidad de ingreso manual, lo que ahorra tiempo y dinero. También permite a las empresas contratar a menos personas y usar sus recursos de manera más eficiente. Es una automatización de extremo a extremo que antes era costosa de implementar.
Seguridad
Todas las herramientas de automatización de entrada de datos son basadas en la nube, lo que significa que tus datos están consolidados en un entorno seguro. Además, podrás decidir qué empleados tendrán acceso a cada dato. Hacer la entrada de datos en Excel o en ordenadores de escritorio significa que los datos pueden manipularse en un entorno no seguro. La migración a la nube garantiza que tengas una copia de seguridad y que tus datos estén siempre protegidos y sin accesos no autorizados.
El futuro de la automatización de la entrada de datos
Los datos están en el centro de cualquier empresa, y las compañías dependen de ellos para comprender el comportamiento de sus consumidores y tomar decisiones estratégicas. Registrar datos incorrectos en este punto podría resultar en un pobre análisis de datos.
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