Aperte os cintos, porque estamos entrando na montanha-russa de benefícios com a automação de entrada de dados! Diga adeus às dores de cabeça manuais e olá à eficiência, precisão e um toque de mágica. Imagine suas tarefas de dados se transformando em uma dança bem coreografada — esse é o poder da automação, tornando grandes sonhos em torno de dados uma realidade!
O que é automação de entrada de dados?
A automação de entrada de dados, também conhecida como captura automatizada de dados, é o processo de coletar dados automaticamente. Ela serve para automatizar tarefas repetitivas e aumentar a produtividade. Frequentemente, funcionários precisam realizar entrada manual de dados, resultando em horas extras de trabalho. Soluções inteligentes que automatizam esse processo economizam tempo e dinheiro, além de aumentar a produtividade.
A automação de entrada de dados pode ser utilizada para lidar com diferentes tipos de dados e aplicações. Pode ser empregada para inserir informações de clientes, funcionários, produtos e transações financeiras, entre outros.
Gary Boomer, um líder de pensamento na área de tecnologia contábil, acredita que em breve pouca ou nenhuma intervenção humana será necessária para a maioria das entradas de dados.
Como funciona o processo de automação de entrada de dados?
Antes de detalharmos como a automação funciona, vamos analisar os diferentes tipos de entrada de dados. A automação pode assumir diversas formas, como documentos, formulários ou web.
Documentos
Refere-se à coleta de dados de qualquer documento ou e-mail. Exemplos incluem faturas em PDF de uma loja de comércio eletrônico ou o recebimento de e-mails do Google Alerts. Parseur e Nanonets são exemplos de softwares de automação que ajudam a automatizar o processo de entrada de dados a partir de documentos.
Formulários
Esses dados geralmente são coletados para pesquisas ou para captar informações de usuários. A análise pode ser feita por meio do Google Forms, Microsoft Forms ou de diversos softwares de criação de formulários disponíveis no mercado.
Automação do navegador
Trata-se de automatizar operações e atividades do navegador web sem intervenção manual. Exemplos incluem extração de dados da web, verificação automática de links quebrados ou testes web. Phantombuster e Puppeteer são ótimas ferramentas para automação de navegador.
Integração de APIs de aplicativos
Outro tipo de automação é a exportação automática de dados entre diferentes aplicativos. Por exemplo, capturar detalhes de leads de uma plataforma imobiliária e enviá-los para um CRM. Ferramentas que podem ser usadas aqui são Zapier e UiPath.
O processo de automação de entrada de dados para documentos pode ser resumido em cinco etapas simples:
- Upload dos documentos: Documentos (PDFs, imagens, arquivos escaneados) são recebidos como dados brutos (não estruturados) e em formatos diferentes. O primeiro passo é importar esses documentos para o software de automação de entrada de dados.
- Pré-processamento: Nessa etapa, o documento é convertido em um formato legível por máquina. Ferramentas como IA (Inteligência Artificial) ou PLN (Processamento de Linguagem Natural) são usadas para ler esses documentos. Os dados são então classificados ou categorizados conforme necessário.
"Soluções automatizadas de IA substituirão os processos manuais de entrada de dados e eliminarão erros." - Deep Cognition, abril de 2022
- Extração de dados ou análise de dados: Dependendo do tipo de documento recebido, ele é processado por diferentes métodos de extração de dados como OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), extração de texto ou anotação automática de imagens. A ferramenta de extração de dados pode ser treinada para extrair informações específicas desses documentos.
- Validação de dados: Essa é uma etapa opcional para as organizações verificarem a precisão dos dados e validá-los antes de exportar para outros aplicativos. Uma ferramenta automatizada pode facilmente detectar se houve alteração nos dados ou se existem duplicidades.
- Exportação dos dados extraídos: Os dados podem então ser baixados ou enviados para qualquer aplicativo, como Google Planilhas, ERPs ou CRMs. Os dados de saída são chamados de dados estruturados e podem estar nos formatos CSV, XML e JSON.
Saiba mais sobre as diferenças entre dados não estruturados, semi-estruturados e estruturados.
Melhor software de automação de entrada de dados em 2026
Existem diversas ferramentas e aplicativos de entrada de dados disponíveis que podem ajudar você a otimizar sua organização e aumentar a produtividade dos funcionários. As ferramentas de automação de entrada de dados geralmente utilizam capacidades dinâmicas como RPA (Automação Robótica de Processos), IA, OCR e ML para eliminar erros de entrada de dados manuais.
"O mercado global de software de captura de dados deve crescer US$ 3,6 bilhões entre 2021 e 2025." - Research and Markets, julho de 2021
Veja alguns tipos de softwares de automação de entrada de dados que você pode considerar:
Parseur
Parseur é uma poderosa ferramenta de automação de entrada de dados e análise de IA que ajuda a eliminar processos manuais de entrada de dados.
"A entrada de dados é mais rápida (instantânea!) e muito mais confiável. Ele nos ajudou a coordenar informações de diferentes fontes de e-mail em uma planilha sem nenhuma entrada manual da nossa parte." - Sean D., Cawdor Cars
Parseur é uma solução point-and-click, sem necessidade de conhecimento em programação.
Nanonets
Nanonets é uma ferramenta avançada de automação de entrada de dados com recursos de IA e ML (machine learning). Seu principal motor é o OCR e ela possui produtos diferentes para casos de uso específicos, como OCR de fatura, OCR de passaporte ou OCR de identidade.
Phantombuster
Phantombuster é uma plataforma tudo-em-um de web scraping que automatiza a extração de dados de plataformas de mídias sociais. Você pode executar automações simples, mas úteis, como extrair dados de perfis do LinkedIn.
Puppeteer
Puppeteer é uma biblioteca Node que executa sem interface gráfica e fornece uma API de alto nível para agilizar o desenvolvimento frontend. Com esta ferramenta de entrada de dados, é possível testar extensões no Chrome ou extrair dados de páginas web sempre que alguém clicar em sua página.
Zapier
Zapier é uma ferramenta de automação sem código onde você pode enviar dados instantaneamente de um aplicativo para outro ou mais. A ferramenta integra-se a mais de 4000 aplicativos e oferece fluxos de trabalho simples.
UiPath
UiPath é uma solução global de entrada de dados desenvolvida para criar e implantar automação em diferentes negócios. UiPath oferece recursos incontáveis como software de RPA que ajudam a construir facilmente um robô para automatizar processos. No entanto, pode ser caro, e é necessário ter conhecimento básico de programação para usá-lo de forma eficiente.
Casos de uso da automação de entrada de dados
Seja você do ramo imobiliário, de seguros ou outro setor, a automação de entrada de dados é fundamental para o seu sucesso. Aqui estão alguns exemplos de como a automação de entrada de dados está auxiliando as empresas atualmente.
Imobiliário
Como agência imobiliária, você recebe inúmeras oportunidades/leads de diferentes plataformas. Os leads são gerados pelo site, por plataformas imobiliárias como Trulia ou Zillow ou por sites de terceiros. As informações recebidas são valiosas, mas chegam em diferentes formatos, o que pode ser demorado para processar.
O mercado imobiliário está aquecido e os compradores querem respostas rápidas dos agentes.
Analisar manualmente as informações dos compradores e inseri-las em um CRM imobiliário não é uma opção em um ambiente tão dinâmico. Um fluxo de trabalho automatizado economiza tempo e agiliza o fechamento de negócios imobiliários.
"A automação pode economizar de US$ 6.000 a US$ 1 milhão por ano para uma empresa imobiliária comercial." - Forbes, junho de 2020
Feche mais negócios imobiliários mais rápido com o Parseur.
Conhecimento de Embarque (Bill of Lading)
Se você atua em logística, sabe o quão trabalhoso é gerir manualmente documentos de embarque. Como o conhecimento de embarque eletrônico está se tornando uma tendência, contar com um software de automação de entrada de dados vai ajudar a otimizar os processos do B/L.
Leia mais sobre como o Parseur pode ajudar a automatizar seus fluxos de trabalho de BoL.
Contabilidade
A entrada manual de dados de faturas exige tempo e esforço, e erros podem ocorrer principalmente em épocas de pico, como auditorias. Problemas de qualidade podem ser resolvidos ao automatizar o processamento da entrada de dados de faturas. Isso melhora a confiabilidade e ajuda você a entregar melhores serviços contábeis para seus clientes. Além disso, a reconciliação de faturas e os relatórios financeiros podem ser feitos de maneira mais rápida e fácil.
Quais são os benefícios da automação de entrada de dados?
Inquestionavelmente, integrar um software de automação de entrada de dados ao seu negócio será vantajoso. Vamos ver mais de perto como isso pode ser benéfico. Segundo a pesquisa Deloitte Global RPA de 2018, empresas observaram 90% de aumento na precisão e 92% na melhoria da conformidade após implementar a automação de entrada de dados.
Precisão
Um dos principais benefícios da automação de entrada de dados é a precisão. A automação exige menos envolvimento humano com o sistema; portanto, haverá menos riscos de erros nos dados inseridos. Também há um nível mais alto de precisão, pois imprecisões e discrepâncias podem ser facilmente identificadas.
"Usar métodos de aprendizado de máquina pode melhorar muito a precisão e a velocidade da entrada de dados." - Sage, julho de 2020
Economia de tempo
A automação também economiza tempo ao reduzir a quantidade de horas necessárias para concluir tarefas de entrada de dados. Isso significa que os colaboradores podem se concentrar em tarefas mais importantes em vez de digitar dados manualmente durante horas a fio.
Aumento da eficiência
A automação de entrada de dados também melhora a eficiência, permitindo que as empresas lidem com grandes volumes de dados. Com métodos manuais, isso não seria viável, pois levaria muito tempo e resultaria em imprecisões. A automação permite processar grandes volumes de dados com eficácia, possibilitando uma melhor compreensão das necessidades dos clientes.
Redução de custos operacionais
A automação reduz custos ao eliminar a necessidade de entrada manual, economizando tempo e dinheiro. Também possibilita que as empresas contratem menos pessoas e utilizem seus recursos de forma mais eficiente. É uma automação de ponta a ponta que antes era uma tarefa cara de ser executada.
Segurança
Todas as ferramentas de automação de entrada de dados são baseadas em nuvem, o que significa que seus dados são armazenados em um ambiente seguro. Além disso, você poderá escolher quais colaboradores terão acesso a determinados dados. Fazer entrada de dados em planilhas Excel ou em computadores locais significa que as informações podem ser manipuladas em um ambiente inseguro. Migrar para a tecnologia baseada em nuvem garante backup dos dados e mantém tudo seguro, sem acessos não autorizados.
O futuro da automação de entrada de dados
Os dados estão no coração de qualquer negócio, e as empresas dependem deles para entender melhor o comportamento dos consumidores e tomar decisões estratégicas. Neste ponto, registrar dados incorretos pode resultar em análise ruim dos dados.
Última atualização em
