L'elaborazione dei documenti è una componente essenziale della trasformazione digitale per qualsiasi organizzazione. L'avvento dell'intelligenza artificiale ha trasformato il modo in cui le aziende gestiscono i dati. Oggi, grazie alle capacità dell'IA, i dati possono essere letti, classificati, convertiti ed elaborati con facilità, consentendo alle aziende di generare analisi più approfondite.
Che cos'è l'elaborazione documenti?
In parole semplici, l'elaborazione dei documenti è il processo di conversione di dati non strutturati in dati strutturati. I dati strutturati risultanti possono poi essere utilizzati per ulteriori analisi.
Ogni giorno vengono creati 328,77 milioni di terabyte di dati, e le aziende devono gestire i dati quotidianamente. Purtroppo, l'utilizzo dei documenti cartacei è ancora diffuso, rendendo la conversione manuale complessa. Alcuni dei documenti più comuni che necessitano di elaborazione includono:
- Fatture
- Ricevute
- Contratti
- Carte d'identità
L'elaborazione manuale dei documenti non è più fattibile
L'elaborazione dei dati è fondamentale per qualsiasi azienda, poiché influenza le decisioni più importanti e consente di comprendere i clienti. Quando i documenti sono elaborati manualmente, c'è più margine di errore che compromette l'accuratezza dei dati.
Si tratta di un processo oneroso che richiede molte risorse e, di conseguenza, aumenta i costi aziendali.
Per superare queste sfide, sempre più aziende stanno adottando strumenti intelligenti di elaborazione dei documenti per automatizzare questo processo.
L'uso dell'IA nell'elaborazione dei documenti
L'elaborazione intelligente dei documenti (IDP) si riferisce all'estrazione di testo dai documenti tramite intelligenza artificiale. L'adozione dell'IA è aumentata fino al 60% negli ultimi anni.
Una delle aree chiave in cui l'IA ha avuto un impatto significativo è il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). La tecnologia OCR consente di convertire testo stampato o scritto a mano in testo digitale, rendendolo ricercabile e modificabile. I sistemi OCR tradizionali avevano delle limitazioni e spesso incontravano difficoltà con layout complessi, scrittura a mano e documenti di bassa qualità.
L'IA ha portato allo sviluppo di strumenti IDP illimitati sul mercato che accelerano la trasformazione digitale.
Vantaggi dell'IA nell'elaborazione dei documenti
L'integrazione dell'IA come parte dell'elaborazione documentale sarà una risorsa inestimabile per la tua organizzazione. Può aumentare l'efficienza e la produttività. Vediamo i principali vantaggi della document AI.
Automazione delle attività manuali
Questo è probabilmente uno dei maggiori vantaggi dell'utilizzo di un software intelligente per l'elaborazione dei documenti. L'inserimento manuale dei dati è un compito che richiede tempo, è oneroso e noioso. Avere un flusso di lavoro automatizzato velocizzerà tutte le operazioni.
I tuoi dipendenti possono concentrarsi su attività più produttive
L'IA si occupa delle attività più pesanti e, automatizzando i compiti ripetitivi, i dipendenti avranno più tempo per pensare strategicamente. Ad esempio, un agente immobiliare avrà più tempo per concludere accordi e costruire relazioni significative con i potenziali clienti.
Riduzione degli errori umani
Gli errori sono inevitabili quando i documenti vengono elaborati manualmente e la document AI contribuisce a ridurre questi errori. Con algoritmi come il deep learning o il machine learning, la precisione dei dati è elevata.
Una ricerca di Gartner ha evidenziato che la rilavorazione può arrivare a occupare fino al 30% del tempo di un dipendente a tempo pieno.
Conversione da dati non strutturati a dati strutturati
Il software basato sull'IA può leggere e riconoscere testi, caratteri e immagini in diverse lingue con elevata precisione. Può convertire questi dati in un formato leggibile dalla macchina, che potrà essere utilizzato per analisi successive.
Scopri la differenza tra dati non strutturati, semi-strutturati e strutturati
Leggi come convertire dati non strutturati in dati strutturati
Casi d'uso dell'elaborazione documenti basata sull'IA
Con molte aziende che si stanno muovendo verso una società senza carta, l'automazione dei documenti tramite IA è la soluzione per renderlo possibile.
Servizi finanziari
Alcune banche e istituzioni finanziarie utilizzano ancora moduli cartacei e PDF per l'apertura di conti o richieste di prestito. Le seguenti attività possono essere automatizzate:
- Onboarding dei clienti
- Reporting finanziario
- Elaborazione delle immagini degli assegni
- Verifica KYC
Assicurazioni
I moduli di richiesta sono ancora su carta e talvolta possono contenere informazioni errate. Molti processi manuali possono essere ottimizzati, ad esempio:
- Elaborazione delle fatture
- Gestione delle richieste di rimborso
- Revisione dei contratti
Immobiliare
Le agenzie immobiliari ricevono lead immobiliari da diverse fonti in formati differenti. Passare in rassegna tutte queste email ed estrarre informazioni chiave come i dettagli degli immobili o le informazioni sull'acquirente richiede tempo.
Estrarre questi lead e inviarli a un CRM immobiliare automaticamente fa risparmiare tempo e denaro.
Parseur: uno strumento leader nell'elaborazione dei documenti con IA
Parseur è uno strumento intelligente per l'elaborazione dei documenti integrato con OCR basato su IA per un'elaborazione più rapida e accurata. Parseur offre una piattaforma di estrazione basata su modelli che non richiede conoscenze di programmazione.
Dispone di modelli predefiniti per diversi settori come consegna di cibo, ricerca di lavoro, Google Alerts e altri ancora.
Confronta Parseur con altri strumenti IDP
Come funziona l'elaborazione documentale basata su IA?
In tre semplici passaggi, puoi creare un flusso di lavoro automatizzato con Parseur. La soluzione IDP prevede un piano gratuito dove puoi creare un account e accedere a tutte le funzionalità.
Passaggio 1: Crea una mailbox in Parseur
Scegli qualsiasi casella di posta in base alle tue esigenze. Puoi anche creare una mailbox personalizzata.
Trascina uno dei tuoi documenti nella mailbox.
Passaggio 2: Il documento verrà elaborato automaticamente
Se hai scelto di creare un modello personalizzato, evidenzia semplicemente i dati che vuoi estrarre e crea i relativi campi dati. Parseur integra anche OCR Zonale e OCR Dinamico per garantire un livello di precisione elevato.
Passaggio 3: Integra Parseur con altre applicazioni
Parseur si integra facilmente con migliaia di strumenti per l'invio dei dati. Puoi utilizzare Zapier, Make oppure Power Automate per esportare dati verso qualsiasi applicazione desiderata.
Tendenze future
L'introduzione dell'IA nell'elaborazione dei documenti ha trasformato il settore migliorando accuratezza, efficienza e produttività. Ha consentito alle organizzazioni di semplificare i processi di gestione documentale, ridurre il lavoro manuale e ottenere il massimo valore dai dati.
Ulteriori letture: Automatizza l'estrazione di PDF con l'IA
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