Die Dokumentenverarbeitung ist ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation für jedes Unternehmen. Das Aufkommen der künstlichen Intelligenz hat die Art und Weise, wie Unternehmen mit Daten umgehen, verändert. Heute können Daten mithilfe von KI einfach gelesen, kategorisiert, konvertiert und verarbeitet werden, sodass Unternehmen bessere Datenanalysen erstellen können.
Was ist Dokumentenverarbeitung?
Einfach ausgedrückt ist die Dokumentenverarbeitung der Prozess, unstrukturierte Daten in strukturierte Daten umzuwandeln. Die strukturierten Daten können dann für weitere Analysen genutzt werden.
Täglich werden 328,77 Millionen Terabyte an Daten erzeugt, und Unternehmen haben täglich mit Daten zu tun. Leider werden immer noch papierbasierte Dokumente verwendet, was die manuelle Umwandlung zu einer Herausforderung macht. Zu den am häufigsten verarbeiteten Dokumenten gehören:
- Rechnungen
- Quittungen
- Verträge
- E-Mails
- Personalausweise
Manuelle Dokumentenverarbeitung ist nicht mehr praktikabel
Die Verarbeitung von Daten ist für jedes Unternehmen unerlässlich, da sie wichtige Entscheidungen beeinflusst und hilft, Kunden zu verstehen. Bei der manuellen Verarbeitung von Dokumenten besteht die Gefahr von Fehlern, die die Datengenauigkeit beeinträchtigen.
Es handelt sich um einen zeitaufwendigen Prozess, der viele Ressourcen erfordert und dadurch die Unternehmenskosten erhöht.
Um diese Herausforderungen zu mindern, nutzen immer mehr Unternehmen intelligente Dokumentenverarbeitungstools, um diesen Prozess zu automatisieren.
Der Einsatz von KI in der Dokumentenverarbeitung
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) bezeichnet die Extraktion von Text aus Dokumenten mithilfe künstlicher Intelligenz. Der Einsatz von KI hat in den vergangenen Jahren um bis zu 60 % zugenommen.
Einer der wichtigsten Bereiche, in denen KI einen bedeutenden Einfluss hat, ist die optische Zeichenerkennung (OCR). Die OCR-Technologie ermöglicht die Umwandlung von gedrucktem oder handgeschriebenem Text in maschinenlesbaren Text, der durchsucht und bearbeitet werden kann. Herkömmliche OCR-Systeme hatten ihre Grenzen und hatten häufig Schwierigkeiten mit komplexen Layouts, Handschriften und schlechter Dokumentenqualität.
KI hat zu einer unbegrenzten Zahl von IDP-Tools auf dem Markt geführt, die die digitale Transformation beschleunigen.
Vorteile von KI in der Dokumentenverarbeitung
Die Integration von KI als Teil der Dokumentenverarbeitung wird zu einem unschätzbaren Vorteil für Ihr Unternehmen. Sie kann die Effizienz und Produktivität steigern. Schauen wir uns die wichtigsten Vorteile von Dokumenten-KI an.
Manuelle Aufgaben werden automatisiert
Das ist vermutlich einer der größten Vorteile von intelligenter Dokumentenverarbeitungssoftware. Manuelle Dateneingabe ist zeitaufwendig, mühsam und langweilig. Ein automatisierter Workflow sorgt dafür, dass Prozesse schneller laufen.
Ihre Mitarbeiter können sich auf produktivere Aufgaben konzentrieren
KI übernimmt die Hauptarbeit, und durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben haben Mitarbeiter mehr Zeit, strategisch zu denken. Ein Immobilienmakler hat zum Beispiel mehr Ressourcen, um Immobiliengeschäfte abzuschließen und bedeutungsvolle Beziehungen zu potenziellen Käufern aufzubauen.
Menschliche Fehler werden vermieden
Fehler passieren zwangsläufig bei der manuellen Verarbeitung von Dokumenten, und Dokumenten-KI hilft dabei, diese zu minimieren. Mit Algorithmen wie Deep Learning oder maschinellem Lernen ist eine hohe Datengenauigkeit gewährleistet.
Eine Gartner-Studie ergab, dass Nachbearbeitung bis zu 30 % der Zeit eines Vollzeitmitarbeiters beanspruchen kann.
Umwandlung von unstrukturierten in strukturierte Daten
KI-basierte Software kann Text, Zeichen und Bilder in verschiedenen Sprachen mit hoher Präzision lesen und erkennen. Sie kann diese Daten in ein maschinenlesbares Format konvertieren, das anschließend für weitere Analysen genutzt werden kann.
Erfahren Sie den Unterschied zwischen unstrukturierten, semi-strukturierten und strukturierten Daten
Lesen Sie, wie Sie unstrukturierte in strukturierte Daten umwandeln
Anwendungsfälle für KI-basierte Dokumentenverarbeitung
Da viele Unternehmen zu einer papierlosen Gesellschaft übergehen, ist die KI-gestützte Dokumentenautomatisierung der Weg dahin.
Finanzdienstleistungen
Einige Banken und Finanzinstitute setzen immer noch auf Papier- und PDF-Formulare für die Kontoeröffnung oder Kreditanträge. Folgende Aufgaben können automatisiert werden:
- Kunden-Onboarding
- Finanzberichterstattung
- Scheckbildverarbeitung
- KYC-Verifizierung
Versicherung
Schadensformulare sind immer noch papierbasiert und können manchmal fehlerhafte Informationen enthalten. Viele manuelle Prozesse können gestrafft werden, wie zum Beispiel:
- Rechnungsverarbeitung
- Schadenbearbeitung
- Vertragsüberprüfung
Immobilien
Immobilienmakler erhalten Immobilien-Leads aus unterschiedlichen Quellen in verschiedenen Formaten. Das Durchsehen all dieser E-Mails und das Suchen nach wichtigen Informationen wie Objektdetails oder Käuferdaten ist zeitaufwendig.
Das Extrahieren dieser Leads und die automatische Übertragung in ein Immobilien-CRM sparen Zeit und Geld.
Parseur: Ein führendes KI-Tool für die Dokumentenverarbeitung
Parseur ist ein intelligentes Dokumentenverarbeitungstool, das mit KI-OCR integriert ist und für eine schnellere und genauere Verarbeitung sorgt. Parseur verfügt über eine vorlagenbasierte Extraktionsplattform, für die keine Programmierkenntnisse erforderlich sind.
Es gibt integrierte Vorlagen für verschiedene Branchen wie Lebensmittellieferung, Jobsuche, Google Alerts und andere.
Vergleichen Sie Parseur mit anderen IDP-Tools
Wie funktioniert die KI-basierte Dokumentenverarbeitung?
In drei einfachen Schritten können Sie mit Parseur einen automatisierten Workflow erstellen. Die IDP-Lösung bietet einen kostenlosen Plan, mit dem Sie ein Konto erstellen und Zugriff auf alle Funktionen erhalten.
Schritt 1: Erstellen Sie ein Parseur-Postfach
Wählen Sie ein beliebiges Postfach entsprechend Ihren Anwendungsfällen. Sie können auch ein benutzerdefiniertes Postfach erstellen.
Ziehen Sie eines Ihrer Dokumente per Drag-and-drop in das Postfach.
Schritt 2: Das Dokument wird automatisch verarbeitet
Wenn Sie sich für die Erstellung einer benutzerdefinierten Vorlage entschieden haben, markieren Sie einfach die Daten, die Sie extrahieren möchten, und legen Sie Datenfelder dafür fest. Parseur ist außerdem mit Zonale OCR und Dynamisches OCR integriert, um ein hohes Maß an Genauigkeit sicherzustellen.
Schritt 3: Integrieren Sie Parseur mit anderen Anwendungen
Parseur verbindet sich nahtlos mit Tausenden von Tools, damit Sie Daten an diese senden können. Sie können Zapier, Make oder Power Automate nutzen, um Daten in jede gewünschte Anwendung zu exportieren.
Zukünftige Trends
Die Einführung von KI in der Dokumentenverarbeitung hat das Feld durch verbesserte Genauigkeit, Effizienz und Produktivität verändert. Sie ermöglicht es Organisationen, ihre Dokumentenmanagementprozesse zu optimieren, manuelle Arbeit zu reduzieren und Daten besser zu nutzen.
Weiterführende Literatur: PDF-Extraktion mit KI automatisieren
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