Wie Sie die richtige Dokumentenverarbeitungssoftware auswählen

Wichtigste Erkenntnisse

• Starten Sie mit Ihrem Bedarf: Identifizieren Sie, wo Ihre Dokumente liegen, wer sie bearbeitet und an welche nachgelagerten Systeme sie angebunden werden, bevor Sie Tools auswählen.
• Fokussieren Sie auf Kernfunktionen: Hochpräzise OCR, KI-basierte Extraktion, No-Code-Template-Builder und Echtzeit-Integrationen sind unverzichtbar.
• Achten Sie auf Warnsignale: Vermeiden Sie Tools mit Programmierpflicht, fehleranfälligen Layout-Abhängigkeiten, fehlender Retry-Logik oder mangelhaftem Support.

Warum die Softwarewahl heute wichtiger ist als je zuvor

Die richtige Dokumentenverarbeitungssoftware zu wählen, ist eine Entscheidung mit hoher Tragweite: Mitarbeiter verbringen im Schnitt 30 % ihrer Zeit mit der Suche und manuellen Erfassung von Dokumentendaten (The ECM Consultant). Eine Fehlentscheidung kann Ihr Team in Fehlern versinken lassen, Genehmigungsprozesse verlangsamen und zu versäumten Fristen führen.

In diesem Kaufberater 2026 führen wir Sie in einer bewährten Drei-Schritt-Reise zur idealen Lösung für Ihr Unternehmen:

1. Ihre Anforderungen definieren: Ermitteln Sie, wo Ihre Dokumente sich befinden, wer sie verwaltet und wie die extrahierten Daten weitergegeben werden sollen.
2. Kernfunktionen evaluieren: Vergleichen Sie die OCR-Genauigkeit, KI-basierte Extraktion, No-Code-Templates und Integrationsmöglichkeiten.
3. Anbieter bewerten: Stellen Sie die richtigen Fragen zu Uptime, Sicherheit, Roadmap und Support, um einen Partner und nicht nur ein Produkt auszuwählen.

So straffen Sie Ihre Auswahl, vermeiden Ratespiele und investieren gezielt in eine Dokumentenautomatisierung, die echten Mehrwert erzeugt.

Xerox hat herausgefunden, dass 46 % der Mitarbeiter in kleinen und mittleren Unternehmen täglich Zeit durch ineffiziente papierbasierte Prozesse verlieren. Das zeigt, wie schlechte Softwareentscheidungen erhebliche tägliche Betriebskosten verursachen können.

Wir zeigen Ihnen im Folgenden auch, wie Parseur Teams höchste Flexibilität, Genauigkeit und Benutzerfreundlichkeit bei der Automatisierung ohne Komplexität ermöglicht.

Sind Sie neu beim Thema Dokumentenautomatisierung oder möchten sich vorab orientieren? Wir empfehlen unseren Leitfaden zur Dokumentenverarbeitung.

Definieren Sie Ihre Dokumenten-Use Cases zuerst

Bevor Sie Software bewerten, analysieren Sie genau, welche Dokumente Sie automatisieren möchten und wo diese aktuell liegen. Nutzen Sie die Checkliste unten, um sich einen Überblick zu verschaffen.

Laut Bitkom wickeln bei 75 % der befragten Organisationen mehr als die Hälfte der Geschäftsprozesse weiterhin papierbasiert ab. Die Wahl des richtigen Tools hängt stark davon ab, mit welchen Dokumenttypen Sie arbeiten und wie sie in Ihre bestehenden Workflows passen.

Fragen Sie sich:

• Welche Dokumentarten verarbeiten Sie? (z. B. Rechnungen, Formulare, Quittungen, Rechtsdokumente)
• Wie gelangen diese Dokumente zu Ihnen? (E-Mail, Scan, App-Upload etc.)
• Welches Ziel verfolgen Sie? (Datenextraktion, Freigabeworkflows, Reporting usw.)
• In welchem Format benötigen Sie die Ausgabe? (Excel, JSON, API-ready etc.)

Klarheit in diesen Punkten hilft Ihnen, eine Lösung zu wählen, die zu Ihren Zielen passt, statt später Workarounds zu benötigen.

Schnell-Checkliste zu Ihren Anforderungen:

• Verarbeiten Sie gescannte PDFs?
• Brauchen Sie Integration mit Excel, Google Sheets oder einem CRM?
• Ist mehrsprachiges OCR für Ihren Betrieb relevant?
• Haben Ihre Dokumente ein konsistentes Layout oder variieren sie häufig?
• Benötigen Sie Echtzeitverarbeitung oder Batch-Uploads?

Das Verständnis Ihrer Use Cases grenzt nicht nur die Optionen ein, sondern legt auch den Grundstein für langfristigen Erfolg. Wenn Ihr Unternehmen in einer spezifischen Branche wie Finanzen oder Logistik tätig ist, lohnt es sich, Tools mit spezieller Unterstützung für diese Dokumenttypen zu prüfen.

Noch unsicher? Erfahren Sie, wie Dokumentenverarbeitung beispielsweise in der Finanzbranche eingesetzt wird oder stöbern Sie in unserer Use-Case-Bibliothek.

Tipp: Treffen Sie bei Engpässen bei der Dokumentenerfassung, etwa feststeckende Dokumente in E-Mails oder versteckte Dateien auf Laufwerken, auf Herausforderungen, finden Sie Lösungen in unseren Häufigen Herausforderungen bei der Dokumentenverarbeitung, um den Eingangsprozess zu optimieren.

Wichtige Funktionen bei der Wahl von Dokumentenverarbeitungstools

Wenn Ihre Use Cases klar sind, identifizieren Sie im nächsten Schritt Funktionen, die Ihre Workflows optimal unterstützen. Nicht jede Lösung ist gleich – achten Sie auf die folgenden entscheidenden Merkmale:

OCR-Genauigkeit und Multi-Format-Unterstützung

Das Herzstück jeder Dokumentenmanagementlösung ist Optical Character Recognition (OCR). Gute Software sollte:

• Zuverlässige Texterkennung in Scans, PDFs und E-Mails bieten
• Unscharfe, gedrehte oder handschriftliche Dokumente verarbeiten können
• Viele Dateiformate, auch HTML-Anhänge, unterstützen

KI-gestützte Datenerfassung

Mit KI kann Software mehr als nur Text lesen. Sie kann:

• Datenpunkte wie Datum, Beträge und IDs ohne Templates erkennen
• Sich an veränderte Layouts anpassen, etwa Rechnungen verschiedener Lieferanten
• Mit intelligenter Felderkennung die manuelle Regelanlage reduzieren

Template-Erstellung ohne Digital-Know-how

Nicht jedes Team hat Entwickler. Eine Umgebung ohne Digital-Know-how ermöglicht:

• Point-and-Click zur Template-Erstellung
• Business-Teams pflegen und aktualisieren Extraktionslogik eigenständig
• Kürzere Einrichtungszeiten und weniger IT-Abhängigkeit

Mehrsprachige Unterstützung

Globale Teams arbeiten häufig mit Dokumenten in mehreren Sprachen. Ihr Tool sollte:

• OCR in vielen Sprachen unterstützen
• Internationale Zeichen und Formate erkennen
• Über Sprachvarianten hinweg konsistente Genauigkeit bieten

Integrationen

Ihre Dokumentendaten müssen in andere Systeme übergehen. Achten Sie auf:

• Direkte Integrationen mit Google Sheets, Excel, CRMs und Datenbanken
• Unterstützung für Automatisierungsplattformen wie Zapier, Make oder Power Automate
• Bonus: Native API-Zugänge und Webhooks für Echtzeit-Workflows

Sicherheit und Compliance

Schutz sensibler Daten ist Pflicht. Die Software sollte ermöglichen:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für alle Dokumente
• Anpassbare Aufbewahrungsrichtlinien
• Zertifizierungen wie SOC 2 oder ISO sowie Transparenz zur Uptime

Warnsignale, die Sie bei der Auswahl meiden sollten

Die falsche Wahl bei Dokumentenverarbeitungssoftware führt zu unterbrochenen Workflows, geringer Genauigkeit und steigender manueller Arbeit. Studien von Titan Framework zeigen, dass 15–20 % der Rechnungen weiterhin manuelle Nachbearbeitung benötigen, selbst mit automatisierten Verarbeitungssystemen. Das kann die Produktivität bremsen und erschwert die effektive Skalierung der Automatisierung. Damit Sie gängige Fehler vermeiden, hier die wichtigsten Warnhinweise:

Regelerstellung benötigt Programmierkenntnisse

Benötigt ein Tool Entwickler-Unterstützung, um Parsingregeln oder Templates zu erstellen, schränkt das die Zugänglichkeit für Business-Nutzer ein und verzögert die Einführung.

Kein Fallback bei fehlgeschlagener Extraktion

Fehlt ein Rückfallmechanismus oder Alarmsystem, bleiben fehlgeschlagene Extraktionen oft unbemerkt. Das führt zu Datenverlust oder Verzögerungen.

Fehlende Integrationsoptionen

Fehlen native Integrationen oder Exportfunktionen, sind Teams auf manuelle Prozesse angewiesen – Automatisierung bleibt Stückwerk.

Ausschließlich Template-Systeme, die bei Layout-Änderung versagen

Starre, rein template-basierte Tools scheitern oft schon bei kleinsten Format-Anpassungen und benötigen laufende Wartung.

Schlechter Support und Onboarding

Mangelt es an Dokumentation, schnellem Support oder Onboarding, können Teams nicht effizient starten.

Sie wollen wissen, was passiert, wenn diese Warnzeichen ignoriert werden? Lesen Sie unseren Artikel zu Herausforderungen in der Dokumentenverarbeitung für Praxisbeispiele und tiefere Einblicke.

Anbieter evaluieren: Die richtigen Fragen stellen

Haben Sie Ihre Tool-Liste eingegrenzt, prüfen Sie Anbieter gezielt auf ihre Passgenauigkeit. Die richtigen Fragen helfen, spätere Hürden zu vermeiden und langfristige Ziele abzusichern. Stellen Sie insbesondere diese Fragen:

Welche OCR-Engine nutzen Sie (Google Vision, Tesseract, proprietär)?

Die OCR-Engine entscheidet, wie gut das Tool mit verschiedenen Dokumenttypen und -qualitäten umgeht. Manche Engines sind auf Scans oder bestimmte Sprachen spezialisiert – wissen Sie also, worauf die Extraktion basiert.

Wie handhabt Ihr Tool unerwartete Layouts?

Dokumente folgen nicht immer festen Strukturen. Eine starke Lösung passt sich Variationen an, ohne zu versagen oder laufend Anpassungen zu verlangen. Fragen Sie, ob KI oder Fallbackmethoden bei Layout-Änderungen zum Einsatz kommen.

Werden regelbasierte UND KI-Parsing unterstützt?

Beides bietet Flexibilität. Regelbasierte Templates eignen sich bestens für strukturierte Dokumente, während KI-Parsing bei halb-strukturierten oder unvorhersehbaren Formaten punktet. Die richtige Kombination sorgt für Präzision und Steuerbarkeit.

Wie hoch ist die durchschnittliche Extraktionsgenauigkeit?

Anbieter sollten Ihre Genauigkeitskennzahlen offenlegen. Hohe Präzision (i.d.R. 90 % oder mehr) reduziert Nacharbeit und steigert den Automatisierungs-ROI. Noch besser, falls Confidence Scores oder Audit Trails angeboten werden.

Kann ich ohne Entwickler integrieren?

Low-Code oder Lösungen ohne Digital-Know-how ermöglichen schnelles Setup und Wartung durch Business-Teams. Achten Sie auf Drag-and-Drop, vorgefertigte Konnektoren (wie Zapier oder Make) sowie klare Dokumentation.

Wie steht es um Uptime und Retry-Logik?

Ausfälle oder fehlerhafte Zustellung schaden Ihrem Betrieb. Der Anbieter sollte eine hohe Uptime (99,9 % oder mehr) und automatische Wiederholungen bei Fehlversuchen bieten – für Zuverlässigkeit bei Skalierung.

Wie sieht die Roadmap für KI-/ML-Weiterentwicklungen aus?

Warum Parseur alle entscheidenden Anforderungen erfüllt

Bei der Auswahl von Dokumentenverarbeitungstools brauchen Sie eine Plattform mit starker Performance, Flexibilität und langfristiger Zuverlässigkeit. Parseur baut auf einer KI-basierten Grundlage auf, um eine intuitive, skalierbare Lösung für echte Business-Anforderungen zu liefern.

KI-First Parsing mit Custom-Templates

Das Parseur-Kernsystem nutzt fortschrittliche KI zur automatischen Datenextraktion aus jedem Dokumentenlayout – ganz ohne manuelle Regeln. Sie können eigene Templates in Minuten erstellen, um bei wiederkehrenden Dokumenten höchste Genauigkeit zu erzielen. Dieser hybride Ansatz vereint die Schnelligkeit und Anpassungsfähigkeit von KI mit voller Kontrolle für spezifische Extraktionsanforderungen.

Kein technisches Wissen erforderlich

Nutzer erstellen Parsing-Templates mit Point-and-Click-Werkzeugen. KI-Vorschläge beschleunigen die Template-Erstellung – ideal für Business-Teams ohne Programmierkenntnisse.

Breiter Dokument- & Sprachsupport

Parseur importiert E-Mails, PDFs (auch gescannte Dokumente), Anhänge, HTML und weitere Dateitypen. Die OCR-Engine unterstützt über 60 Sprachen und in manchen Fällen sogar Handschrift.

Integrationen und Echtzeitübertragung

Parseur verbindet sich mit über tausend Anwendungen via Zapier, Make, Power Automate und Webhooks für sofortige Datenübertragung. Exporte nach Excel, Google Sheets, JSON oder CSV sind ebenfalls direkt möglich.

Zuverlässigkeit bei Skalierung

Parseur bietet Branchen-Uptime (99,9 %+) mit Retry-Logik und Redundanz für doppelte Sendungen, um Datenverlust zu vermeiden. Millionen Dokumente pro Monat – Skalierung ist von Beginn an integriert.

Kosteneinsparungen

Im Schnitt sparen Parseur-Kunden etwa 189 Stunden manueller Dateneingabe pro Monat, was einer Reduktion von 98 % und mehr als 90.000 USD jährlich entspricht.

Parseur kombiniert KI-First Parsing, benutzerfreundlichen Template-Builder, mehrsprachiges OCR, Echtzeit-Integrationen, Zuverlässigkeit und Sicherheit – die starke Wahl für alle, die eine zukunftsfähige Lösung suchen.

Setzen Sie auf eine Lösung, die mit Ihnen wächst

Die Wahl der richtigen Dokumentenverarbeitungssoftware ist nicht nur eine technische, sondern auch eine strategische Entscheidung – ein Investment in die Effizienz, Datenqualität und Skalierbarkeit Ihres Unternehmens. Organisationen, die intelligente Dokumentenverarbeitung einsetzen, reduzieren ihre manuelle Arbeit um 25–40 %, so ITech.

Die richtige Plattform sollte Ihre Workflows vereinfachen, verschiedene Dokumenttypen abdecken und sich einfach mit bestehenden Tools verbinden lassen. Ebenso wichtig: Zuverlässigkeit, Compliance, eine intuitive Einrichtung und schnelle Ergebnisse ohne IT-Aufwand.

Parseur vereint all diese Qualitäten. Dank Hybrid-Parsing, flexiblen Templates, Enterprise-Sicherheit und Echtzeit-Integrationen können Teams Abläufe verbessern und manuelle Arbeit reduzieren.

Sie möchten Fehler reduzieren, Zeit sparen und Ihre Dokumentenprozesse skalieren? Starten Sie mit einer risikoarmen Option.

Parseur kostenlos ausprobieren und Ihr erstes Dokument in wenigen Minuten automatisieren. Keine Kreditkarte erforderlich.

Häufig gestellte Fragen

Die Auswahl einer Dokumentenverarbeitungssoftware kann überwältigend wirken. Nachfolgend finden Sie häufig gestellte Fragen, die Ihnen helfen, Ihre Optionen zu klären und Sie zur richtigen Lösung zu führen. Egal, ob Sie Tools vergleichen oder zentrale Funktionen verstehen möchten – diese FAQs helfen Ihnen, eine informierte Entscheidung zu treffen.

Was ist die beste Dokumentenverarbeitungssoftware?

Das hängt von Ihren geschäftlichen Anforderungen, den Dokumenttypen und den Integrationsanforderungen ab. Tools wie Parseur stechen hervor, da sie eine Mischung aus KI-gestützter Extraktion, Einrichtung ohne technisches Wissen und Unterstützung für Echtzeit-Workflows bieten.

Wie vergleiche ich OCR-Tools?

Vergleichen Sie OCR-Tools hinsichtlich der Texterkennungsgenauigkeit, Unterstützung für mehrere Formate, Sprachfähigkeiten sowie der Fähigkeit, verrauschte oder gescannte Dokumente zuverlässig zu verarbeiten. Prüfen Sie auch, ob das Tool KI für kontextbasierte Datenerfassung einsetzt.

Auf welche Funktionen sollte ich bei Parsing-Software achten?

Achten Sie auf Kernfunktionen wie hohe OCR-Genauigkeit, KI-basierte Felderkennung, einen Template Builder ohne technisches Know-how, Sprachunterstützung, API-Integrationen und die Einhaltung branchenüblicher Sicherheitsstandards. Diese Funktionen sichern Ihnen Flexibilität und langfristige Skalierbarkeit.

Welcher Parser funktioniert ohne Digital-Know-how und ist für Business-Anwender am einfachsten?

Parseur ist bekannt für seine einfache Drag-and-Drop-Oberfläche, mit der Business-Anwender Parsing-Regeln ohne Programmierung erstellen können. Es gibt Vorlagen und intelligente Automatisierung, um manuelle Arbeit und Fehler zu reduzieren.

Zuletzt aktualisiert am 4. Dezember 2025