Punti Chiave
- L'inserimento manuale dei dati è ancora ampiamente diffuso, ma comporta un elevato dispendio di tempo, è soggetto a errori e difficilmente scalabile.
- Il software di inserimento dati alimentato dall'intelligenza artificiale sta trasformando il settore, automatizzando i flussi di lavoro e riducendo gli errori.
- Tra i più diffusi strumenti di inserimento dati manuale figurano Microsoft Excel, Google Sheets e Zoho Forms.
- Soluzioni automatizzate come Parseur estraggono ed elaborano i dati tramite l'IA, integrandosi perfettamente con Zapier, Google Sheets ed i CRM.
Siete stanchi di dedicare ore a copiare e incollare dati da documenti, email o moduli? L'inserimento manuale dei dati non è solo tedioso, ma rappresenta anche un enorme spreco di tempo e risorse. L'inserimento dati è la spina dorsale delle moderne operazioni aziendali. Le aziende inseriscono, organizzano ed elaborano grandi quantità di dati su base quotidiana. Ma nel 2026, il modo in cui gestiamo i dati si sta evolvendo rapidamente.
La buona notizia? L'automazione sta cambiando il processo di inserimento dati. Immaginate di eliminare le attività ripetitive, ridurre gli errori umani e liberare tempo per attività di maggior valore. Gli strumenti alimentati dall’intelligenza artificiale permettono alle aziende di estrarre ed elaborare dati istantaneamente, integrandosi senza problemi con software come Google Sheets, Excel e i sistemi CRM.
Questa guida vi aiuterà a orientarvi tra i migliori software di inserimento dati nel 2026. Analizzeremo soluzioni manuali e automatizzate, dimostrando come le aziende possano passare dall'inserimento dati tradizionale all’efficienza moderna alimentata dall’IA. Che abbiate bisogno di un semplice foglio di calcolo o di un potente strumento di automazione come Parseur, questo articolo elencherà le migliori opzioni per aiutarvi a trovare la soluzione più adatta alle vostre esigenze.
Cos'è un software di inserimento dati?
Il software di inserimento dati vi aiuta a inserire le informazioni nei vostri sistemi in modo più efficiente, che si tratti di dati dei clienti, ordini di vendita o registri di inventario. Pensatelo come un assistente intelligente che vi aiuta a trasformare dati disordinati in informazioni organizzate e utilizzabili. Questi strumenti possono variare da semplici fogli di calcolo a piattaforme avanzate alimentate dall'intelligenza artificiale.
Tipi di software di inserimento dati
Esistono due principali categorie di software di inserimento dati:
- Software di inserimento dati manuale – Questi strumenti richiedono l'intervento umano per organizzare e archiviare i dati. Sono utili per l'inserimento strutturato, ma possono essere lenti e soggetti a errori.
Esempi: Microsoft Excel, Google Sheets, Zoho Forms, Typeform, Airtable.
- Software di inserimento dati automatizzato – Questi strumenti utilizzano IA e automazione per estrarre, elaborare e strutturare i dati con il minimo sforzo umano. Sono più veloci, riducono gli errori e si integrano con altri sistemi.
Esempi: Parseur, UiPath.
I migliori software di inserimento dati manuale nel 2026
L'inserimento manuale dei dati rimane una pratica comune in molte organizzazioni. Spesso implica la raccolta dei dati mediante moduli cartacei o digitali tradizionali.
Una parte significativa delle aziende continua a utilizzare metodi di inserimento dati manuale. Ad esempio, un recente sondaggio ha rivelato che il 70% dei produttori raccoglie ancora i dati manualmente. (Manufacturing Leadership Council)
Microsoft Excel (Ideale per calcoli complessi e fogli di calcolo)
Descrizione: Una potente applicazione per fogli di calcolo di Microsoft, ampiamente utilizzata per organizzare, analizzare e visualizzare dati.
Caratteristiche:
- Formule e funzioni avanzate per calcoli complessi.
- Tabelle pivot e grafici per l’analisi dei dati.
- Integrazione con altre applicazioni della suite Microsoft 365.
Pro:
- Strumenti analitici completi.
- Interfaccia familiare a molti utenti.
- Ampie opzioni di personalizzazione.
Prezzo: MS Excel è gratuito, ma per maggiori opzioni è possibile sottoscrivere Microsoft 365, a partire da $9,99/mese.
Contro: Problemi di scalabilità con grandi set di dati, soggetto a errori manuali, collaborazione in tempo reale limitata rispetto alle opzioni cloud.
Google Sheets (Ideale per collaborazione in cloud)
Descrizione: Un foglio di calcolo web-based di Google che consente la collaborazione e l’accessibilità in tempo reale.
Caratteristiche:
- Modifica simultanea da parte di più utenti.
- Integrazione con Google Workspace.
- Archiviazione cloud con salvataggio automatico.
Pro:
- Facilita il lavoro di squadra con aggiornamenti in tempo reale.
- Accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a internet.
- Gratuito per uso personale.
Prezzo: Gratuito per uso personale; i piani business partono da $6/utente/mese.
Contro: Può risultare lento con set di dati molto grandi e presenta una scalabilità e automazione limitate.
Zoho Forms (Ideale per l’inserimento dati strutturato tramite moduli)
Descrizione: Un generatore di moduli che consente la creazione di form personalizzati per la raccolta dei dati.
Caratteristiche:
- Generatore drag-and-drop di moduli.
- Logica condizionale per moduli dinamici.
- Integrazione con la suite Zoho e app di terze parti.
Pro:
- Interfaccia semplice e intuitiva.
- Flussi di lavoro automatizzati.
- Solide capacità di gestione dati.
Prezzo: I piani partono da $10/utente/mese.
Contro: Richiede comunque l'inserimento manuale dei dati e offre automazione limitata.
Typeform (Ideale per la raccolta di dati tramite sondaggi e moduli)
Descrizione: Un generatore di moduli e sondaggi interattivo progettato per aumentare il coinvolgimento degli utenti.
Caratteristiche:
- Moduli a design conversazionale.
- Template personalizzabili.
- Strumenti di analisi e reportistica.
Pro:
- Alti tassi di risposta grazie a formati coinvolgenti.
- Facile da progettare e lanciare.
- Si integra con varie applicazioni.
Prezzo: Piano base gratuito; i piani premium partono da $25/mese.
Contro: I dati devono ancora essere inseriti manualmente.
Airtable (Ideale per l’organizzazione dati in stile database)
Descrizione: Un ibrido tra foglio di calcolo e database, offre una gestione dati flessibile.
Caratteristiche:
- Campi e visualizzazioni personalizzabili.
- Strumenti di collaborazione.
- Integrazione con app e servizi popolari.
Pro:
- Organizzazione dati versatile.
- Interfaccia user-friendly.
- Supporta relazioni complesse tra dati.
Prezzo: Gratuito per gli utenti privati; piani premium a partire da $20/utente/mese.
Contro: Richiede inserimento manuale dei dati e offre meno automazione rispetto agli strumenti avanzati.
Limiti degli strumenti di inserimento dati manuale
L'inserimento manuale dei dati è particolarmente dispendioso in termini di tempo. Le ricerche mostrano che oltre il 40% dei lavoratori dedica almeno un quarto della propria settimana lavorativa ad attività ripetitive e manuali come l'inserimento dati. (Smartsheet)
Con le aziende che impiegano ancora innumerevoli ore all’inserimento manuale dei dati, la necessità di soluzioni automatizzate e intelligenti è più forte che mai. Il software giusto può farvi risparmiare tempo, ridurre gli errori e consentire al vostro team di focalizzarsi su attività più strategiche.
Le aziende stanno passando al software di inserimento dati automatizzato
Ti piace usare Excel, Google Sheets o Airtable per organizzare e analizzare dati. Questi strumenti sono essenziali per la gestione delle informazioni, ma la vera sfida non è nell’organizzazione: sta nell’immettere i dati.
Pensaci: quanto tempo tu o il tuo team dedicate a copiare e incollare dati da email, fatture o moduli nei fogli di calcolo? Non solo è ripetitivo, ma aumenta anche il rischio di errori umani, perdite di dati e ritardi.
Qui entra in gioco l’automazione dell’inserimento dati: non come sostituto dei tuoi strumenti, ma come un upgrade di come li usi.
L'automazione può ridurre i costi operativi fino al 30%-50% secondo Gartner, consentendo alle aziende di allocare le risorse più efficacemente. - Gartner
Secondo un rapporto McKinsey, l'automazione può ridurre il tempo dedicato alla raccolta ed elaborazione dei dati fino all’80%, migliorando notevolmente l’efficienza generale. - Wishup
Le tecnologie chiave che guidano l’automazione dei dati includono:
- OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri): OCR converte immagini e documenti scansionati in testo modificabile, consentendo l’estrazione di dati da fonti cartacee.
- Elaborazione Intelligente dei Documenti (IDP): IDP utilizza IA e machine learning per comprendere ed estrarre dati da documenti non strutturati, come fatture e contratti.
- RPA (Automazione Robotica dei Processi): RPA automatizza le attività di inserimento dati su molteplici applicazioni, imitando le azioni umane per semplificare i flussi di lavoro.
- NLP (Elaborazione del Linguaggio Naturale): NLP estrae informazioni significative da testo non strutturato, come email e feedback dei clienti.
Secondo i rapporti, l’adozione dell’IA ha raggiunto il 72% a livello globale, registrando un notevole aumento di interesse e implementazione in molti settori. - McKinsey
Scegliere il miglior software di inserimento dati per la tua azienda
Con così tanti strumenti per l’inserimento dati disponibili, scegliere quello giusto può essere difficoltoso. La scelta migliore dipende dalle esigenze della tua azienda: hai bisogno di una semplice soluzione basata su fogli di calcolo o di uno strumento di automazione dei dati?
Manuale vs. Automatico:
- Inizia valutando le tue necessità di inserimento dati. Se hai compiti semplici e che richiedono supervisione umana, gli strumenti manuali come i fogli di calcolo possono bastare. Tuttavia, per attività ripetitive ad alto volume sono indispensabili soluzioni automatizzate. Determina quale approccio sia più in linea con i processi e gli obiettivi di scalabilità futura della tua attività.
OCR e riconoscimento documentale:
- Se la tua azienda gestisce documenti o immagini scansionate, le funzionalità OCR sono essenziali. Verifica che il software possa estrarre con precisione i dati, riducendo la necessità di trascrizione manuale.
Capacità di integrazione:
- Assicurati che il software si integri facilmente con il tuo stack tecnologico esistente. La compatibilità con CRM, ERP e altre applicazioni è cruciale per un flusso dati fluido e per l’automazione dei processi.
Automazione dei flussi di lavoro:
- Esplora le funzionalità di automazione offerte dal software. Può automatizzare i processi di inserimento dati, ridurre l’intervento manuale e migliorare l’efficienza? Cerca la capacità di creare flussi di lavoro rapidi e di automatizzare task ripetitivi.
Continua a usare Excel, Google Sheets e i tuoi strumenti preferiti—Automatizza solo l’inserimento dati
Non ti suggeriamo di smettere di utilizzare Excel o Google Sheets. Ti affidi già a questi strumenti per tracciare e organizzare i dati. Il problema non sono i tuoi strumenti, ma l’inserimento manuale dei dati che ti rallenta.
Parseur – Il miglior software di inserimento dati per l’automazione alimentata dall'IA
Se già usi Google Sheets, Excel o Airtable e desideri eliminare l’inserimento manuale dei dati senza sconvolgere i tuoi processi, Parseur è la scelta ideale.
Parseur è uno strumento di estrazione dati alimentato dall’intelligenza artificiale, progettato per automatizzare l’inserimento dati da email, PDF e documenti scansionati. Converte efficientemente dati non strutturati in formati strutturati, integrandosi senza problemi con le applicazioni aziendali.
Michael Levengood, CEO di Rex Marketing a Washington, D.C., ha elogiato la funzionalità AI e le capacità di mappatura personalizzata di Parseur, che permettono una generazione di file altamente accurata con un intervento manuale minimo. Ha inoltre sottolineato l’eccellente assistenza clienti e supporto, che hanno reso l’adozione senza difficoltà.
Come Parseur si integra con i tuoi strumenti attuali
Uno dei punti di forza di Parseur è la possibilità di integrarsi senza soluzione di continuità con numerosi strumenti aziendali popolari, permettendoti di creare workflow automatizzati robusti.
Zapier & Make (Automazione dei workflow):
Le integrazioni di Parseur con Zapier e Make ti consentono di automatizzare workflow complessi tra più applicazioni. Quando Parseur estrae dati da email o documenti, può attivare automaticamente azioni in altre app, come aggiornare record CRM, creare task nella gestione progetti o inviare notifiche. Questo elimina il trasferimento manuale dati e migliora i processi aziendali.
Excel & Google Sheets (Invio dati estratti in tempo reale):
Parseur permette di inviare i dati estratti direttamente a Excel o Google Sheets in tempo reale. Garantisce che i tuoi fogli siano sempre aggiornati con le informazioni più recenti, permettendoti analisi dati e reportistica senza dover inserire manualmente i dati. Questa funzionalità è particolarmente utile per le aziende che si affidano ai fogli di calcolo per la gestione e il reporting dati.
Vantaggi specifici per settore:
- Finanza: Parseur automatizza l’estrazione dati da fatture, elimina l’inserimento manuale e riduce gli errori in contabilità fornitori e clienti. Questo migliora i processi finanziari e la gestione del cash flow.
- Logistica: Parseur automatizza l’estrazione dei dati di ordini e spedizioni da email e documenti, consentendo tracciamento in tempo reale e una gestione snella della supply chain. Migliora così efficienza operativa e soddisfazione clienti.
- Risorse Umane: Parseur estrae dati dei candidati da CV e application, automatizzando lo screening iniziale e risparmiando tempo ai recruiter. Questo accelera il recruiting e migliora la qualità della selezione.
Sentiamo gli esperti: il futuro dell’inserimento dati
Abbiamo interpellato esperti del settore per conoscere la loro opinione sulle maggiori sfide dell’inserimento manuale dei dati e sulle prospettive per il prossimo decennio. Hanno risposto a tre domande chiave:
- Quali sono i principali punti dolenti dell’inserimento manuale dei dati che le aziende affrontano ancora oggi?
- Come pensi che sarà l'inserimento dati tra 5-10 anni?
- L’inserimento manuale dei dati scomparirà mai del tutto?
Ecco cosa ci hanno risposto:
Il grande tema dell’integrazione tra le fonti dati
"Il punto dolente che vedo di frequente è la mancanza di connessione tra fonti dati diverse – come quando le aziende copiano dati manualmente tra CRM, software contabili e fogli Excel. Le API moderne e il machine learning stanno già riducendo l’inserimento manuale di circa l’80% nei flussi operativi dei miei clienti, anche se l’automazione totale è ancora insidiosa a causa dei formati di dati non strutturati. In prospettiva, credo che vedremo assistenti AI sempre più verticali capaci di gestire compiti complessi, come leggere appunti scritti a mano o estrarre dati dalle email, ma ci sarà sempre bisogno di una supervisione umana."
— Joshua Odmark, CIO e Founder, Local Data Exchange
Le sfide degli errori manuali
"Errori come refusi, dati mancanti e l’interpretazione errata di note scritte a mano portano spesso a informazioni inesatte che possono causare problemi più grandi in futuro. Molte aziende utilizzano ancora sistemi di inserimento dati obsoleti, sia per motivi di budget che di scarsa conoscenza delle alternative."
Le aziende si stanno già spostando verso strumenti di acquisizione dati automatica che migliorano l’accuratezza e riducono l’intervento manuale. Chi adotterà presto l’automazione avrà un vantaggio competitivo tangibile, mentre chi resterà ancorato ai vecchi metodi dovrà fronteggiare inefficienze crescenti. L’inserimento manuale dei dati forse non scomparirà mai del tutto, ma il suo peso continuerà a ridursi con il progresso tecnologico."
— Konrad Martin, CEO, Tech Advisors
I vantaggi dei moduli smart
"Lavorando coi nostri team di vendita ho notato che la non uniformità dei formati dati e la validazione manuale restano grandi colli di bottiglia per gli aggiornamenti nel CRM. Solo il mese scorso, abbiamo implementato moduli smart con campi predittivi, riducendo del 40% il tempo di inserimento dati e aumentando di molto la precisione dei dati. Mentre AI e automazione gestiranno gran parte delle attività di data entry routinarie nei prossimi anni, credo che il tocco umano resterà cruciale per decisioni complesse e per mantenere elevati standard qualitativi."
— Yarden Morgan, Director of Growth, Lusha
Questione di integrità del dato
"Uno dei problemi cronici dell’inserimento manuale dati è mantenere la coerenza del dato su stack tecnologici diversi, portando spesso a discrepanze durante le migrazioni o l’analisi."
"Nel prossimo decennio, penso che l’integrazione tra una solida infrastruttura IT e le nuove soluzioni SaaS porterà a sistemi di gestione dati sempre più coesi, affrontando questi problemi direttamente."
— Steve Payerle, President, Next Level Technologies
Il ruolo dell’IA nella sanità
"Da Etna Interactive, vedo studi medici sprecare ore su inserimenti manuali di dati, spesso con errori costosi per cartelle pazienti e assicurazioni. Solo il mese scorso un nostro cliente è passato dal manuale ad un software AI, riducendo del 65% i tempi di processamento dati e migliorando la precisione al 99,8%."
— Ryan Miller, Founder & CEO, Etna Interactive
Combattere la fatica del data entry
"Il più grande punto dolente non è solo il tempo dedicato al data entry, ma la fatica mentale che porta ad errori costosi e ad abbassare la motivazione dei team. Da Easy-Tutor, abbiamo ridotto del 78% gli errori di data entry grazie alla computer vision e al NLP per estrarre automaticamente info da documenti e moduli. Anche se l’automazione totale non è dietro l’angolo, mi aspetto che entro il 2030 la maggior parte del data entry verrà gestita da una combinazione di IA, interfacce AR e sistemi smart di validazione."
— Alexander Liebisch, Founder, TinderProfile
Punti chiave dagli esperti:
- L’integrazione dei dati resta una grande sfida: le aziende fanno fatica a unificare i dati su più piattaforme.
- L’automazione riduce l’inserimento manuale anche dell’80%, ma l’automazione totale è complessa per i dati non strutturati.
- Gli strumenti AI stanno già migliorando l’accuratezza e l’efficienza dei dati.
- L’inserimento manuale non sparirà, ma il suo ruolo si ridurrà progressivamente e la supervisione umana si concentrerà sui casi complessi e sulla validazione finale.
Il futuro della gestione dati è rappresentato da automazione e soluzioni basate sull’intelligenza artificiale. Man mano che le aziende dovranno gestire volumi di dati sempre maggiori, affidarsi all’inserimento manuale non sarà più sostenibile. Il software di estrazione dati AI come Parseur offre un metodo più intelligente, rapido e affidabile per elaborare dati, risparmiando tempo, costi e migliorando la precisione.
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