Les connaissements sont essentiels au transport international, mais leur traitement manuel est lent, répétitif et source d’erreurs. L’automatisation des connaissements permet à vos équipes logistiques d’extraire automatiquement les données d’expédition et de les transmettre où il faut, sans ressaisie ni tableur.
À retenir
- Le traitement manuel ralentit les opérations logistiques et augmente les erreurs.
- L’automatisation extrait les données d’expédition instantanément et synchronise vos systèmes.
- Des outils comme Parseur convertissent PDF et scans de connaissements en données structurées, automatiquement.
Le connaissement est l’un des documents les plus importants du commerce international, mais sa gestion est souvent lente, manuelle et sujette à des erreurs. Selon Super AI, chaque expédition dépend de la fiabilité des données du connaissement, et pourtant les équipes passent encore 15 à 30 minutes par document en traitement manuel, avec un taux d’erreur de 1 à 4 %.
Que vous soyez responsable logistique, transitaire ou importateur/exportateur, l’automatisation de vos connaissements vous permet d’aller plus vite et de limiter les fautes. Elle réduit considérablement le temps de traitement, passant de 15 à 20 minutes par chargement en manuel à des workflows automatisés qui font économiser 6 heures ou plus chaque jour aux équipes à fort volume, selon Ark.
Dans cet article, nous vous expliquons comment l’automatisation des workflows de connaissements réduit la charge manuelle, améliore la fiabilité des données et optimise vos opérations logistiques – et surtout comment Parseur transforme vos connaissements en données structurées prêtes à l’emploi, automatiquement.
Qu'est-ce qu'un connaissement ?
Un connaissement, ou BoL, est un document légal servant de titre pour des marchandises transportées d’un expéditeur à un ou plusieurs destinataires. Il est émis par le transporteur pour attester que les biens ont été reçus en bon état et sont prêts à l’expédition ou au transport.
Au-delà du simple reçu, le connaissement joue trois rôles clés en logistique et dans le commerce international. Il sert de :
- Reçu de la marchandise. Certifie quantité et état au point d’enlèvement
- Contrat de transport. Définit les termes entre l’expéditeur et le transporteur
- Titre de propriété. Permet de transférer la propriété des marchandises
Un connaissement contient généralement les informations clés de l’expédition, dont l’expéditeur, le destinataire, les détails du transporteur, la description de la cargaison, les quantités et poids, les modalités de fret, les ports de chargement et de déchargement, et les références de suivi. Parce qu’il relie les flux physiques aux processus juridiques et financiers, l’exactitude est essentielle.
Toute erreur ou retard dans le traitement d’un connaissement peut perturber le dédouanement, la facturation, le respect des réglementations ou la livraison, ce qui en fait un enjeu prioritaire pour les équipes logistiques.
Pourquoi automatiser un workflow de connaissement ?
Automatiser un workflow de connaissement permet de gagner un temps et de l’argent mesurables, comme toute automatisation de processus métier. Les entreprises logistiques constatent jusqu’à 90 % de traitement plus rapide et 80 % d’erreurs en moins, d’après Artsyl Tech.
En automatisant l’extraction des données de vos connaissements, vous pouvez acheminer automatiquement leur contenu vers d’autres logiciels : comptabilité, déclaration en douane, suivi de colis, notification client…
Vous hésitez encore à franchir le pas ? Voici quatre avantages clés à considérer :
Gain de temps
Une solution de traitement des connaissements entièrement automatisée vous fait économiser des heures chaque jour : le traitement passe de plusieurs heures à quelques minutes par document, ce qui vous permet d’accélérer les expéditions de 30 à 40 %. Votre équipe peut ainsi accepter de nouvelles commandes immédiatement, sans attendre de saisie manuelle dans vos systèmes.
Économies
L’automatisation réduit les coûts opérationnels de 25 à 35 % en supprimant la main d'œuvre et les sources d’erreur, tout en diminuant la consommation de papier, le besoin de stockage et les frais de traitement. Elle prévient aussi les problèmes de conformité, retards, pénalités et insatisfaction client causés par les erreurs de données.
Conformité accrue
L’automatisation garantit un processus fiable et éprouvé pour gérer les données d’expédition, et assure la conformité avec les réglementations du commerce international, comme ISF 2.0 ou UCR. L’erreur humaine représente jusqu’à 15 à 20 % des pénalités douanières : l’automatisation peut réduire le risque de non-conformité jusqu’à 70 %, selon Artsyl Tech.
Renforcement de la sécurité
Automatiser la paperasserie, c’est aussi automatiser le contrôle des accès. Par exemple, dans un système électronique de connaissement, seuls l’expéditeur et le transporteur y ont accès, sauf indication contraire.
L’adoption de l’eFBL est un pas en avant pour renforcer la sécurité au sein du service logistique et transport.
Handy Shipping Guide, mars 2022
Comment automatiser un connaissement ?
Il existe de multiples façons d’automatiser les connaissements. L’une d’elles consiste à passer au zéro papier et à tout digitaliser. Le connaissement électronique (e-B/L) est un reçu d’expédition traçable et vérifiable, utilisé à la place de la version papier, 100% numérique, avec workflow intégré et stockage cloud.
Le BL électronique change la donne dans l’industrie du shipping
CMA CGM, 2018
Si le e-BL totalement digital séduit, il reste peu déployé hors des grandes entreprises. Dans la réalité, la majorité des connaissements sont encore des documents papier scannés, sauvegardés en PDF et transmis par email.
C’est là que Parseur intervient. Parseur automatise l’extraction de données depuis les connaissements papier et PDF, transformant ces documents complexes en données structurées prêtes à l’emploi, sans changer la façon dont vos partenaires vous transmettent les fichiers.
Utiliser Parseur pour automatiser les connaissements
Notre solution de parseur PDF est un éditeur pointer-cliquer qui vous permet d’enseigner en quelques secondes à Parseur quelles données extraire de vos connaissements. Le document peut être envoyé à l’app Parseur par e-mail ou téléchargé directement. Si vos B/L présentent des mises en page variables, il suffit d’indiquer une fois à Parseur où trouver chaque donnée : le parseur sélectionnera toujours le bon modèle et le traitera instantanément grâce à la détection automatique de la mise en page.
Parseur utilise un moteur OCR (reconnaissance optique de caractères) IA avancé et l’apprentissage machine pour extraire textes et images de vos PDF. Notre outil de parsing PDF est conçu pour les usages intensifs : il traite des milliers de documents en quelques minutes.
Les résultats parsés ressemblent à ceci :
Les données parsées peuvent être téléchargées en Excel ou CSV, ou transmises instantanément à toute application ou data warehouse via Zapier, Make et Power Automate.
Optimiser le traitement des connaissements
Le connaissement est un document clé du secteur transport et logistique. Un traitement manuel des B/Ls entraîne fréquemment erreurs humaines et manques de fiabilité. L’automatisation documentaire avec la technologie permet de corriger ces problèmes et fait entrer votre entreprise dans l’ère du zéro papier.
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