De Beste Data Entry Software in 2026

Belangrijkste Punten

• Handmatige data entry wordt nog steeds veel gebruikt, maar het kost veel tijd, is foutgevoelig en lastig op te schalen.
• AI-gedreven data entry software transformeert de sector, automatiseert workflows en vermindert fouten.
• Populaire handmatige data entry tools zijn onder andere Microsoft Excel, Google Sheets en Zoho Forms.
• Geautomatiseerde oplossingen zoals Parseur halen data via AI uit documenten en verwerken dit, en integreren naadloos met Zapier, Google Sheets en CRMs.

Ben jij het zat om uren te besteden aan het kopiëren en plakken van data uit documenten, e-mails of formulieren? Handmatige data entry is niet alleen saai—het is ook een enorme verspilling van tijd en middelen. Data entry vormt de ruggengraat van moderne bedrijfsvoering. Bedrijven voeren dagelijks enorme hoeveelheden data in, organiseren en verwerken deze. Maar in 2026 verandert de manier waarop we data verwerken razendsnel.

Het goede nieuws? Automatisering verandert het data entry proces. Stel je voor: geen repetitieve taken meer, minder menselijke fouten én meer tijd voor waardevoller werk. AI-tools maken het mogelijk om data direct te extraheren en te verwerken, en naadloos te koppelen aan software zoals Google Sheets, Excel en CRM's.

Deze gids helpt jou om de beste data entry software in 2026 te vinden. We behandelen handmatige én geautomatiseerde oplossingen, en laten zien hoe je van ouderwetse data entry overstapt op moderne, AI-gedreven efficiëntie. Of je nou een simpele spreadsheet nodig hebt of een krachtig automatiseringstool zoals Parseur — in dit artikel vind je de beste keuzes voor jouw situatie.

Wat is data entry software?

Data entry software helpt jou om informatie sneller en efficiënter in je systemen te krijgen—denk aan klantgegevens, verkooporders of voorraadbeheer. Zie het als een slimme assistent die rommelige data omzet in netjes georganiseerde informatie waar je echt iets mee kunt. Dit varieert van simpele spreadsheets tot geavanceerde AI-gedreven platforms.

Soorten data entry software

Er zijn twee hoofdtypen data entry software:

• Handmatige Data Entry Software – Deze tools vereisen handmatige invoer en organisatie door mensen. Ze zijn handig voor gestructureerde input, maar werken traag en zijn gevoelig voor fouten.

Voorbeelden: Microsoft Excel, Google Sheets, Zoho Forms, Typeform, Airtable.

• Geautomatiseerde Data Entry Software – Deze tools gebruiken AI en automatisering om data te extraheren, verwerken en structureren met zo min mogelijk menselijke moeite. Ze zijn sneller, verminderen fouten en integreren vaak makkelijk met andere systemen.

Voorbeelden: Parseur, UiPath.

Top handmatige data entry software in 2026

Handmatige data entry blijft voor veel organisaties dagelijkse realiteit. Dit betekent vaak het verzamelen van gegevens via traditionele papieren én digitale formulieren.

Een aanzienlijk deel van de bedrijven blijft vertrouwen op handmatige data entry. Zo blijkt uit onderzoek dat 70% van de productiebedrijven nog steeds data handmatig invoert. (Manufacturing Leadership Council)

Microsoft Excel (Beste voor complexe berekeningen & spreadsheets)

Beschrijving: Een krachtige spreadsheetapplicatie van Microsoft die wereldwijd wordt gebruikt voor data-organisatie, analyse en visualisatie.

Functies:

• Geavanceerde formules en functies voor complexe berekeningen.
• Draaitabellen en grafieken voor data-analyse.
• Integratie met andere Microsoft 365 apps.

Voordelen:

• Uitgebreide analysetools.
• Voor veel mensen een vertrouwde interface.
• Uitgebreide maatwerkopties.

Prijs: MS Excel is gratis, maar als je meer wilt, kun je een Microsoft 365-abonnement nemen vanaf $9,99/maand.

Nadelen: Schaalbaarheidsproblemen met grote datasets, gevoelig voor handmatige fouten, beperkte realtime samenwerking in vergelijking met cloud-tools.

Google Sheets (Beste voor cloud samenwerking)

Beschrijving: Een webgebaseerde spreadsheet van Google waarmee je realtime samenwerkt en altijd toegang hebt.

Functies:

• Meerdere gebruikers kunnen tegelijk bewerken.
• Integratie met de Google Workspace apps.
• Cloudopslag en automatisch opslaan.

Voordelen:

• Stimuleert teamwork door realtime updates.
• Altijd toegankelijk vanaf ieder apparaat met internet.
• Gratis voor individuele gebruikers.

Prijs: Gratis voor persoonlijk gebruik; zakelijke plannen vanaf $6/gebruiker/maand.

Nadelen: Kan traag worden bij erg grote datasets en heeft beperkte automatisering en schaalbaarheid.

Zoho Forms (Beste voor gestructureerde formulier-gebaseerde datainvoer)

Beschrijving: Een formulierbouwer waarmee je eenvoudig op maat gemaakte formulieren maakt voor dataverzameling.

Functies:

• Sleep-en-neerzetten formulierbouwer.
• Voorwaardelijke logica voor dynamische formulieren.
• Integratie met Zoho-suite en externe apps.

Voordelen:

• Gebruiksvriendelijke interface.
• Geautomatiseerde workflows.
• Sterke datamanagementmogelijkheden.

Prijs: Plannen vanaf $10/gebruiker/maand.

Nadelen: Vereist nog steeds handmatige data entry en beperkte automatisering.

Typeform (Beste voor enquête- & formulierdataverzameling)

Beschrijving: Een interactieve formulier- en enquêtebouwer, gericht op meer betrokkenheid bij gebruikers.

Functies:

• Conversatievorm ontwerp van formulieren.
• Aanpasbare templates.
• Analyse- en rapportagetools.

Voordelen:

• Hoge respons door aantrekkelijke formats.
• Makkelijk te ontwerpen en lanceren.
• Integreert met veel verschillende applicaties.

Prijs: Gratis basisplan; premium plannen vanaf $25/maand.

Nadelen: Data moet toch nog handmatig worden ingevoerd.

Airtable (Beste voor database-achtige dataorganisatie)

Beschrijving: Een hybride van een spreadsheet en database, biedt flexibele datamanagementopties.

Functies:

• Aanpasbare velden en weergaven.
• Samenwerkingsmogelijkheden.
• Integratie met populaire apps en diensten.

Voordelen:

• Veelzijdige data-organisatie.
• Gebruiksvriendelijke interface.
• Ondersteunt complexe relaties tussen data.

Prijs: Gratis voor individuele gebruikers; premium plannen vanaf $20/gebruiker/maand.

Nadelen: Vereist handmatige data entry en minder automatisering dan geavanceerde tools.

Beperkingen van handmatige data entry tools

Handmatige data entry is berucht om de hoeveelheid tijd die het kost. Uit rapportages blijkt dat meer dan 40% van de werknemers minstens een kwart van hun werkweek kwijt is aan handmatige, repetitieve taken zoals datainvoer. (Smartsheet)

Omdat bedrijven nog altijd talloze uren besteden aan handmatige data entry, is de nood aan slimmere, geautomatiseerde oplossingen groter dan ooit. De juiste software bespaart tijd, voorkomt fouten en stelt teams in staat zich te focussen op strategischer werk.

Bedrijven stappen over op Geautomatiseerde Data Entry Software

Je werkt graag met Excel, Google Sheets of Airtable om data te organiseren en te analyseren. Die tools zijn onmisbaar voor datamanagement, maar het echte probleem zit niet in de organisatie—het zit in het krijgen van data in die systemen.

Denk er eens over na: hoeveel tijd spendeer jij (of je team) aan het knippen en plakken van data uit e-mails, facturen of formulieren in spreadsheets? Het is niet alleen repetitief, het vergroot ook de kans op fouten, misplaatste info en vertraging.

Daar komt data entry automatisering om de hoek kijken—niet om je tools te vervangen, maar als slimme upgrade van je werkproces.

Automatisering kan operationele kosten met 30% tot 50% verlagen, aldus Gartner, waardoor bedrijven hun middelen veel effectiever kunnen besteden. - Gartner

Volgens McKinsey kan automatisering de tijd voor het verzamelen en verwerken van data met tot wel 80% verminderen, waardoor de efficiëntie flink stijgt. - Wishup

Belangrijkste technologieën achter data-automatisering:

• OCR (Optical character recognition): OCR zet afbeeldingen en gescande documenten om naar bewerkbare tekst, waardoor data uit papieren bronnen kan worden gehaald.
• Intelligent document processing (IDP): IDP gebruikt AI en machine learning om data te begrijpen en extraheren uit ongestructureerde documenten zoals facturen of contracten.
• RPA (Robotic process automation): RPA automatiseert data entry taken over meerdere applicaties door menselijke acties na te bootsen en workflows te vereenvoudigen.
• NLP (Natural language processing): NLP haalt waardevolle informatie uit ongestructureerde tekst, zoals e-mails en klantfeedback.

Rapporten tonen aan dat wereldwijde AI-adoptie is gestegen tot 72%, wat een forse toename in interesse en gebruik aangeeft in allerlei sectoren. - McKinsey

De juiste data entry software kiezen voor jouw bedrijf

Met zoveel data entry tools kan kiezen lastig zijn. De beste optie hangt af van jouw behoeften—of je nu een eenvoudige spreadsheet wilt of een data automatiseringstool.

Handmatig versus Geautomatiseerd:

• Bepaal eerst je data entry wensen. Zijn je taken eenvoudig en is menselijke controle nodig, dan kun je uit de voeten met handmatige tools als spreadsheets. Maar bij grote volumes en veel herhaling zijn geautomatiseerde oplossingen onmisbaar. Kijk dus goed naar wat het beste past bij je processen en de schaalbaarheid die je straks nodig hebt.

OCR en documentherkenning:

• Werk je veel met gescande documenten of afbeeldingen? Kies software met goede OCR-mogelijkheden, zodat je data nauwkeurig uit deze bronnen kunt halen en overtikken overbodig wordt.

Integratie-mogelijkheden:

• Controleer of de software gemakkelijk geïntegreerd kan worden met je huidige systemen. Compatibiliteit met je CRM, ERP en andere applicaties is cruciaal voor een goede workflow en automatisering.

Workflow-automatisering:

• Let op de workflow-automatiseringsfuncties van de software. Kun je met de tool data entry processen automatiseren, handwerk verminderen en de efficiëntie verhogen? Kijk of je eenvoudig workflows kunt bouwen én repeterende taken kunt automatiseren.

Blijf Excel, Google Sheets en je favoriete tools gebruiken—automatiseer alleen de data entry!

We zeggen niet dat je Excel of Google Sheets moet loslaten. Je vertrouwt er immers al op voor je data-organisatie. Het probleem zit ‘m niet in de tools—maar in het handmatig invoeren van die gegevens.

Parseur – De Beste Data Entry Software voor AI-gedreven Automatisering

Gebruik je al Google Sheets, Excel of Airtable en wil je direct af van handmatige data entry zonder je werkwijze te veranderen? Dan is Parseur de perfecte oplossing.

Parseur is een AI-gedreven data extractie-tool die data entry vanuit e-mails, PDF's en gescande documenten automatiseert. Ongestructureerde data wordt efficiënt omgezet naar gestructureerde formaten, zodat alles naadloos in je bedrijfsapps terechtkomt.

Michael Levengood, CEO van Rex Marketing in Washington, D.C., prijst vooral Parseur’s AI-functies en custom mapping-opties, waarmee het bedrijf nu uiterst accurate bestanden genereert met minimaal handwerk. Ook roemt hij de klantenservice en ondersteuning, die de overstap soepel maakten.

Zo integreert Parseur met jouw bestaande tools

Eén van Parseur’s grootste krachten is de mogelijkheid om naadloos te koppelen met allerlei populaire zakelijke tools, zodat je krachtige geautomatiseerde workflows bouwt.

Zapier & Make (Workflows automatiseren):

Parseur integreert met Zapier en Make, zodat je geavanceerde workflows kunt automatiseren tussen verschillende applicaties. Zodra Parseur data haalt uit e-mails of documenten, kan dit automatisch acties aansturen bij andere tools, zoals CRM-updates, taken aanmaken in projectmanagementsoftware of notificaties versturen. Zo elimineer je handmatig werk en stroomlijn je processen.

Excel & Google Sheets (Extracties realtime sturen):

Met Parseur kun je geëxtraheerde data direct realtime naar Excel of Google Sheets sturen. Zo zijn je spreadsheets altijd actueel met de nieuwste informatie, en kun je onmiddellijk analyses doen en rapportages maken zonder handmatig data in te voeren. Ideaal voor bedrijven die op spreadsheets vertrouwen voor datamanagement en rapportages.

Voordelen per sector:

• Financieel: Parseur automatiseert het extraheren van factuurdata, zodat je geen handmatige entry meer hebt en fouten in debiteuren en crediteuren voorkomt. Je financiële processen verbeteren, net als je cashflow.
• Logistiek: Parseur haalt orders- en verzenddata uit e-mails en documenten, waardoor je altijd realtime inzicht hebt en je supply chain beter beheert. Dit zorgt voor meer efficiency én tevreden klanten.
• HR: Parseur extraheert kandidaatdata uit cv’s en sollicitaties, waardoor de eerste screening automatisch verloopt en recruiters veel tijd besparen. Hierdoor versnel je het wervingsproces en verbeter je de kwaliteit van je selectie.

Wat zeggen de experts: De toekomst van data entry

We vroegen diverse experts naar hun visie op de grootste uitdagingen bij handmatige data entry, en hoe het vak zich de komende tien jaar zal ontwikkelen. Zij kregen drie vragen:

• Wat zijn de grootste pijnpunten van handmatige data entry waar bedrijven nu nog mee worstelen?
• Hoe denk je dat data entry er over 5-10 jaar uitziet?
• Zal handmatige data entry ooit helemaal verdwijnen?

Dit zeiden zij:

Ongekoppelde databronnen als grootste pijnpunt

"Het grootste pijnpunt dat ik blijf zien is de kloof tussen verschillende databronnen—zoals bedrijven die handmatig data overnemen tussen hun CRM, boekhoudsoftware en spreadsheets. Moderne API's en machine learning verminderen het handmatige werk nu al met zo’n 80% bij mijn klanten, maar volledige automatisering is lastig door ongestructureerde data. Ik verwacht in de toekomst meer AI-assistenten voor complexe taken, zoals handgeschreven notities of data uit e-mails halen, maar wat menselijke controle zal altijd blijven."

— Joshua Odmark, CIO en Oprichter, Local Data Exchange

Problemen met handmatige invoer aanpakken

"Typfouten, ontbrekende data en verkeerde interpretaties van handschriften zorgen vaak voor onnauwkeurige records, wat later tot grotere problemen kan leiden. Veel bedrijven gebruiken nog steeds verouderde data entry methoden door beperkte budgetten of gebrek aan kennis over betere oplossingen."

Bedrijven stappen nu al over op geautomatiseerde data capture tools die de nauwkeurigheid verhogen en de noodzaak tot handmatige input verminderen. Bedrijven die vroeg automatiseren hebben straks een voorsprong; wie vasthoudt aan oude handmatige methodes zal met inefficiëntie blijven worstelen. Handmatige data entry zal niet volledig verdwijnen, maar de rol ervan zal kleiner worden naarmate technologie verbetert."

— Konrad Martin, CEO, Tech Advisors

De voordelen van slimme formulieren

"In samenwerking met onze salesteams zie ik nog steeds dat inconsistente data en tijdrovende controles échte knelpunten zijn bij CRM-updates. We hebben vorige maand slimme formulieren met voorspellende velden geïmplementeerd—dat scheelde ongeveer 40% aan invoertijd én verhoogde de nauwkeurigheid flink. Hoewel AI en automatisering straks het meeste routinewerk gaan overnemen, denk ik dat menselijke inbreng altijd nodig blijft voor complexe beslissingen en kwaliteitscontrole."

— Yarden Morgan, Director of Growth, Lusha

Over data-integriteit

"Eén van de hardnekkige pijnpunten van handmatige data entry is het behoud van data-integriteit tussen allerlei systemen. Dit veroorzaakt vaak grote verschillen bij datamigraties of analyses."

"De komende tien jaar geloof ik dat krachtige IT-infrastructuur en ver ontwikkelde SaaS-oplossingen samen gaan zorgen voor een veelheid aan samenhang, waardoor je dit soort problemen direct kunt tackelen."

— Steve Payerle, President, Next Level Technologies

De rol van AI in zorg-data entry

"Bij Etna Interactive zie ik zorgpraktijken nog altijd eindeloos veel tijd verspillen aan handmatig invoeren, waardoor er dure fouten in patiëntendossiers en declaraties sluipen. Een klant van ons stapte vorige maand over op AI-software en verwerkte data nu 65% sneller, met een nauwkeurigheid van 99,8%."

— Ryan Miller, Founder & CEO, Etna Interactive

Data entry moeheid aanpakken

"Het grootste pijnpunt is niet alleen de tijd die verloren gaat met data entry—het is de mentale moeheid die leidt tot kostbare fouten en lager teammoraal. Bij Easy-Tutor hebben we invoerfouten met 78% verminderd door computer vision en natural language processing om info uit documenten en formulieren automatisch te halen. Volledige automatisering laat nog wel even op zich wachten vanwege edge cases en de nood aan menselijke beoordeling, maar tegen 2030 verwacht ik dat het overgrote deel van data entry gedaan zal worden met AI, augmented reality interfaces en slimme validatie."

— Alexander Liebisch, Founder, TinderProfile

Belangrijkste inzichten van de experts:

• Data-integratie blijft een grote uitdaging; bedrijven vinden het lastig om data uit meerdere platforms te koppelen.
• Automatisering vermindert handmatige invoer tot wel 80%, maar volledige automatisering is nog lastig bij ongestructureerde data.
• AI-tools verbeteren nauwkeurigheid en efficiëntie nu al.
• Handmatige data entry zal nooit helemaal verdwijnen, maar de rol slinkt snel: mensen zijn nodig voor de complexere validatiegevallen en kwaliteitsbewaking.

De toekomst van datamanagement ligt bij automatisering en AI-oplossingen. Naarmate bedrijven meer data verwerken, is vertrouwen op handmatige invoer niet langer houdbaar. AI data-extractie software zoals Parseur biedt een slimmer, sneller en betrouwbaarder alternatief wat tijd en geld bespaart én fouten voorkomt.

Laatst bijgewerkt op 4 december 2025