På Parseur har vi kunder från många olika branscher som använder vår mail parser för en mängd olika ändamål. Vi har därför sammanställt en lista med de vanligaste användningsområdena för en mail parser som vi har sett. Vi hoppas att den kan ge dig idéer om hur du kan automatisera ditt företag ytterligare och sänka dina driftskostnader.
Ditt företag tar emot kritisk data via e-post varje dag. En mail parser extraherar automatiskt denna data. Detta sparar tid och pengar samt förbättrar verksamhetens effektivitet och säkerhet.
1. Behandla kundförfrågningar som tas emot via e-post
Alla företag har kunder, och kunder skickar förfrågningar. Att hantera kundförfrågningar är ett av de vanligaste exemplen på varför företag använder en mail parser. Ofta sätter småföretag upp onlineformulär eller använder plattformar som Wix som erbjuder färdiga formulär. Varje gång en användare skickar in en förfrågan får företaget ett e-postmeddelande. Istället för att manuellt mata in informationen från varje e-postmeddelande i sitt spårningsverktyg, använder företag en mail parser för att automatisera datautvinningen. Den extraherade datan förs sedan automatiskt in i exempelvis ett Google-ark eller ett CRM-system.
Våra kunder använder vårt mail parser-system för att hantera många typer av förfrågningar. Vissa av dem hade vi aldrig kunnat gissa:
- serviceförfrågningar
- supportärenden
- onlineundersökningar
- bokningsförfrågningar
- stipendieansökningar
- och till och med eldningstillstånd eller avfallsborttagningsförfrågningar!
Exempel från verkligheten: parsning av e-post för reseförfrågningar
Rent-Experience är en semesteruthyrningsbyrå i Portugal. De erbjuder även extratjänster till sina gäster som flygplatstransfers, rundturer eller frukostleverans.
För Rent-experience följer en ny kundbeställning flera steg:
- En användare gör en ny förfrågan på deras WooCommerce-baserade webbplats.
- WooCommerce skickar automatiskt ett e-postmeddelande till Parseur.
- Parseur extraherar automatiskt datan.
- Datan används i flera zaps i Zapier:
- En zap skickar automatiskt all relevant information i ett e-postmeddelande till rätt tjänsteleverantör (leverantörerna varierar beroende på efterfrågad tjänst).
- En zap skapar ett ärende i Teamwork Desk.
- Ytterligare zaps uppdaterar 3 olika Google Sheets som används för spårning och granskning.
Att hantera detta manuellt skulle vara mycket tidskrävande, leda till misstag och ge långsammare svarstider. Med Parseur kunde Rent-Experience enkelt automatisera sitt arbetsflöde för kundförfrågningar.
För mer information, den här artikeln beskriver hur du använder Parseur för att behandla e-post från webbformulär.
2. Automatisera insamling av marknadsföringsleads
En väl genomförd marknadsföringsstrategi är en grundsten för din produkt eller verksamhet. Det är avgörande att du attraherar och vårdar dina leads. Det första steget i en framgångsrik drip marketing-kampanj är att samla in leads från relevanta marknadskanaler.
Du kan samla leads från många kanaler:
- ett prenumerationsformulär för nyhetsbrev på en landningssida
- olika partnerskap
- på sociala nätverk
- via cold emailing
Det finns även företag som kan hjälpa dig att samla leads, som Drip, Leadpages eller JustDial.
Det blir snabbt enformigt att manuellt konsolidera alla dina leads. Använd istället en mail parser som automatiskt samlar in alla dina e-postmeddelanden med leads, extraherar informationen och skickar datan vidare till arbetsflödet för din marknadsföringskampanj. Du kan till exempel automatiskt lägga till varje nytt lead i en MailChimp-kampanj.
Exempel från verkligheten: konsolidera förfrågningar från Leadpages
En av våra kunder har ett Leadpage-formulär på sin webbplats. Kunden använder Parseur för att extrahera data från sina e-postmeddelanden med leads och importera den till sitt CRM-system.
3. Extrahera data ur automatiska rapporter
Ett annat vanligt användningsområde för en mail parser bland Parseurs användare är att extrahera data från automatiskt genererade rapporter. Dessa rapporter kan handla om användarregistreringar, rapporter från domänövervakning, säkerhetskopior av databaser, prestandarapporter och så vidare.
Självklart kan du alltid kopiera och klistra in datan manuellt. Men en mail parser kan effektivt automatisera processen utan manuell inblandning, så varför slösa tid på att göra det för hand?
Exempel från verkligheten: posta Slack-meddelanden om webbplatsens prestandarapporter
En av våra användare övervakar sina webbplatser som hostas på Heroku med hjälp av NewRelic. Varje vecka skickar NewRelic en prestandarapport för varje serverinstans. Vår kund använder Parseur för att automatiskt extrahera prestandamått från e-postrapporten och publicera dem på en Slack-kanal.
Den parsade datan skickas till Zapier och används i en Zap som postar följande meddelande på Slack:
4. Exportera Google Alerts till ett kalkylark
Google Alerts via e-post är ett utmärkt verktyg för att hålla koll på vad som händer i din bransch. Men om du har många alerts kan det bli tidskrävande att analysera trender. Med en mail parser kan du omvandla alla dina Google Alerts till strukturerad data och spara den i ett kalkylark för framtida analys.
Parseur har en färdig Google Alert-mall som automatiskt bearbetar de Google Alerts du skickar in. Allt du behöver göra är att skapa en ny mailbox och vidarebefordra dina e-postmeddelanden från Google Alerts till Parseur.
Vår färdiga mall gör om dessa e-postmeddelanden till användbar data:
Läs denna artikel för mer information om parsning av Google Alerts.
5. Parsning av digitala fakturor och kvitton
Att mata in varje faktura du får i företagets bokföringssystem är alltid ett tidskrävande (och ofta monotont) arbete. Speciellt när du måste lägga timmar eller dagar på att göra månadsrapporteringen.
Även här hjälper en mail parser dig att automatiskt bearbeta återkommande digitala fakturor. Du kan sedan ladda ner den parsade datan som en CSV-fil och importera den till ditt bokföringssystem. Eller så kan du skicka datan direkt till ditt bokföringsprogram om det är anslutet till Zapier.
Exempel från verkligheten: extrahera Uber-kvitton
Här på Parseur ser vi ofta användare som vill extrahera data från sina resor med Uber. Vi har tagit fram ett antal färdiga mallar för att extrahera data från de vanligaste plattformarna för samåkning (Uber, Lyft, Juno, Curb med flera).
6. Hantera fastighetsförfrågningar
Fastighetsmarknaden är het och konkurrensen är hård på många håll i världen. För att snabbt sälja eller hyra ut en bostad måste fastighetsbyråer lista sina objekt på så många onlineplattformar som möjligt. I USA inkluderar dessa plattformar till exempel Zillow, Trulia, Hotpads, StreetEasy, Apartments.com och många mindre lokala/regionala plattformar.
När en potentiell kund svarar på en annons på någon av dessa plattformar får byrån ett e-postmeddelande med kundens kontaktuppgifter. Därefter vill byråer oftast göra ett eller flera av följande:
- säkerställa ett snabbt svar till kunden
- boka en visningstid
- uppdatera sin företagskalender
- lägga in kundinformationen i sitt CRM för framtida kommunikation om liknande objekt
Exempel från verkligheten: Automatisera Zillow-kundförfrågningar till ditt favorit-CRM
Att manuellt sortera e-postförfrågningar och lägga in informationen i byråns applikationer är väldigt tidskrävande. Det tillför lite värde och ökar risken för fel (det är lätt att missa ett e-postmeddelande under perioder med hög belastning).
En mail parser för fastighetsbyråer kan automatisera detta arbetsflöde:
- byrån tar emot förfrågan från en fastighetsplattform via e-post och vidarebefordrar det automatiskt till sin mail parser.
- mail parsern extraherar all relevant data från e-postmeddelandet.
- parsern skickar sedan datan till byråns anslutna applikationer eller CRM-system.
På Parseur har vi flera kunder som är fastighetsbyråer eller SaaS-leverantörer inom fastighetssektorn. Vi har tagit fram en uppsättning färdiga mallar för fastighetsförfrågningar för automatisk datainsamling från de vanligaste plattformarna.
7. Hantera boendebokningar
Inom hotell- och boendebranschen är e-post fortfarande en av de viktigaste kanalerna för bokningar. Tack vare webbplatser som Airbnb blir allt fler småföretag och fastighetsägare en del av denna bransch och behöver extrahera bokningsinformation från e-post.
Exempel från verkligheten: centralisera bokningar från tredjepartsplattformar
Vår kund, Roomfilla, erbjuder en plattform för fastighetsägare. Utöver att erbjuda en egen webbnärvaro och bokningssida, hjälper Roomfilla ägare att lista sina objekt på välkända bokningssidor som Airbnb, HomeAway, Ctrip och fler.
Roomfilla använder Parseur för att bearbeta samtliga e-postmeddelanden med bokningar från tredjepartsplattformar under varje steg av bokningsprocessen:
- En bekräftad bokning genererar ett e-postmeddelande som automatiskt skickas till Parseur.
- Gästuppgifter, in- och utcheckningsdatum, totalt utbetalningsbelopp och en direktlänk till gästkonversationen extraheras ur e-postmeddelandet.
- Datan skickas till Slack så att teamet omedelbart ser bokningen.
- Uppgifterna förs in i Pipedrive (CRM) och en åtgärd skapas baserat på incheckningsdatumet, så att gästen får relevant information sju dagar i förväg.
- Bokningens värde läggs in i CRM-systemet så att Roomfilla snabbt får en överblick över den totala omsättningen i de olika affärerna.
- Slutligen sparas detaljerna i ett kalkylark där en boknings-PDF automatiskt genereras och bifogas till gästuppgifterna i Pipedrive.
Det fungerar bra för oss och ger ett smidigt arbetsflöde som håller koll på alla bokningar. Allt loggas i Pipedrive och varje bokning får en aktivitet kopplad till sig så att inget faller mellan stolarna. Det är också värdefullt att få informationen extraherad ur e-postmeddelandet, eftersom vi kan använda den för sökningar i Google Sheets och för att utlösa andra åtgärder i vårt arbetsflöde.
- Stuart Lansdale, ägare av Roomfilla
Läs mer i följande artikel.
8. Spåra e-handelsköp och försäljningar
Ett annat vanligt användningsområde vi ofta ser på Parseur är hantering av köp- och säljkvitton från e-handel. Om du som säljare använder olika onlineplattformar kan Parseur hjälpa dig att samla alla dina försäljningar i ett gemensamt arbetsflöde genom att ha en mailbox med en mall per plattform. Parseur kan även hjälpa till med logistik för fraktförmedlare.
Exempel från verkligheten: hantera vidarebefordran av paket
4B2.com driver en webbplats där personer i Ryssland kan köpa varor från vilken tysk webbutik som helst, även om butiken inte levererar till Ryssland. 4B2 är en fraktförmedlare. De tar emot varorna i Tyskland och skickar dem sedan vidare till sina ryska kunder. Samtidigt hanterar de nödvändig dokumentation och sköter logistiken.
4B2 använder Parseur för att automatisera datautvinningen från sina kunders inköpskvitton och importera datan till sitt backend-system för spårning.
9. Konsolidera jobbansökningar
Om du vill attrahera de bästa talangerna måste du se till att dina platsannonser är synliga. Det innebär att du behöver publicera dina jobbannonser på flera rekryteringssajter (som LinkedIn, Indeed, CareerBuilder med flera). Tyvärr har varje webbplats sitt eget sätt att ta emot ansökningar. Som rekryterare blir det snabbt ohanterligt att manuellt sammanställa ansökningar i en och samma databas för det första urvalet.
Exempel från verkligheten: Automatisk insamling av LinkedIn-jobbansökningar
Även här kan en mail parser spara otaliga arbetstimmar. Våra kunder använder Parseur för att bearbeta och sammanställa alla jobbansökningar från olika rekryteringsplattformar i en central databas. Kunderna vidarebefordrar samtliga e-postmeddelanden med ansökningar till sin inkorg hos Parseur och skapar en mall per plattform de arbetar med (eller använder våra färdiga mallar för jobbansökningar). Tack vare Parseurs funktion för flera mallar väljer Parseur automatiskt rätt mall och extraherar relevant data för varje inkommande ansökan.
De laddar sedan ner datan som Excel, skickar den till Google Sheets eller till en dedikerad rekryteringsapplikation såsom Zoho Recruit.
Mer information hittar du i denna artikel som beskriver hur du sätter upp Parseur för jobbansökningar.
10. Hantera matleveranser
Detta är ett användningsområde för en mail parser som vi själva aldrig hade kunnat förutse. Men det visade sig vara ett av de populäraste användningsområdena!
Branschen för matleveranser växer explosionsartat. Många onlineplattformar tävlar om kundernas uppmärksamhet. Tyvärr innebär detta huvudvärk för restauranger och matleveransföretag, eftersom de kan få beställningar från flera plattformar samtidigt. Och i den här branschen är snabba leveranser avgörande.
Utan automatiserad hantering måste restauranger ständigt övervaka sin e-postinkorg för nya beställningar. För matleverantörer som arbetar på uppdrag av restauranger är det ännu krångligare. Då måste de övervaka varje restaurangs inkorg och manuellt föra in varje beställning i sin leveransapp. För större företag som levererar åt många restauranger innebär det ofta att flera anställda behöver arbeta heltid med att sortera och hantera leveransbeställningar.
Exempel från verkligheten: automatisera Grubhub-matleveransordrar
Med Parseur kan matleveransföretag automatiskt omvandla inkommande e-postbeställningar från vilken restaurang och plattform som helst till data. Datan kan därefter skickas vidare som ett nytt leveransjobb till deras system för transportplanering (fleet management) som onfleet eller Tookan. Allt sker på mindre än en sekund efter att beställningen kommit in!
Med Parseur sparar restauranger och matleveransföretag oräkneliga timmar av manuellt arbete varje dag. Dessutom innehåller Parseur dussintals färdiga mallar för de flesta plattformarna för matleveranser.
Vilka är dina användningsområden för en mail parser?
Vi hoppas att den här artikeln har gett dig inspiration och nya idéer för Parseur användningsområden. En mail parser som Parseur kan effektivisera din verksamhet genom att spara både tid och pengar.
Vi älskar att prata med våra kunder och lära oss mer om deras branscher. Det är alltid fascinerande att upptäcka och förstå de nischföretag som våra kunder har byggt upp. Speciellt när vi kan hjälpa dem att automatisera sina arbetsflöden!
Hur ser det ut i ditt företag? Får du särskilda e-postmeddelanden varje dag som du behöver extrahera data från? Hur kan en mail parser hjälpa dig?
Tror du att Parseur kan hjälpa dig? Tveka inte att ta kontakt med oss!
Senast uppdaterad