Handmatige gegevensinvoer - Uitdagingen en oplossingen in 2026

Wat is handmatige gegevensinvoer?

Handmatige gegevensinvoer is de traditionele manier van gegevensinvoer. Deze methode gebruik je om specifieke informatie in te voeren, zoals klantgegevens of productspecificaties. Handmatige gegevensinvoer kan ook worden ingezet als er speciale regels gelden waarvoor controle door een ervaren gebruiker, zoals een auditor of accountant, nodig is.

Data vormt de levensader van elk bedrijf omdat deze wordt gebruikt voor belangrijke beslissingen. Daarom is het belangrijk om gegevens accuraat vast te leggen. Gegevensinvoer is het proces waarbij je informatie invoert of typt in een computer. Deze procedure houdt in dat data direct wordt ingevoerd of verzameld in een computer. Tekst, audio, stilstaande beelden, video’s, of elke andere vorm van gegevens die digitaal opgeslagen kan worden en door een computer verwerkt kan worden, kun je hiermee opslaan en verwerken.

Techopedia definieert gegevensinvoer als het proces van het overzetten van informatie naar een elektronisch medium zoals een computer of ander elektronisch apparaat.

Gebruiken bedrijven nog steeds handmatige gegevensinvoer?

Het antwoord is ja, handmatige gegevensinvoer is nog steeds de realiteit voor veel bedrijven. Voor bedrijven die niet de tijd of middelen hebben om in automatisering te investeren, is handmatige gegevensinvoer vaak de beste optie.

Volgens een enquête uitgevoerd door Plutoshift, gebruikt 48% van de productiebedrijven nog steeds handmatige documenten voor gegevensinvoer.

Enkele redenen waarom bedrijven nog steeds gebruik maken van handmatige gegevensinvoer:

• Kleine bedrijven hebben niet genoeg budget om in geautomatiseerde systemen te investeren
• Bedrijven met weinig klanten vinden het makkelijker en overzichtelijker om data handmatig te beheren
• Sommige bedrijven zijn zich er niet van bewust dat veel van hun gegevensinvoer geautomatiseerd kan worden, of weten niet hoe ze hiermee kunnen beginnen

Toch zouden bedrijven moeten overwegen om in automatisering te investeren, omdat dit op de lange termijn voordelen oplevert (bijvoorbeeld als het bedrijf wil opschalen).

Voorbeelden van handmatige gegevensinvoer

Sommige bedrijven hebben diensten voor gegevensinvoer nodig om klantinformatie in een database te zetten. Andere bedrijven gebruiken het voor gegevensverwerking en administratieve taken waarbij medewerkers informatie handmatig invoeren.

Een ander veelvoorkomend voorbeeld van handmatige gegevensinvoer is het invoeren van verzendinformatie in een database. Denk aan het invullen van de datum, het adres, de naam van de ontvanger en andere informatie over elke zending zodra het pakket binnenkomt. Deze gegevens worden vervolgens bewaard in een database waar ze later kunnen worden opgehaald voor facturatie of om zendingen te volgen gedurende hun volledige levenscyclus.

HR-managers gebruiken handmatige gegevensinvoer vaak om personeelsinformatie vast te leggen zoals aanstellingsdata, functietitels en salarisbedragen. Zo wordt prestatie en aanwezigheid van personeel bijgehouden.

Typen processen voor handmatige gegevensinvoer

Er zijn drie hoofdtypen handmatige gegevensinvoerprocessen:

• Papieren formulieren
• Toetsenbordinvoer
• Scannen

Papieren formulieren: Dit zijn formulieren die je op papier afdrukt en vervolgens met de hand invult. Het ingevulde formulier wordt daarna gescand in het systeem, waar het verder verwerkt en elektronisch opgeslagen kan worden.

Toetsenbordinvoer: Toetsenbordinvoer gebruik je voor taken als het invoeren van tekst, cijfers of datums in een computersysteem. Meestal gebeurt dit via het toetsenbord, maar je kunt ook spraakherkenningssoftware inzetten als iemand beperkte motorische vaardigheden heeft of als er heel veel data snel ingevoerd moet worden. Toetsenbordinvoer vereist veel training en oefening om nauwkeurigheid te waarborgen en zo fouten te voorkomen die kunnen leiden tot omzetverlies of klantontevredenheid.

Scannen: Scannen omvat het gebruik van speciale apparaten om gegevens van gedrukte documenten vast te leggen zodat ze elektronisch in een computersysteem kunnen worden ingevoerd, zonder dat alles met de hand hoeft te worden overgetypt. Scanners zijn er in allerlei vormen en maten, maar worden meestal gebruikt om barcodes en andere machineleesbare symbolen op papieren documenten te scannen.

Uitdagingen van handmatige gegevensinvoerprocessen

Zelfs als handmatige gegevensinvoer bij sommige bedrijven nog steeds gebruikelijk is, mogen de nadelen van dit proces niet genegeerd worden.

1. Handmatige gegevensinvoer is gevoelig voor fouten

Tijdens het invoerproces kunnen er spelfouten, verkeerde opmaak of verkeerde interpretatie van informatie op het scherm ontstaan. Zulke fouten kunnen ertoe leiden dat onjuiste data in je systeem terechtkomt, en tot verwarring bij medewerkers en klanten die foutieve data vanuit jouw systemen krijgen. Meer dan 27,5% van de accountants geeft aan dat data verkeerd wordt ingevoerd binnen hun bedrijf.

2. Fouten bij handmatige gegevensinvoer kosten meer geld

Het acceptabele foutenpercentage bij handmatige gegevensinvoer is meestal 1%. Maar wat gebeurt er als dat percentage hoger wordt? Het kan een bedrijf miljoenen dollars kosten! In 2013 kregen bedrijven in de VS voor $7 miljard aan IRS-boetes, omdat zakelijke inkomsten en medewerkerswaarden verkeerd werden gerapporteerd.

Volgens Gartner is slechte datakwaliteit verantwoordelijk voor gemiddeld $15 miljoen aan verliezen per jaar.

3. Handmatige gegevensinvoer kost veel tijd en is saai

Het spreekt voor zich dat handmatige gegevensinvoer zorgt voor langzame doorlooptijden en veel inspanning vraagt van medewerkers die al deze informatie handmatig moeten invoeren. Zeker tijdens piekmomenten zoals kerst kan het lastig zijn om alles te verwerken. Aangezien dit een routinematige taak is, leidt het tot verveling en ontevredenheid bij medewerkers. Meer dan 40% van de medewerkers geeft aan dat minstens een kwart van hun werkweek opgaat aan gegevensinvoer en repetitieve taken.

Tijd die gaat zitten in dit soort tijdrovende taken, kan beter worden besteed aan productievere werkzaamheden zoals onderzoek, ontwikkeling of business development.

Kan gegevensinvoer geautomatiseerd worden?

Automatisering van gegevensinvoer is een geweldige manier om tijd en geld te besparen. Het is ook een slimme keuze omdat het zorgt voor meer efficiëntie, nauwkeurigheid en productiviteit. Automatisering is een integraal onderdeel geworden binnen veel bedrijven omdat medewerkers zich hierdoor meer kunnen focussen op belangrijker werk dan het invoeren van data in spreadsheets.

Wat is automatisering van gegevensinvoer?

Automatisering van gegevensinvoer is het proces waarbij data wordt omgezet in een leesbaar formaat en automatisch in de database wordt opgeslagen. Daarbij hoort het scannen, verzamelen en verwerken van afbeeldingen van papieren, documenten of andere media tot computerbestanden. Dit staat ook bekend als automatische gegevensvastlegging waarmee je repeterende taken automatiseert. Het kan gecombineerd worden met technologie zoals machine learning, RPA en kunstmatige intelligentie.

Lees meer over het proces van automatisering van gegevensinvoer

Voordelen van geautomatiseerde gegevensinvoerprocessen

Dit proces is absoluut een oplossing voor handmatige gegevensinvoer en biedt veel voordelen:

Verbeterde nauwkeurigheid

Fouten bij gegevensinvoer zorgen voor onnauwkeurige informatie en slechte klantenservice. Geautomatiseerde gegevensverwerking elimineert deze fouten en verhoogt daarmee de nauwkeurigheid van je data. Met automatisering van gegevensinvoer hebben bedrijven een toename van 90% in datanauwkeurigheid ervaren. Hoe nauwkeuriger de data, hoe beter je strategische beslissingen kunt nemen. Geautomatiseerde gegevensinvoer biedt een nauwkeurigheid van 99,959%.

Meer productiviteit

Automatische gegevensinvoer versnelt het werken aan taken (zoals digitalisering van data), waardoor medewerkers zich kunnen richten op creatiever en betekenisvoller werk.

Bijna 72% van de medewerkers zegt dat ze die extra dag per week die ze door automatisering besparen, zouden inzetten voor waardevoller werk voor hun organisatie, en 78% zou zich richten op de meer interessante en belonende aspecten van hun functie volgens Smartsheet.

Minder training nodig

De meeste automatiseringstools voor gegevensinvoer zijn no-code of vereisen zeer weinig handmatige input. Daardoor hoeven medewerkers geen nieuwe systemen of software te leren voor automatisering van gegevensinvoer.

Lagere kosten

Geautomatiseerde systemen zijn vaak goedkoper dan extra medewerkers aannemen of uitbesteden, omdat ze minder initiële investering in hardware en software vragen en minder kosten voor onderhoud zoals licenties en updates op termijn.

Gestroomlijnde bedrijfsvoering tijdens piekdrukte

Seizoensgebonden bedrijven die korte periodes enorme drukte kennen (denk aan een webshop voor Kerstmis of een reisbureau voor de zomervakantie), hebben vaak moeite hun personeelsbestand af te stemmen op de vraag. Automatiseringssoftware voor gegevensinvoer helpt deze bedrijven te stroomlijnen doordat hij pieken in werk moeiteloos kan opvangen.

Use cases van automatisering van gegevensinvoer

Welke branche je ook hebt, automatisering kan een grote rol spelen in het terugdringen van handmatige gegevensinvoertaken. Dit zijn de meest voorkomende situaties waarin automatische gegevensextractie bedrijven helpt.

Automatisering in HR

De HR-afdeling beheert personeelsdossiers en informatie over bijvoorbeeld arbeidsvoorwaarden, salaris en andere belangrijke gegevens rondom personeel. Veel taken hiervan kunnen met gegevensinvoerautomatisering worden geautomatiseerd, waardoor HR-medewerkers meer tijd krijgen voor bijvoorbeeld onboarding of het behandelen van klachten.

Ontdek hoe je personeelsaanvragen automatiseert en sollicitaties uit een LinkedIn-vacature automatisch exporteert.

Automatisering in de zorg

Data is essentieel om betere zorg te bieden en één kleine fout kan het leven van een patiënt kosten. Volgens een studie in Annals of Internal Medicine besteden artsen gemiddeld 16 minuten en 14 seconden aan het invoeren van gegevens in elektronische patiëntendossiers (EPD). Met een automatiseringstool wordt patiëntdata automatisch herkend en toegevoegd, terwijl HIPAA-compliance behouden blijft.

Factuurgegevens automatiseren

Jaarlijks worden er meer dan 11 miljard bonnetjes geprint, wat duur is voor bedrijven. Fouten door mensen kunnen, zoals eerder benoemd, bedrijven veel geld kosten. Met cloud-gebaseerde automatiseringssoftware voor gegevensinvoer neem je al die risico’s en problemen weg. Slimme OCR-tools kunnen het factuurproces stroomlijnen waarbij gegevens uit bonnetjes en facturen automatisch worden uitgelezen en veilig worden opgeslagen in een database.

Top tools voor automatisering van gegevensinvoer

Afhankelijk van jouw situatie vind je talloze automatiseringsoplossingen voor gegevensinvoer om jouw bedrijf te laten groeien. Hieronder de beste data entry apps om te overwegen.

Parseur

Parseur is een krachtige AI parser die direct data uit documenten haalt. De data-extractor is een perfecte tool om handmatig gegevensinvoerwerk te elimineren. Je hebt geen programmeerkennis nodig en je koppelt het moeiteloos aan duizenden andere applicaties.

Recruit CRM

Als HR-professionals hun gegevensinvoer kunnen automatiseren, blijft er meer tijd over voor aandacht aan medewerkers. Met Recruit CRM beheer je kandidaatdata en andere taken op één plek. Het is ook een krachtige cv-parser met AI die het recruitmentproces versnelt.

Zapier

Zapier is een van de populairste automatiseringsoplossingen op de markt. De no-code tool is gekoppeld aan meer dan 4.000 applicaties en heeft een point-and-click integratie-editor. Je bouwt simpele workflows tussen twee of meer apps, waarna de gegevens geautomatiseerd en automatisch verzonden worden. Volgens een Zapier data-rapport uit 2021 maakt automatisering medewerkers gelukkiger en 41% van de 600 ondervraagde Amerikaanse werknemers denkt dat hun carrière sneller zal groeien dankzij automatisering.

Overstappen van handmatige gegevensinvoer naar automatisering

Nu de wereldwijde markt voor data capture naar verwachting tot $3,6 miljard groeit in 2025, is dit hét moment om te profiteren van een geautomatiseerde dataoplossing.

Laatst bijgewerkt op 4 december 2025