In het digitale tijdperk, waarin informatie vaak maar één klik verwijderd is, wordt het steeds belangrijker om snel toegang te krijgen tot, te zoeken in en analyses te kunnen uitvoeren op tekstdata. Maar als het om bepaalde bestandstypen zoals PDF’s gaat, is tekst of tabeldata extraheren en bewerken niet altijd zo vanzelfsprekend. Hier komt PDF OCR om de hoek kijken.
In dit artikel duiken we diep in de wereld van PDF OCR. We ontdekken wat het is, hoe het werkt en waarom het een must-have is voor bedrijven. Ook lichten we een aantal van de beste PDF OCR-tools op de markt uit en bespreken we de toekomstige trends binnen deze geavanceerde technologie.
PDF-bestanden begrijpen
Adobe Systems introduceerde het Portable Document Format (PDF) in 1993, gevolgd door de International Organization for Standardization (ISO) 32000-standaard.
Wist je dat er tegenwoordig meer dan 2,5 biljoen PDF’s zijn?
Hoeveel soorten PDF’s zijn er?
In de loop der jaren zijn PDF’s geëvolueerd tot verschillende versies met verbeterde eigenschappen en mogelijkheden.
| Soorten PDF’s | Beschrijving |
|---|---|
| Standaard PDF-formaat | |
| PDF/A | Gebruikt voor langdurige opslag |
| PDF/E | Gebruikt voor technische en constructiedocumenten |
| PDF/X | Gebruikt voor grafisch ontwerp en drukwerk |
| PDF/VT | Staat voor variabel en transactioneel printen. Geavanceerdere personalisatie dan PDF/X |
| PDF/UA | Staat voor universele toegankelijkheid. Verbetert het gebruiksgemak voor mensen met een beperking |
Uitdagingen bij handmatig extraheren van tekst uit PDF’s
PDF-documenten worden in allerlei sectoren veel gebruikt voor opslag en delen van informatie. Toch voeren sommige bedrijven, ondanks technologische ontwikkelingen, nog steeds handmatig data-entry uit.
Hierdoor kan slechts 12% van de bedrijven automatisch actie ondernemen op basis van hun data-inzichten.
Als je net start met je bedrijf en nog weinig documenten hebt, is handmatige data-entry niet veel werk. Maar zodra je groeit, groeit je stapel documenten net zo hard mee! Je tijd en middelen besteden aan taken die geautomatiseerd kunnen worden, loont dan niet meer.
In 1992 introduceerden George Labovitz en Yu Sang Chang de 1-10-100-regel om de impact van slechte data te meten. Het kost $1 om data te controleren, $10 om foutieve data te corrigeren en $100 als de data helemaal niet is opgeschoond.
Met handmatige data-entry kun je menselijke fouten nooit helemaal uitsluiten. Het foutenpercentage schommelt meestal rond de 1%. Dit veroorzaakt inconsistenties in de datanauwkeurigheid, wat tot compliance- en financiële problemen kan leiden, én tot ontevreden klanten.
OCR voor het automatiseren van data-extractie
Vanaf de jaren 90 tot de jaren 2000 werd optical character recognition (OCR) steeds populairder voor het automatiseren van handmatige processen in uiteenlopende sectoren, zoals de gezondheidszorg en financiële dienstverlening.
Google Books werd gelanceerd om boeken en tijdschriften te scannen en om te zetten met OCR.
Hoe werkt OCR?
OCR-technologie zet afbeeldingen, gescande PDF’s en handgeschreven tekst om naar machineleesbare tekst. Er zijn grofweg 3 stappen in het OCR-proces:
- Preprocessing: De OCR-software bereidt het document voor met technieken zoals ruisverwijdering, rechtzetten en schalen.
- Tekst- of karakterherkenning: Patroonherkenning en kenmerkherkenning worden gebruikt om tekst te herkennen.
- Post-processing: Gegevens worden omgezet in gestructureerde tekst.
Lees meer over wat is OCR
Uitdagingen van traditionele OCR
Traditionele, of reguliere OCR, extraheert data alleen als platte tekst, wat betekent dat deze gegevens niet zomaar naar een andere applicatie gestuurd kunnen worden.
OCR-technologie herkent vaak geen complexe opmaak, zoals tabellen, diagrammen of afbeeldingen, en voor het extraheren van die informatie is vaak extra verwerking nodig.
Het is lastig om gegevens nauwkeurig te halen uit documenten met allerlei verschillende lay-outs en formaten. Ongeveer 10-15% van de gegevens zal daarom altijd ontbreken of onjuist zijn.
Wat is PDF OCR? Samenspel van PDF en OCR
PDF OCR zet data om naar doorzoekbare en bewerkbare gegevens. Het gebruikt geavanceerde algoritmen zoals machine learning (ML), computer vision, natural language processing (NLP) en artificial intelligence (AI) om data nauwkeurig te extraheren.
Soorten PDF OCR
Om de beperkingen van standaard OCR aan te pakken, zijn er geavanceerdere OCR-technologieën zoals Zonale OCR en AI OCR.
Zonale OCR
Zonale OCR, ook wel de tweede generatie OCR genoemd, haalt data uit specifieke "zones" in een document. In tegenstelling tot standaard OCR kan het ongestructureerde tekst omzetten naar gestructureerde data
Lees meer over wat is Zonale OCR
Dynamische OCR
Parseur heeft dynamische OCR ontwikkeld om velden uit te lezen die door het hele document kunnen schuiven of in grootte kunnen variëren. Denk aan velden als “totaal” of “grand totaal” die niet op een vaste plek staan.
Lees meer over wat is Dynamische OCR
AI OCR
OCR-tools die worden aangedreven door AI kunnen gebruikmaken van geavanceerde technologieën zoals deep learning, wat zorgt voor snelle data-extractie en -verwerking. Ze kunnen enorme hoeveelheden data aan. Door OCR en AI te combineren is het data capture proces enorm verbeterd.
Lees meer over wat is AI OCR
Waarom zou je PDF OCR gebruiken?
Data-extractie automatiseren met PDF OCR maakt jouw bedrijf een stuk kostenefficiënter. De voordelen op een rijtje:
Minder tijd kwijt aan handmatige data-entry
Een van de grootste voordelen is dat je het handmatig verwerken van informatie uitschakelt. Je medewerkers hoeven niet langer uren te zoeken naar specifieke data en deze te knippen en plakken in een andere database. Dit proces wordt volledig geautomatiseerd!
PDF-bestanden converteren naar bewerkbare formaten
Met PDF OCR worden gescande documenten of op afbeeldingen gebaseerde PDF’s automatisch omgezet naar doorzoekbare versies. Dit verhoogt de efficiëntie bij het zoeken naar specifieke trefwoorden.
Naadloze integratie met bestaande databases en applicaties
Je kunt PDF OCR koppelen aan duizenden andere tools zoals Zapier, Power Automate, Zoho CRM of ERP-software. Je kunt data ook versturen via een Webhook of een eigen API.
Use cases van PDF OCR
PDF OCR is een waardevol hulpmiddel voor elke organisatie die processen wil optimaliseren.
Factuurverwerking
Papieren facturen digitaliseren met PDF OCR-technologie helpt bedrijven hun administratie op orde te houden en maakt het makkelijker om facturen en betalingen te traceren.
Data uit gescande facturen kan automatisch doorgestuurd worden naar QuickBooks of andere boekhoudsoftware.
Verder lezen
Factuurverwerking automatiseren
Bill of lading
PDF OCR-technologie kan bedrijven helpen hun vrachtbrievenproces te stroomlijnen en de nauwkeurigheid, efficiëntie en communicatie te verbeteren. Dit kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen en andere voordelen voor bedrijven die afhankelijk zijn van transport en logistiek.
E-commerce
Het kan helpen om de snelheid en nauwkeurigheid van orderverwerking te verhogen door data-extractie uit inkooporders, facturen en verzenddocumenten te automatiseren. Zo kunnen bestellingen sneller verwerkt worden, neemt de doorlooptijd af en stijgt de klanttevredenheid.
Waar let je op bij het kiezen van een PDF OCR-tool?
Je vindt online allerlei data-extractietools, maar het is belangrijk om te investeren in een tool die past bij jouw bedrijf en jouw budget.
- Heeft het een hoge nauwkeurigheid?
- Ondersteunt het meerdere talen?
- Is het low-code, no-code of vereist het technische kennis?
- Kan het geïntegreerd worden met elke applicatie?
- Is het een geavanceerd PDF OCR-programma?
De beste PDF OCR-tools in 2026
We hebben een overzicht gemaakt van de 5 beste PDF OCR-software waar je dit jaar op moet letten.
Parseur
Parseur gaat verder dan OCR en gebruikt een krachtige AI-engine om data met hoge nauwkeurigheid uit PDF’s te halen.
- Ondersteunt 100+ talen
- Heeft AI-ondersteunde templates voor verschillende branches
- Geïntegreerd met Zonale OCR en Dynamische OCR
- Herkent handgeschreven tekst en alfabetten
- Beschikt over een krachtig template-gebaseerd platform
- Native integratie met Zapier, Make en Power Automate
- Kan ook data uit e-mails extraheren automatisch
- Kan tabulaire data extraheren en herhalende tekstblokken vinden
Bekijk alle Parseur features
Parseur heeft een gratis plan met alle functionaliteiten beschikbaar. De betaalde plannen zijn 3x goedkoper dan andere software.
Vergelijk Parseur met andere PDF-parsers
Tevreden klant
Wij gebruiken Parseur al jaren. Van alle SaaS-applicaties die we gebruiken – en dat zijn er veel – is Parseur één van de weinigen zonder storingen. Samen met de uitstekende support, kan ik Parseur alleen maar van harte aanbevelen.
Adobe Acrobat Pro
Dit is een populaire PDF-editor met OCR-mogelijkheden die gescande bestanden omzet naar bewerkbare formaten. Herkent praktisch elke tekst en opmaak en ondersteunt ook meerdere talen.
ABBYY FineReader PDF
ABBYY beschikt over AI-gebaseerde OCR-technologie waarmee je papieren documenten kunt digitaliseren en scannen. Het programma is compatibel met Windows, macOS en mobiele apparaten en heeft een gebruiksvriendelijke interface. Ook zit er een screenshotlezer in om screenshots naar tekst te converteren.
Readiris
Readiris is een wereldwijde oplossing om documenten om te zetten, bewerken en ondertekenen. Het is intelligente OCR-software voor zowel Windows als Mac OS. Ook kun je documenten omzetten naar audiobestanden met de spraakherkenningsfunctie.
Google Document AI
Document AI’s OCR-technologie wordt gebruikt om gescande of digitale documenten om te zetten naar doorzoekbare en bewerkbare tekst. Het biedt voorgetrainde modellen die met OCR geïntegreerd zijn voor documentverwerking en data-extractie.
De toekomst van PDF OCR
PDF OCR-tools die geïntegreerd zijn met AI kunnen eenvoudig de kloof overbruggen tussen statische documenten en bewerkbare bestanden. Met de voortdurende vooruitgang in AI zullen we zeker nog meer geavanceerde software zien die het data-extractieproces revolutioneert.
Laatst bijgewerkt op
