Maak je gordel maar vast, want we stappen in de achtbaan van voordelen met data entry automatisering! Zeg vaarwel tegen handmatige hoofdpijn, en hallo tegen efficiëntie, nauwkeurigheid en een vleugje magie. Stel je voor dat jouw data-klusjes veranderen in een goed gechoreografeerde dans — dát is de kracht van automatisering, waarmee grote data-dromen werkelijkheid worden!
Wat is data entry automatisering?
Data entry automatisering, ook wel geautomatiseerde data capture genoemd, is het proces waarbij data automatisch wordt verzameld. Het wordt gebruikt om repetitieve taken te automatiseren en de productiviteit te verhogen. Medewerkers voeren vaak handmatig gegevens in, wat leidt tot extra werkuren. Slimme oplossingen die het data entry proces automatiseren besparen tijd en geld en verhogen de productiviteit.
Data entry automatisering kan worden toegepast op allerlei soorten gegevens en toepassingen. Denk aan het invoeren van informatie over klanten, medewerkers, producten en financiële transacties — en nog veel meer.
Gary Boomer, een visionair op het gebied van accounting technologie, stelt dat er binnenkort weinig tot geen menselijke input meer nodig zal zijn voor de meeste data entry taken.
Hoe werkt het proces van data entry automatisering?
Voordat we induiken in hoe data entry automatisering werkt, bekijken we eerst de verschillende vormen van data entry. Data entry automatisering kan verschillende vormen aannemen, zoals documenten, formulieren of het web.
Documenten
Hierbij wordt data verzameld uit documenten of e-mails. Bijvoorbeeld PDF-facturen voor een e-commercewinkel of binnenkomende Google Alerts e-mails. Parseur en Nanonets zijn voorbeelden van data entry software die het invoerproces vanuit documenten kunnen automatiseren.
Formulieren
Dit type data wordt meestal verzameld voor onderzoek of een enquête, om gebruikersinformatie te verzamelen. De data kan geanalyseerd worden via Google Forms, Microsoft Forms, of een van de vele formulier builder-software die beschikbaar is.
Browserautomatisering
Hier draait het om het automatiseren van browserhandelingen en -activiteiten zonder handmatige tussenkomst. Voorbeelden zijn web data-extractie, automatisch controleren van dode links of webtesten. Phantombuster en Puppeteer zijn uitstekende tools voor browserautomatisering.
Applicatie API-integraties
Een andere vorm van data entry automatisering is het automatisch exporteren van gegevens tussen verschillende applicaties. Bijvoorbeeld: het ophalen van leadgegevens van een vastgoedplatform en die automatisch naar een vastgoed CRM sturen. Tools als Zapier en UiPath zijn hiervoor geschikt.
Het automatiseringsproces voor data entry uit documenten verloopt in vijf eenvoudige stappen:
- Documenten uploaden: Documenten (PDF’s, afbeeldingen, gescande bestanden) komen binnen als ongestructureerde data in verschillende formaten. Het eerste wat je doet, is deze documenten importeren in de data entry automatiseringssoftware.
- Voorbewerking: In deze stap wordt het document omgezet naar een machine-leesbaar formaat. Tools zoals AI (kunstmatige intelligentie) of NLP (Natural Language Processing) worden gebruikt om de documenten te lezen. De data wordt vervolgens geclassificeerd of gecategoriseerd.
AI-geautomatiseerde oplossingen zullen handmatige data entry processen vervangen en fouten voorkomen." - Deep Cognition, April 2022
- Gegevens extractie of data parsing: Afhankelijk van het type document dat is ontvangen, wordt het verwerkt via verschillende data extractiemethoden zoals OCR (optical character recognition), tekstanalyse, of automatische beeldannotatie. De data-extractietool kan getraind worden om specifieke informatie uit die documenten te halen.
- Datavalidatie: Dit is een optionele stap voor organisaties die de juistheid van de data willen controleren voordat deze wordt geëxporteerd naar andere applicaties. Een geautomatiseerde data entry tool kan eenvoudig detecteren of data is gewijzigd of dat er dubbele invoer is.
- Geëxtraheerde data exporteren: De data kan vervolgens gedownload worden of direct verstuurd naar applicaties zoals Google Sheets, ERP- of CRM-tools. De geordende output heet gestructureerde data en is in het formaat CSV, XML of JSON.
Lees meer over de verschillen tussen ongestructureerde, semi-gestructureerde en gestructureerde data.
Beste data entry automatiseringssoftware in 2026
Er zijn talloze data entry tools en applicaties beschikbaar waarmee je jouw organisatie kunt stroomlijnen en de productiviteit van je medewerkers kunt verhogen. Data entry automatiseringstools maken meestal gebruik van dynamische functies zoals RPA (robotic process automation), AI, OCR en ML om handmatige invoerfouten te elimineren.
"De wereldwijde data capture softwaremarkt zal naar verwachting met $3,6 miljard groeien tussen 2021 en 2025." - Research and Markets, juli 2021
Hier zijn enkele soorten data entry automatiseringssoftware die je zeker wilt bekijken:
Parseur
Parseur is een krachtige data entry automatiseringssoftware en AI parsing tool die handmatige data entry processen overbodig maakt.
"Data entry is sneller (direct!) en veel betrouwbaarder. Het heeft ons geholpen de informatie van verschillende e-mailbronnen te coördineren in één spreadsheet zonder dat wij handmatig iets hoeven doen." - Sean D., Cawdor Cars
Parseur is een point-and-click oplossing en vereist geen programmeerkennis.
Nanonets
Nanonets is een geavanceerde data entry automatiseringstool met AI- en ML-functionaliteiten (machine learning). De engine achter Nanonets is OCR en het platform heeft verschillende producten voor specifieke use cases zoals Factuur OCR, Paspoort OCR en ID OCR.
Phantombuster
Phantombuster is een alles-in-één web scraping platform dat data-extractie van social mediaplatforms automatiseert. Je kunt eenvoudige maar handige automatiseringen uitvoeren, zoals het scrapen van gegevens uit LinkedIn-profielen.
Puppeteer
Puppeteer is een Node-bibliotheek die headless draait en een high-level API biedt om frontend-ontwikkeling te stroomlijnen. Met deze tool kun je extensies voor Chrome testen of data van webpagina's scrapen wanneer iemand jouw website gebruikt.
Zapier
Zapier is een no-code automatiseringstool waarmee je direct gegevens van de ene naar de andere — of meerdere — applicaties kunt sturen. De tool is geïntegreerd met meer dan 4000 applicaties en biedt eenvoudige workflows.
UiPath
UiPath is een wereldwijde data entry oplossing waarmee je automatisering binnen verschillende bedrijven kunt bouwen en implementeren. UiPath biedt talloze functies als RPA software om moeiteloos een robot te bouwen voor procesautomatisering. Wel kan de tool prijzig zijn en heb je basiskennis van programmeren nodig om het optimaal te gebruiken.
Use cases van data entry automatisering
Of je nu werkt in vastgoed, verzekeringen of een andere branche, data entry automatisering is cruciaal voor jouw succes. Dit zijn enkele voorbeelden van hoe geautomatiseerde data entry bedrijven helpt.
Vastgoed
Makelaars ontvangen talloze vastgoedleads uit verschillende platforms. Leads worden gegenereerd via de website, vastgoedplatforms zoals Trulia of Zillow of via derde partijen. De ontvangen informatie is waardevol, maar komt in verschillende formaten binnen — wat tijdrovend kan zijn om te verwerken.
De vastgoedmarkt bloeit en kopers willen dat makelaars snel op hun aanvragen reageren.
Handmatig koperinformatie verwerken en invoeren in een vastgoed CRM-oplossing is geen optie in zo'n snel tempo. Met een data entry automatisering workflow bespaar je tijd en sluit je sneller vastgoeddeals.
"Automatisering kan een commercieel vastgoedbedrijf tussen de $6.000 en $1 miljoen per jaar besparen." - Forbes, juni 2020
Sluit sneller meer vastgoeddeals met Parseur.
Bill of Lading
Als je werkt in de logistiek, weet jij hoe tijdrovend het is om verzenddocumenten handmatig bij te houden. Nu de papieren Bill of Lading een digitale game-changer wordt, helpt data entry software het B/L proces te stroomlijnen.
Lees meer over hoe Parseur helpt bij het automatiseren van je BoL-workflows.
Boekhouding
Handmatige factuurinvoer kost tijd en energie, en er sluipen gemakkelijk fouten in — zeker tijdens drukke periodes zoals audits. Kwaliteitsproblemen los je op door het factuurverwerkingsproces te automatiseren. Zo werk je betrouwbaarder en kun je klanten beter bedienen. Ook factuurafstemming en financiële rapportages verlopen sneller en eenvoudiger.
Wat zijn de voordelen van data entry automatisering?
Het valt niet te ontkennen: door een data entry automatiseringstool te integreren, profiteer je van talloze voordelen. Bekijk hoe het voor jou kan werken. Volgens het Deloitte Global RPA-onderzoek uit 2018 hebben bedrijven tot 90% aan nauwkeurigheidsverbetering en 92% betere compliance gezien na het implementeren van data entry automatisering.
Nauwkeurigheid
Een van de grootste voordelen van data entry automatisering is nauwkeurigheid. Automatisering vereist minder menselijke betrokkenheid, waardoor de kans op fouten drastisch afneemt. Ook het signaleren van onnauwkeurigheden of afwijkingen gaat makkelijker dankzij automatisering.
"Door het gebruik van machine learning methoden kun je de nauwkeurigheid en snelheid van data entry enorm verbeteren." - Sage, juli 2020
Tijdsbesparing
Data entry automatisering bespaart ook tijd door de benodigde tijd voor gegevensinvoer sterk te verminderen. Dit betekent dat teamleden zich kunnen richten op belangrijkere en meer waardevolle taken, in plaats van urenlang handmatig data in te voeren.
Efficiëntieverhoging
Data entry automatisering verhoogt bovendien de efficiëntie omdat bedrijven moeiteloos grote hoeveelheden data kunnen verwerken. Handmatige methoden duren te lang en zorgen voor onnauwkeurigheden. Met automatisering verwerk je enorme hoeveelheden data effectief en krijg je sneller inzicht in klantbehoeften.
Lagere operationele kosten
Automatisering verlaagt de kosten door minder handmatige data entry, wat tijd en geld bespaart. Ook kun je met minder mensen toe en zet je je middelen efficiënter in. Dit is échte end-to-end automatisering, die vroeger kostbaar en tijdrovend was.
Veiligheid
Alle tools voor data entry automatisering werken in de cloud, waardoor jouw data geconsolideerd en veilig is opgeslagen. Daarnaast kun je selecteren welke medewerkers toegang krijgen tot bepaalde data. Werken in Excel of lokaal vergroot het risico op onbeveiligde wijzigingen. Door de overstap naar cloud-opslag beschik je altijd over een back-up en blijft je data veilig en beschermd tegen ongeautoriseerde toegang.
De toekomst van data entry automatisering
Data vormt het hart van elk bedrijf en organisaties zijn er sterk van afhankelijk om klanten beter te begrijpen en strategische keuzes te maken. Juist daarom kan verkeerde data-invoer leiden tot slechte data-analyses.
Laatst bijgewerkt op
