Nikt nie zatrudniał się po to, żeby ręcznie przepisywać faktury od dostawców. Ktoś w Twoim zespole i tak to robi, między byciem marketerem przed przerwą obiadową a księgowym po niej.
To najbardziej podatna na automatyzację praca w firmie i ostatnia rzecz, do zautomatyzowania której ktokolwiek się zabiera.
Automatyzacja dokumentów dla małej firmy to oprogramowanie, które przechwytuje otrzymywane przez Ciebie dokumenty, wyodrębnia pola, które w przeciwnym razie pracownik musiałby ręcznie przepisywać, i dostarcza te dane prosto do Twojego systemu księgowego, CRM lub arkuszy kalkulacyjnych. Nie chodzi tu o generowanie umów z szablonów. Eliminuje to proces wprowadzania danych z dokumentów, które każdego ranka lądują w Twojej skrzynce odbiorczej.
Automatyzacja zaplecza administracyjnego (back office) jest lepsza niż kolejne narzędzie marketingowe
Każdy poradnik o automatyzacji dla małych zespołów zaczyna się od sekwencji e-mailowych i harmonogramowania mediów społecznościowych. To świetne narzędzia. Jednak rozwiązują niewłaściwy problem. To nigdy nie były najdroższe godziny pracy.
Najdroższe godziny pochodzą od innych ludzi, w formacie, jakiego akurat postanowili użyć.
Metapress podaje, że 88% małych firm uważa, że automatyzacja pozwala im konkurować z większymi przedsiębiorstwami. To prawda, chociaż wcale nie dotyczy to stosu narzędzi marketingowych, gdzie pięcioosobowa firma kupuje dokładnie to samo oprogramowanie co pięciotysięczna. Przepaść tkwi w back office (na zapleczu biurowym). Oni mają cały dział zobowiązań. Ty masz jedną osobę i wspólną skrzynkę odbiorczą.
Zaplecze biurowe to miejsce, w którym automatyzacja biura tak naprawdę na siebie zarabia, a kolejność, w jakiej się tym zajmiesz, ma większe znaczenie niż wybrane przez Ciebie narzędzia.
Papierkowa robota to także jedyna forma automatyzacji, której matematykę można rozpisać na serwetce. Klienci Parseur automatyzują do 152 godzin wprowadzania danych miesięcznie. To prawie równowartość etatu osoby, która spędzałaby czas na przepisywaniu informacji, które ktoś inny już raz wpisał.
Które dokumenty zautomatyzować jako pierwsze, a które pominąć
Zacznij tam, gdzie praca jest nudna i powtarzalna. To tam ekstrakcja za pomocą AI jest najdokładniejsza i tam zwrot z inwestycji jest najszybszy.
| Dokument | Jak dociera | Co robi teraz Twój zespół | Co robi w zamian narzędzie | Dokąd trafiają dane |
|---|---|---|---|---|
| Faktury od dostawców | PDF załączony do e-maila | Otwiera każdy PDF, przepisuje nazwę dostawcy, datę, pozycje, kwotę całkowitą | Wyodrębnia pola i dopasowuje je do zamówień zakupu | System księgowy |
| E-maile z zamówieniami | Zwykły tekst w treści maila | Kopiuje szczegóły do arkusza kalkulacyjnego lub formularza zamówienia | Parsuje tekst wiadomości bez konieczności otwierania załączników | Arkusz kalkulacyjny, CRM lub ERP |
| Dowody dostawy | Skan lub zdjęcie z telefonu | Segreguje je, a następnie szuka ich, gdy pojawiają się niezgodności z fakturą | Odczytuje ze skanu numery referencyjne i ilości | System operacyjny (z dopasowaniem do zamówienia) |
| Paragony i wydatki | Zdjęcia od zespołu | Upomina się o nie, a następnie ręcznie wpisuje każdy z nich | Odczytuje ze zdjęcia dostawcę, datę, kwotę i podatek | Narzędzie do obsługi wydatków lub arkusz kalkulacyjny |
| Formularze zgłoszeniowe i aplikacyjne | PDF lub zeskanowany formularz | Przepisuje dane z formularza do bazy danych | Wyciąga odpowiednie nazwane pola zgodnie z typem formularza | CRM lub baza danych |
| Zamówienia zakupu (Purchase orders) | PDF w e-mailu od klienta | Wpisuje zamówienie ponownie do Twojego systemu | Wyodrębnia poszczególne pozycje zamówienia (line items) i ich ilości | System zarządzania zamówieniami |
Jeśli musisz wybrać tylko jedno, wybierz faktury. Mają wysoki wolumen, błędy sporo kosztują i to najłatwiejszy sukces, którym można się pochwalić przed osobą dysponującą budżetem. Dłuższa wersja tego pierwszego projektu znajduje się w naszym przewodniku na temat automatyzacji zobowiązań (accounts payable), a przewodnik OCR dla zobowiązań szczegółowo omawia kwestię samego odczytu danych.
Pozostałe na razie zostaw w spokoju. Cokolwiek, co pojawia się dwa razy w miesiącu, nie zwróci czasu poświęconego na konfigurację. Cokolwiek, co dociera do Ciebie już w formie arkusza kalkulacyjnego lub pliku z danymi, nie wymaga wyodrębniania – wymaga jedynie importu. Z kolei wszelkie odręcznie pisane notatki bez stałego układu spędzą więcej Twojego tygodnia w kolejce do ręcznej weryfikacji, niż kiedykolwiek Ci go zaoszczędzą.
Jak w rzeczywistości wygląda automatyzacja obiegu dokumentów
Żadnych szablonów. Tworzenie jednego dla każdego dostawcy to stary sposób, który psuł się w dniu, gdy dostawca przesunął tabelę o dwa centymetry w lewo.
Oto jak wygląda cały przepływ pracy:
- Dokumenty docierają. Otrzymujesz dedykowany adres e-mail lub podłączasz narzędzie do folderu albo API. Twoi dostawcy nic nie zmieniają.
- AI wyodrębnia pola. Jeden silnik odczytuje e-maile i dokumenty tekstowe, inny czyta pliki PDF, skany i zdjęcia z telefonów. Oba zwracają nazwane pola, takie jak numer faktury, nazwa dostawcy czy suma – zamiast ściany surowego tekstu.
- Sprawdzasz wyjątki. Wszystko, czego silnik nie jest w stu procentach pewien, trafia do kolejki weryfikacji. Cała reszta przechodzi płynnie automatycznie.
- Dane są eksportowane. Czyste, ustrukturyzowane rekordy trafiają bezpośrednio do QuickBooks, Xero, Google Sheets, Excel lub do Twojego własnego API.
To absolutnie wszystko. Nie ma nic do utrzymywania, żadnych reguł do pisania i nikt nie musi uczyć się obsługi nowego oprogramowania, aby utrzymać bieżące funkcjonowanie firmy.
Dzięki Parseur, jeden strumień dokumentów może zostać uruchomiony już w jedno popołudnie. Całkowite wyłączenie kroku z ręcznym wprowadzaniem danych zajmuje zazwyczaj kilka tygodni dłużej – i tak powinno być. Ponad 100 milionów dokumentów przeszło przez Parseur od 2016 roku, co jest bardzo uprzejmym sposobem na powiedzenie, że Twój najgorszy skan od dostawcy wcale nie jest pierwszym takim przypadkiem, z którym mamy do czynienia.
Czego wymagać, zanim cokolwiek podpiszesz
Każde demo w tej kategorii pokazuje czystą fakturę, z której dane są perfekcyjnie wyodrębniane. To niczego nie dowodzi. Czysta faktura to jedyny dokument, przy którym nigdy nie potrzebowałeś pomocy.
Siedem funkcji odróżnia prawdziwą automatyzację dokumentów dla małych zespołów od zabawki typu OCR z ładnym interfejsem:
- Automatyczne wyodrębnianie pól, bez konieczności budowania szablonów
- Ocena pewności odczytu (confidence scoring) dla każdego pola
- Kolejka do ręcznej weryfikacji przez człowieka dla pól, które nie przejdą testu poprawności
- Wykrywanie duplikatów
- Walidacja z własnymi rekordami, takimi jak zamówienia (PO) czy numery klientów
- Bezpośredni eksport do narzędzi księgowych lub operacyjnych
- Pełny dziennik zdarzeń audytowych
Narzędzia często po cichu zawodzą w co najmniej dwóch z tych siedmiu punktów, więc dociśnij dostawcę podczas demonstracji.
Ocena pewności i kolejka do weryfikacji są najważniejsze. Oprogramowanie, które w ciemno zgaduje całkowitą sumę, nie informując Cię o tym, jest gorsze niż osoba przeprowadzająca to ręcznie, ponieważ nikt nie wyłapie błędu aż do momentu ostatecznego uzgodnienia kont. Przekaż dostawcy rozwiązania swój najbrzydszy skan i obserwuj, co zrobi z liczbami, których po prostu nie potrafi odczytać.
Kolejnym krokiem jest walidacja (weryfikacja z bazą danych). Ekstrakcja danych to tylko połowa zadania. Jeśli narzędzie nie potrafi sprawdzić odczytanego dostawcy z Twoją listą dostawców lub wyodrębnionej sumy z zamówieniem zakupowym (purchase order), to znaczy, że jedynie przeniosłeś ręczną pracę w inne miejsce, ale wcale jej nie wyeliminowałeś.
Zapytaj o kwestie finansowe i bezpieczeństwa na tym samym spotkaniu, ponieważ później potrafią być niezręczne. Jaki jest rzeczywisty koszt za jeden przetworzony dokument przy Twoim miesięcznym wolumenie, a nie przy wyeksponowanej cenie abonamentu, i czy ponowne przetworzenie tego samego dokumentu obciąża Cię dwukrotnie? Gdzie są przechowywane Twoje dane, jak długo są zatrzymywane, kto u dostawcy ma do nich dostęp i czy dostawca jest w pełni zgodny z RODO? Parseur jest zgodny z RODO i pozwala kontrolować okres przechowywania. Jeśli dostawca odmawia odpowiedzi na te pytania na piśmie – zignoruj go.
Porażka o przeciwnym wektorze kosztuje równie dużo. Zwykły OCR po prostu zamienia obraz na tekst i zmusza człowieka do ręcznego wyszukiwania w nim poszczególnych pól. To nie jest automatyzacja. To pisanie na klawiaturze z dodatkowymi, żmudnymi krokami.
Aby zapoznać się ze szczegółowym omówieniem poszczególnych narzędzi, przeczytaj nasz poradnik dla kupujących oprogramowanie do przetwarzania dokumentów oraz zestawienie narzędzi do inteligentnego przetwarzania dokumentów (IDP).
Dwa tygodnie, jeden typ dokumentu, żadnego planu projektu
Nie dysponujesz specjalnym zespołem ds. transformacji. Traktuj to raczej jako eksperyment z jasno określonym terminem końcowym, a nie jako wielką inicjatywę z własnym komitetem sterującym.
- Wybierz typ dokumentu, który generuje najwięcej skarg. Najczęściej są to faktury od dostawców.
- Zbierz 50 autentycznych dokumentów z ostatniego miesiąca. Uwzględnij też te najbrzydsze. Zdjęcia z telefonu, czternastostronicowe pliki PDF, czy faktury od dostawcy, którego skaner ledwo zipie od 2009 roku.
- Przetestuj je, zanim podejmiesz ostateczną decyzję (zakup). Policz, ile pól zostało odczytanych poprawnie. Ta liczba stanowi Twoje uzasadnienie biznesowe (business case), a nie rzekome deklaracje dostawcy oprogramowania dotyczące stuprocentowej dokładności.
- Przez tydzień stosuj oba procesy jednocześnie. Zautomatyzowana ekstrakcja danych powinna działać równolegle z ręcznym wprowadzaniem, abyś mógł na żywo zauważyć luki, nie stawiając na szali swoich ksiąg rachunkowych.
- Wyłącz ręczny etap pracy. Dopiero wtedy, i tylko wtedy, skonfiguruj system pod kolejny typ dokumentu.
Zespoły grzęzną w martwym punkcie, gdy próbują zautomatyzować wszystko za jednym zamachem. Odnoszą za to sukces, gdy zaczynają od automatyzacji faktur, szybko zapominają, że kiedykolwiek robiły to ręcznie, a po trzech miesiącach wracają z pytaniem o automatyzację dowodów dostawy.
Zautomatyzuj też marketing. Tylko nie w pierwszej kolejności.
Sekwencje e-maili, follow-upy w CRM, przydzielanie zadań, aktualizacje zapasów magazynowych, harmonogram publikacji w mediach społecznościowych. To wszystko jest warte zachodu, jest tanie i stosunkowo proste we wdrożeniu. Większość małych firm i tak korzysta z przynajmniej trzech takich systemów, a internet naprawdę nie potrzebuje kolejnej listy takich narzędzi.
Papierkowa robota to jednak inna kategoria. To ta jedyna część Twojego stosu technologicznego, w której mały zespół obiektywnie przegrywa z dużo większym, a jednocześnie jedyna, gdzie zaoszczędzone godziny faktycznie wracają do Ciebie na dobre. Szersze spojrzenie na ten temat przedstawiamy w artykułach zastosowania automatyzacji AI oraz automatyzowanie powtarzalnych zadań komputerowych.
Kluczowe wnioski
- Automatyzacja dokumentów dla małej firmy oznacza przechwytywanie przychodzących dokumentów, automatyczne wyodrębnianie ich pól i dostarczanie ustrukturyzowanych danych bezpośrednio do narzędzi, z których już korzystasz. To nie jest generowanie dokumentów.
- Zacznij od faktur od dostawców. Mają duży wolumen, ręczne pomyłki są drogie, a zysk z automatyzacji jest najszybszy do udowodnienia.
- Nowoczesne narzędzia wyodrębniają dane dzięki AI, nie musisz więc budować, ani w przyszłości aktualizować, żadnych szablonów.
- Zakończ każde demo rozwiązania, któremu brakuje wyodrębniania bezszablonowego, oceny pewności odczytu (confidence scoring), kolejki do weryfikacji lub walidacji z Twoimi własnymi rekordami (danymi z bazy). To przez te cztery braki ręczna praca wraca jak bumerang.
- Przeprowadź test na 50 autentycznych, różnorodnych dokumentach – wliczając w to te najgorsze – zanim cokolwiek podpiszesz.
- Przez tydzień pozwól działać procesom automatycznym i ręcznym obok siebie. Następnie na stałe zrezygnuj z kroku wprowadzania ręcznego.
Twoi konkurenci, dysponujący trzy razy większym zespołem, wcale nie są od Ciebie mądrzejsi. Oni po prostu wcześniej przestali przepisywać dane z klawiatury.
Ostatnia aktualizacja
